Điều 23. Cuối ngày 31/12 hàng năm, Vụ Kế toán - Tài chính và các đơn vị chuyển tiền điện tử phải xử lý xong tất cả các Lệnh chuyển tiền trong năm và đối chiếu doanh số chuyển tiền ngày 31/12, doanh số chuyển tiền tháng và doanh số chuyển tiền của cả năm, đảm bảo số liệu khớp đúng để chuẩn bị chuyển tiêu.
- Để phân biệt doanh số chuyển tiền của từng năm, sang ngày làm việc đầu tiên của năm mới, các đơn vị chuyển tiền điện tử và Vụ Kế toán - Tài chính phải chuyển số dư (đến cuối ngày 31/12) của các tài khoản chuyển tiền năm nay sang các tài khoản chuyển tiền năm trước (không phải lập phiếu chuyển khoản).
- Tất cả các Lệnh chuyển tiền phát sinh từ ngày 31/12 trở về trước (thuộc năm cũ) các đơn vị chuyển tiền điện tử và Vụ Kế toán - Tài chính phải hạch toán vào các tài khoản chuyển tiền năm trước. Các Lệnh chuyển tiền phát sinh vào các ngày đầu tháng của năm mới các đơn vị chuyển tiền điện tử và Vụ Kế toán - Tài chính phải hạch toán vào các tài khoản chuyển tiền năm nay. Trên Bảng cân đối tài khoản mở đầu tài khoản (nhập khóa) các tài khoản chuyển tiền năm nay không có số dư, trái lại các tài khoản chuyển tiền năm trước vẫn còn số dư phản ảnh tình hình chuyển tiền đến cuối ngày 31/12 năm trước.
- Chỉ khi số liệu thanh toán giữa các đơn vị chuyển tiền điện tử và Vụ Kế toán - Tài chính hoàn toàn khớp đúng, tất cả các Lệnh chuyển tiền đó được đối chiếu khớp đúng, mọi sau sót đó được xử lý xong đảm bảo các điều kiện:
Thứ nhất: Doanh số tiền đi năm trước phải bằng doanh số tiền đến năm trước của cả hệ thống, thể hiện:
+ Tại Vụ Kế toán - Tài chính: Số dư tài khoản Thanh toán chuyển tiền đi năm trước phải bằng số dư tài khoản Thanh toán chuyển tiền đến năm trước.
+ Tại các đơn vị chuyển tiền (thể hiện Bảng cân đối toàn hàng): Số dư tài khoản chuyển tiền đi năm trước phải bằng số dư tài khoản chuyển tiền đến năm trước.
+ Số dư tài khoản Chuyển tiền đi năm trước của các đơn vị chuyển tiền phải bằng số dư tài khoản Thanh toán chuyển tiền đến năm trước tại Vụ Kế toán - Tài chính; Số dư tải khoản Thanh toán chuyển tiền đi năm trước tại Vụ Kế toán - Tài chính phải bằng số dư tài khoản Chuyển tiền năm trước của các đơn vị chuyển tiền.
Thứ hai: Tài khoản chuyển tiền đến chờ xử lý năm trước hết số dư (số dư bằng 0): cả ở Vụ Kế toán - Tài chính và các đơn vị chuyển tiền
Vụ Kế toán - Tài chính sẽ ra lệnh quyết toán chuyển tiêu số liệu chuyển tiền năm trước và yêu cầu các đơn vị chuyển tiền điện tử lập Lệnh chuyển tiền để chuyển số dư tài khoản chuyển tiền đi năm trước và tài khoản chuyển tiền đến năm trước về Vụ Kế toán - Tài chính. Xử lý quyết toán chuyển tiêu chuyển tiền năm trước như sau:
1/ Tại các đơn vị chuyển tiền điện tử:
Ví dụ 1: Tại chi nhánh Ngân hàng Nhà nước X có số liệu về chuyển tiền điện tử như sau:
- TK chuyển tiền đi năm trước – dư Có : 100.000đ
- TK chuyển tiền đến năm trước – dư Nợ : 150.000đ
Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước X. lập phiếu chuyển khoản tất toán số dư 2 tài khoản nói trên và lập Lệnh chuyển tiền để chuyển số dư về Vụ Kế toán - Tài chính:
Nợ TK Chuyển tiền đi năm trước: 100.000đ
Có TK Chuyển tiền đi năm nay: 100.000đ
và
Nợ TK Chuyển tiền đi năm nay: 150.000đ
Có TK Chuyển tiền đến năm trước: 150.000đ
Ví dụ 2: Tại chi nhánh Ngân hàng Nhà nước Y có số liệu về chuyển tiền điện tử như sau:
- TK Chuyển tiền đi năm trước - dư Có: 250.000đ
- TK Chuyển tiền đến năm trước - dư Nợ: 150.000đ
Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước Y. lập phiếu chuyển khoản tất toán số dư 2 tài khoản nói trên và lập Lệnh chuyển tiền để chuyển số dư về Vụ Kế toán - Tài chính:
Nợ TK Chuyển tiền đi năm trước: 250.000đ
Có TK Chuyển tiền đi năm nay: 250.000đ
và
Nợ TK Chuyển tiền đi năm nay: 150.000đ
Có TK Chuyển tiền đến năm trước: 150.000đ
2. Tại Vụ Kế toán - Tài chính:
Nhận được Lệnh chuyển tiền quyết toán do các đơn vị chuyển tiền điện tử gửi, Vụ Kế toán - Tài chính phải kiểm soát chặt chẽ và đối chiếu với số dư tài khoản chuyển tiền đi năm trước và chuyển tiền đến năm trước của từng đơn vị trong dữ liệu của mình nếu khớp đúng sẽ hạch toán:
- Căn cứ Lệnh chuyển tiền quyết toán của chi nhánh Ngân hàng Nhà nước X. (theo ví dụ 1) hạch toán:
Nợ TK Thanh toán chuyển tiền đến năm nay (tiểu khoản NH X.): 100.000đ
Có TK Thanh toán chuyển tiền đến năm trước (tiểu khoản NH X.): 100.000đ
và
Nợ TK Thanh toán chuyển tiền đi năm trước (tiểu khoản NH X.): 150.000đ
Có TK Thanh toán chuyển tiền đến năm nay (tiểu khoản NH X.): 150.000đ
- Căn cứ Lệnh chuyển tiền quyết toán của chi nhánh Ngân hàng Nhà nước Y. (theo ví dụ 2) hạch toán:
Nợ TK Thanh toán chuyển tiền đến năm nay (tiểu khoản NH Y.): 250.000đ
Có TK Thanh toán chuyển tiền đến năm trước (tiểu khoản NH Y.): 250.000đ
và
Nợ TK Thanh toán chuyển tiền đi năm trước (tiểu khoản NH Y.): 150.000đ
Có TK Thanh toán chuyển tiền đến năm nay (tiểu khoản NH Y.): 150.000đ
Sau khi nhận và hành tự hết các Lệnh chuyển tiền quyết toán của các đơn vị chuyển tiền điện tử trong hệ thống, các tài khoản Chuyển tiền đi năm trước và Chuyền tiền đến năm trước (cả ở Vụ Kế toán - Tài chính và các đơn vị chuyển tiền điện tử) phải hết số dư.