Điều 18. Điều chỉnh sai sót tại Ngân hàng B
1/ Khi tiếp nhận Lệnh chuyển tiền từ Vụ Kế toán - Tài chính, phát hiện các sai sót như:
+ Sai chữ ký điện tử, ký hiệu mật (nếu có);
+ Sai các yếu tố đối chiếu của Lệnh chuyển tiền như số lệnh, tên và mã Ngân hàng A;
+ Lệnh chuyển tiền ghi không đúng tên và mã của ngân hàng mình (sai địa chỉ Ngân hàng B).
Các trường hợp này Ngân hàng B không được phép hạch toán phải tra soát ngay Vụ Kế toán - Tài chính để xác định rõ nguyên nhân và xử lý theo quy định như sau:
- Hủy bỏ Lệnh chuyển tiền sai và yêu cầu Vụ Kế toán - Tài chính gửi lại Lệnh chuyển tiền đúng thay thế chỉ trong trường hợp biết chắc chắn sai soát do lỗi kỹ thuật gây ra.
- Nếu phát hiện Lệnh chuyển tiền bị giả mạo, nghi giả mạo hoặc có thông tin lạ xâm nhập trái phép thì phải thông báo kịp thời cho Vụ Kế toán - Tài chính và phối hợp áp dụng ngay các biện pháp phòng ngừa cần thiết bảo đảm an toàn tài sản và an toàn hệ thống.
2/ Đối với Lệnh chuyển tiền bị sai thiếu:
Khi nhận được Lệnh chuyển tiền bổ sung chuyển tiền thiếu của Ngân hàng A, Ngân hàng B phải đối chiếu, kiểm soát lại chặt chẽ Lệnh chuyển tiền bị sai thiếu và Lệnh chuyển tiền bổ sung, Nếu hợp lệ thì hạch toán Lệnh chuyển tiền bổ sung như Lệnh chuyển tiền đúng bình thường khác.
3/ Đối với Lệnh chuyển tiền bị sai thừa:
a/ Phát hiện trước khi hạch toán vào tài khoản khách hàng: Nếu Ngân hàng B nhận được thông báo hoặc tra soát của Ngân hàng A về chuyển tiền thừa trước khi nhận được Lệnh chuyển tiền thì Ngân hàng B phải ghi sổ theo dõi Lệnh chuyển tiền bị sai sót để có biện pháp xử lý kịp thời.
Khi nhận được Lệnh chuyển tiền đến, Ngân hàng B kiểm soát, đối chiếu với nội dung thông báo nhận được, nếu xác định sai sót như đã được thông báo thì sẽ xử lý như sau:
- Nếu là Lệnh chuyển Có, ghi:
Nợ TK chuyển tiền đến năm nay : Toàn bộ số tiền chuyển đến
Có TK chuyển tiền đến năm nay chờ xử lý : Số tiền chuyển thừa
Có TK khách hàng : Số tiền đúng
- Nếu là Lệnh chuyển Nợ, ghi:
Nợ TK khách hàng : Số tiền đúng
Nợ TK chuyển tiền đến năm nay chờ xử lý : Số tiền thừa
Có TK chuyển tiền đến năm nay : Toàn bộ số tiền chuyển đến
Khi nhận được Yêu cầu Hủy lệnh chuyển tiền Có đối với số tiền thừa (trường hợp lệnh chuyển Nợ bị sai thừa) của Ngân hàng A thì xử lý:
- Đối với Lệnh chuyển Có bị sai thừa: Căn cứ Yêu cầu Hủy lệnh chuyển Có để lập Lệnh chuyển Có đi hoàn trả Ngân hàng A số tiền thừa ghi:
Nợ TK Chuyển tiền đến năm nay chờ xử lý Số tiền chuyển thừa trên
Có TK Chuyển tiền đi năm nay Lệnh chuyển Có bị sai thừa
- Đối với Lệnh chuyển Nợ bị sai thừa: Căn cứ Lệnh Hủy lệnh chuyển Nợ, ghi:
Nợ TK Chuyển tiền đến năm nay Số tiền chuyển thừa trên
Có TK Chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay Lệnh chuyển Nợ bị sai thừa
b/ Trường hợp nhận được thông báo của Ngân hàng A sau khi đã trả tiền cho khách hàng thì Ngân hàng B ghi Sổ theo dõi Lệnh chuyển tiền bị sai sót và xử lý:
- Đối với Lệnh chuyển Có bị sai thừa: Khi nhận được Yêu cầu Hủy lệnh chuyển Có đối với số tiền chuyển thừa của Ngân hàng A, nếu kiểm soát đúng Ngân hàng B xử lý:
+ Trường hợp tài khoản của khách hàng có đủ số dư: Căn cứ vào Yêu cầu Hủy lệnh chuyển Có để lập Lệnh chuyển Có đi, chuyển trả Ngân hàng A số tiền chuyển thừa:
Nợ TK tiền gửi của khách hàng Số tiền chuyển thừa
Có TK chuyển tiền đi năm nay phải trả lại Ngân hàng A
+ Trường hợp tài khoản tiền gửi của khách hàng không đủ số dư để thu hồi thì Ngân hàng B ghi nhập Sổ theo dõi Yêu cầu Hủy lệnh chuyển Có chưa thực hiện được và yêu cầu khách hàng nộp tiền vào tài khoản để thực hiện Yêu cầu Hủy này. Khi khách hàng nộp đủ tiền, kế toán ghi xuất Sổ theo dõi Yêu cầu Hủy lệnh chuyển Có chưa thực hiện được, lập Lệnh chuyển Có gửi Ngân hàng A và hạch toán như đó hướng dẫn trên.
+ Trường hợp khách hàng không còn khả năng thanh toán hoặc khách hàng vãng lai không xác định được tung tích, thì Ngân hàng B phải phối hợp với chính quyền địa phương và các cơ quan bảo vệ pháp luật như công an, toà án, v.v... để tìm mọi biện pháp thu hồi lại tiền. Sau khi đã áp dụng mọi biện pháp thu hồi mà không thu hồi được hoặc không thu hồi đủ thì Ngân hàng B được từ chối Yêu cầu Hủy lệnh chuyển Có: Lập Thông báo từ chối Yêu cầu Hủy lệnh chuyển Có, ghi rõ lý do từ chối kèm theo số tiền thu hồi được (nếu có), gửi trả lại Ngân hàng A đồng thời ghi xuất sổ theo dõi Yêu cầu Hủy lệnh chuyển Có chưa thực hiện được.
4/ Điều chỉnh các sai sót khác:
a/ Đối với Lệnh chuyển tiền sai địa chỉ khách hàng (Lệnh chuyển tiền chuyển đúng Ngân hàng B nhưng không có người nhận lệnh hoặc người nhận lệnh mở tài khoản ở ngân hàng khác): Ngân hàng B hạch toán vào tài khoản chuyển tiền đến chờ xử lý sau đó lập Lệnh chuyển tiền chuyển trả lại Ngân hàng A kèm với Thông báo từ chối chấp nhận Lệnh chuyển tiền (có ghi rõ lý do từ chối). Nghiêm cấm Ngân hàng B chuyển tiền tiếp.
b/ Khi kiểm soát các Lệnh chuyển tiền đến, nếu phát hiện các sai sót như sai tên, số hiệu tài khoản của người nhận Lệnh chuyển tiền (đúng tên nhưng sai số hiệu tài khoản hoặc ngược lại), ký hiệu chứng từ, ký hiệu loại nghiệp vụ:
Ngân hàng B chưa thực hiện hạch toán Lệnh chuyển tiền mà phải tra soát ngay Ngân hàng A, chỉ khi nhận được điện trả lời tra soát của Ngân hàng A và sau khi kiểm soát lại đúng mới được xử lý tiếp. Ngân hàng B phải thống kê các sai sót này vào sổ theo dõi Lệnh chuyển tiền bị sai sót
Trường hợp cuối ngày không nhận được trả lời tra soát của Ngân hàng A, Nước ngoài B hạch toán:
- Đối với Lệnh chuyển Có:
Nợ TK Chuyển tiền đến năm nay.
Có TK Chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay.
- Đối với Lệnh chuyển Nợ:
Nợ TK Chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay.
Có TK Chuyển tiền đến năm nay.
Khi nhận được trả lời tra soát của Ngân hàng A, Ngân hàng B hạch toán tất toán tài khoản chuyển tiền đến chờ xử lý để ghi Nợ hoặc Có tài khoản thích hợp của khách hàng.