Điều 14. Đối chiếu số liệu chuyển tiền điện tử trong ngày
Về nguyên tắc, toàn bộ doanh số chuyển tiền phát sinh hàng ngày giữa các đơn vị chuyển tiền điện tử phải được Vụ Kế toán -Tài chính đối chiếu và phải đảm bảo khớp đúng (cả về tổng số và chi tiết) ngay trong ngày phát sinh, trừ trường hợp bất khả kháng như sự cố kỹ thuật, truyền tin.
Việc đối chiếu chuyển tiền trong toàn hệ thống được thực hiện cho từng ngày riêng biệt. Trong trường hợp có sự cố kỹ thuật, truyền tin dẫn đến không thể đối chiếu xong trong ngày theo quy định thì được phép thực hiện đối chiếu ở ngày kế tiếp cho đến khi sự cố được khắc phục. Tuy nhiên, việc đối chiếu dù thực hiện vào ngày kế tiếp nhưng vẫn phải phản ảnh theo ngày phát sinh các chuyển tiền đó.
Ngày phát sinh chuyển tiền được quy định trong đối chiếu như sau:
- Đối với Ngân hàng A: là ngày lập Lệnh chuyển tiền và cũng chính là ngày gửi (truyền) Lệnh chuyển tiền đi.
- Đối với Ngân hàng B: là ngày nhận được Lệnh chuyển tiền.
1/ Đối chiếu chuyển tiền:
a/ Khi nhận được Báo cáo chuyển tiền trong ngày của các đơn vị chuyển tiền điện tử, Vụ Kế toán - Tài chính thực hiện đối chiếu dữ liệu chuyển tiền của các đơn vị với dữ liệu chuyển tiền của hệ thống. Việc đối chiếu này được xử lý tự động trên hệ thống máy tính.
Sau thời điểm hoàn thành đối chiếu chuyển tiền trong ngày, các Lệnh chuyển tiền đó đối chiếu khớp đúng và chưa đối chiếu được (do sự cố kỹ thuật, truyền tin) sẽ được máy tính của Vụ Kế toán -Tài chính phân loại và phản ảnh trên “Bảng đối chiếu các chuyển tiền đơn vị đó chuyển đi - Vụ Kế toán - Tài chính đó nhận được trong ngày” (phụ lục 6) và “Bảng đối chiếu các chuyển tiền Vụ Kế toán - Tài chính đó chuyển đi - đơn vị đó nhận được rong ngày” (phụ lục 7) theo từng đơn vị chuyển tiền điện tử.
b/ Khi đó đối chiếu xong và khớp đúng doanh số chuyển tiền phát sinh trong ngày của đơn vị chuyển tiền điện tử nào thì Vụ Kế toán - Tài chính phải truyền lại ngay cho đơn vị đó “Bảng đối chiếu các chuyển tiền đơn vị đó chuyển đi - Vụ Kế toán - Tài chính đó nhận được trong ngày” (phụ lục 6) và “Bảng đối chiếu các chuyển tiền Vụ Kế toán - Tài chính đó chuyển đi - đơn vị đó nhận được trong ngày” (phụ lục 7) để xác nhận lại cho đơn vị chuyển tiền điện tử.
c/ Đối với (các) đơn vị chuyển tiền điện tử chưa đối chiếu xong trong ngày vì lý do bất khả khỏng thì Vụ Kế toán - Tài chính in ra “Bảng đối chiếu các chuyển tiền đơn vị đó chuyển đi - Vụ Kế toán - Tài chính đó nhận được trong ngày” (phụ lục 6) và “Bảng đối chiếu các chuyển tiền Vụ Kế toán- Tài chính đó chuyển đi - đơn vị đó nhận được trong ngày” (phụ lục 7) của đơn vị đó để theo dõi riêng (theo dõi theo ngày) và tiếp tục đôn đốc đối chiếu trong (những) ngày kế tiếp cho đến khi đối chiếu xong và khớp đúng.
d/ Số liệu chuyển tiền và đối chiếu chuyển tiền trong ngày của toàn hệ thống Ngân hàng Nhà nước được coi là chính xác và khớp đúng khi trên “Bảng tổng hợp và đối chiếu phát sinh chuyển tiền đi của các đơn vị Ngân hàng Nhà nước trong ngày” (phục lục số 9) và “Bảng tổng hợp và đối chiếu nhận chuyển tiền đến của các đơn vị Ngân hàng Nhà nước trong ngày” (phụ lục số 10) thể hiện các cân đối sau:
| Tổng số chuyển tiền đi của các đơn vị NHNN trong ngày (số món và số tiền). | = | Tổng số chuyển tiền đến Vụ Kế toán - Tài chính trong ngày (số món và số tiền) |
| Tổng số chuyển tiền do Vụ Kế toán - Tài chính đó chuyển đi cho các đơn vị NHNN trong ngày (số món và số tiền) | = | Tổng số chuyển tiền đến các đơn vị NHNN đó nhận được trong ngày (số món và số tiền) |
| Tổng số chuyển tiền đi của Vụ Kế toán - Tài chính trong ngày (số món và số tiền) | = | Tổng số chuyển tiền đến Vụ Kế toán - Tài chính trong ngày (số món và số tiền) | + | Tổng số chuyển tiền đến chờ xử lý của (những) ngày hôm trước đó được xử lý trong ngày tại Vụ Kế toán - Tài chính (số món và số tiền) | - | Tổng số chuyển tiền đến chờ xử lý phát sinh (mới) trong ngày tại Vụ Kế toán - Tài chính (số món và số tiền) |
| Tổng số chuyển tiền đi của các đơn vị NHNN trong ngày (số món và số tiền) | = | Tổng số chuyển tiền đến của các đơn vị NHNN trong ngày (số mó và số tiền) | + | Tổng số chuyển tiền đến chờ xử lý phát sinh (mới) trong ngày tại Vụ Kế toán - Tài chính (số món và số tiền) | - | Tổng số chuyển tiền đến chờ xử lý (những) ngày hôm trước đó được xử lý trong ngày tại Vụ Kế toán - Tài chính (số món và số tiền) |
2/ Xử lý các sai sót và sự cố kỹ thuật:
Khi thực hiện đối chiếu, nếu Vụ Kế toán - Tài chính phát hiện thiếu Báo cáo chuyển tiền trong ngày hoặc có sự chênh lệch doanh số chuyển tiền phát sinh (do thừa, thiếu Lệnh chuyển tiền) hoặc các yếu tố của Lệnh chuyển tiền không khớp đúng thì xử lý như sau:
a/ Trường hợp thiếu Báo cáo chuyển tiền trong ngày:
Máy tính của Vụ Kế toán - Tài chính sẽ tự động kiểm soát việc lập (tạo) và gửi Báo cáo chuyển tiền trong ngày của các đơn vị chuyển tiền điện tử trong toàn hệ thống; trợ giúp phát hiện và tra soát ngay các đơn vị chuyển tiền điện tử không hoặc chưa gửi Báo cáo chuyển tiền trong ngày kịp thời theo quy định.
b/ Trường hợp trên Báo cáo chuyển tiền trong ngày của đơn vị chuyển tiền điện tử có kê Lệnh chuyển tiền nhưng dữ liệu tại Vụ Kế toán - Tài chính không có Lệnh chuyển tiền này hoặc ngược lại (thừa, thiếu Lệnh chuyển tiền) và trường hợp có Lệnh chuyển tiền bị sai sót yếu tố (không khớp đúng):
Vụ Kế toán - Tài chính phải điện tra soát ngay đơn vị chuyển tiền điện tử đồng thời rà soát lại các Lệnh chuyển tiền đó tiếp nhận và đó gửi đi trong ngày cho đơn vị và các khâu xử lý dữ liệu liên quan để xác định rõ nguyên nhân, lập biên bản và xử lý:
- Nếu phát hiện có Lệnh chuyển tiền giả mạo, nghi giả mạo phải thông báo ngay cho các đơn vị chuyển tiền điện tử có liên quan (Ngân hàng A, Ngân hàng B) và áp dụng ngay các biện pháp phòng ngừa cần thiết để bảo đảm an toàn tài sản.
- Nếu xác định sai sót do lỗi kỹ thuật thì phải điều chỉnh lại đồng thời hướng dẫn đơn vị chuyển tiền điện tử có liên quan (bằng điện giao dịch) để điều chỉnh lại (nếu cần thiết). Vụ Kế toán - Tài chính phải vào sổ theo dừi sự cố kỹ thuật chuyển tiền điện tử và thông báo kịp thời cho các đơn vị có liên quan để khắc phục, chỉnh sửa ngay.
c/ Trường hợp sự cố kỹ thuật, truyền tin:
Do sự cố kỹ thuật hoặc truyền tin, đến thời điểm hoàn thành đối chiếu chuyển tiền trong ngày, Vụ Kế toán - Tài chính vẫn không nhận được hoặc chưa nhận đủ Báo cáo chuyển tiền trong ngày của đơn vị chuyển tiền điện tử. Trong trường hợp này, Vụ Kế toán - Tài chính sẽ xử lý theo quy định tại điểm a và điểm c khoản 1 điều này.
d/ Mọi sai sót phát hiện qua đối chiếu chuyển tiền, Vụ Kế toán - Tài chính phải phối hợp và hướng dẫn đơn vị chuyển tiền điện tử xử lý xong trong ngày phát sinh, trừ trường hợp bất khả kháng như sự cố kỹ thuật, truyền tin.