Điều 12. Xử lý các sai sót và sự cố kỹ thuật khi đối chiếu chuyển tiền
- Các sai sót và sự cố kỹ thuật có thể phát sinh khi đối chiếu chuyển tiền bao gồm:
+ Chưa gửi Báo cáo chuyển tiền trong ngày;
+ Chênh lệch doanh số chuyển tiền phát sinh (do thừa, thiếu Lệnh chuyển tiền) hoặc các yếu tố của Lệnh chuyển tiền không khớp đúng;
+ Sự cố kỹ thuật hoặc truyền tin.
- Khi phát hiện sai sót, đơn vị chuyển tiền điện tử phải chủ động điện tra soát ngay Vụ Kế toán - Tài chính (nếu sai sót do đơn vị phát hiện) hoặc trả lời tra soát (nếu sai sót do Vụ Kế toán - Tài chính phát hiện) để xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý thích hợp.
- Mọi sau sót phát hiện qua đối chiếu, đơn vị chuyển tiền điện tử phải phối hợp với Vụ Kế toán -Tài chính và các đơn vị có liên quan xử lý xong ngay trong ngày phát hiện sai sót, trừ trường hợp bất khả kháng do sự cố kỹ thuật, truyền tin.
1/ Trường hợp chưa gửi Báo cáo chuyển tiền trong ngày:
Nếu đơn vị chuyển tiền điện tử chưa gửi (truyền) Báo cáo chuyển tiền trong ngày tới Vụ Kế toán - Tài chính thì phải truyền ngay theo quy định tại Điều 10 trên đây.
2/ Trường hợp trên Báo cáo chuyển tiền trong ngày của đơn vị chuyển tiền điện tử có kê Lệnh chuyển tiền nhưng dữ liệu của Vụ Kế toán - Tài chính không có hoặc ngược lại (thừa, thiếu Lệnh chuyển tiền) và trường hợp có Lệnh chuyển tiền bị sai sót yếu tố (không khớp đúng):
Đơn vị chuyển tiền điện tử phải rà soát lại các Lệnh chuyển tiền gửi đi và nhận được và khâu lập Báo cáo chuyển tiền trong ngày để xác định rõ nguyên nhân, lập Biên bản và xử lý:
- Nếu phát hiện có Lệnh chuyển tiền không phải của mình hoặc Lệnh chuyển tiền bị thất lạc phải thông báo ngay cho Vụ Kế toán - Tài chính và các đơn vị có liên quan (Ngân hàng A hoặc Ngân hàng B) để có biện pháp xử lý thích hợp và có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với Vụ Kế toán -Tài chính và các đơn vị có liên quan giải quyết kịp thời, đảm bảo an toàn tài sản.
- Nếu xác định sai sót do lỗi kỹ thuật thỡ đơn vị được phép điều chỉnh lại theo hướng dẫn của Vụ Kế toán - Tài chính.
3/ Trường hợp sự cố kỹ thuật, truyền tin:
Do sự cố kỹ thuật hoặc truyền tin, đến cuối ngày làm việc - thời điểm hoàn thành đối chiếu chuyển tiền trong ngày, vẫn không gửi được hoặc không gửi hết Báo cáo chuyển tiền trong ngày về Vụ Kế toán - Tài chính thì đơn vị chuyển tiền điện tử phải lập “Biên bản sự cố kỹ thuật trong chuyển tiền điện tử”. Biên bản này kèm với Báo cáo chuyển tiền trong ngày (in ra giấy và ký tên đóng dấu đơn vị) để ghi Sổ theo dõi Báo cáo chuyển tiền trong ngày chưa gửi đi. Sang ngày làm việc kế tiếp, khi đó khắc phục xong sự cố kỹ thuật, truyền tin, đơn vị chuyển tiền điện tử phải truyền ngay Báo cáo chuyển tiền đó tới Vụ Kế toán - Tài chính.
Báo cáo chuyển tiền của ngày bị ảnh hưởng sự cố phải được lập và truyền riêng, không được lập chung với báo cáo chuyển tiền của (những) ngày kế tiếp.
II. TẠI VỤ KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH