Điều 7. Nhiệm vụ xử lý chuyển tiền đi
1/ Nhiệm vụ xử lý của Kế toán viên giữ tài khoản của khách hàng hoặc tài khoản nội bộ (sau đây gọi tắt là kế toán viên giao dịch):
1.1- Đối với chứng từ giấy:
- Phải kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ;
- Đối chiếu kiểm soát số dư tài khoản của đơn vị để đảm bảo đủ thanh toán chuyển tiền;
- Hạch toán vào tài khoản thích hợp (nếu chứng từ hợp lệ, hợp pháp, đủ số dư);
- Nhập vào máy vi tính (tạo) các yếu tố sau đây theo chứng từ gốc chuyển tiền:
+ Tài khoản chuyển tiền điện tử của Ngân hàng Nhà nước;
+ Người phát lệnh và người nhận lệnh;
+ Địa chỉ/số CMND của người phát lệnh và người nhận lệnh;
+ Tài khoản của người phát lệnh và người nhận lệnh;
+ Ngân hàng phục vụ người phát lệnh, người nhận lệnh;
+ Tên và Mã Ngân hàng của Ngân hàng gửi lệnh và Ngân hàng nhận lệnh: Ngân hàng gửi lệnh là ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước có tài khoản tại Ngân hàng Nhà nước A, để Ngân hàng Nhà nước A trích tài khoản và chuyển tiền đi, Ngân hàng nhận lệnh là ngân hàng hay Kho bạc Nhà nước có tài khoản tại Ngân hàng Nhà nước B và được Ngân hàng Nhà nước B chuyển tiền vào tài khoản của Ngân hàng nhận lệnh này. Tên và Mã Ngân hàng của Ngân hàng gửi lệnh và Ngân hàng nhận lệnh phải ghi đúng theo quy định tại Quyết định số 59/2000/QĐ-NHNN2 ngày 22/02/2000 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước về việc ban hành Quy định về hệ thống Mã Ngân hàng, Tổ chức tín dụng và Kho bạc Nhà nước có mở tài khoản tại Ngân hàng Nhà nước để trực tiếp giao dịch thanh toán; và Thông báo Mã Ngân hàng hiện hành của Ngân hàng Nhà nước (Vụ Kế toán - Tài chính);
+ Nội dung chuyển tiền;
+ Số tiền.
- Kiểm soát lại các dữ liệu đó nhập và ký vào chứng từ, sau đó chuyển chứng từ giấy đồng thời truyền dữ liệu qua mạng vi tính cho kế toán chuyển tiền điện tử (từ đây gọi tắt là kế toán viên chuyển tiền) xử lý tiếp.
1.2- Đối với chứng từ điện tử:
Khi tiếp nhận chứng từ kế toán viên giao dịch phải kiểm soát chặt chẽ bảo đảm tính hợp pháp của nghiệp vụ và tính hợp lệ của chứng từ và theo quy định đối với chứng từ điện tử, cụ thể phải thực hiện:
a/ Kiểm soát kỹ thuật thông tin:
- Mã nhận biết trên chứng từ phải đúng với mã đó quy định;
- Các mật mã trên chứng từ phải đúng với mật mó đó quy định;
- Tên tập tin phải được lập đúng tên và mẫu thông tin quy định, kiểm soát bảo đảm không có sự trùng lắp về nội dung thông tin trên chứng từ;
- Nội dung chứng từ hợp lệ.
b/ Kiểm soát nội dung nghiệp vụ:
- Kiểm tra chữ ký điện tử, ký hiệu mật và các mã khóa bảo mật trên chứng từ;
- Kiểm tra tên, số liệu tài khoản, số dư tài khoản để trả số tiền trên chứng từ;
- Kiểm tra sự tồn tại và dạng thức của một số vùng bắt buột của chứng từ.
Nếu chứng từ không có sai sót thì kế toán viên giao dịch in (chuyển hóa) chứng từ điện tử ra giấy (1 liên, để phục vụ cho các khâu kiểm soát sau đó sử dụng để báo Nợ hoặc báo Có cho khách hàng) và xử lý:
c/ Hạch toán và nhập (tạo) dữ liệu gốc chuyển tiền:
- Nếu chưa có chương trình phần mềm xử lý chứng từ điện tử: Kế toán viên giao dịch phải căn cứ chứng từ in ra (chứng từ điện tử đó chuyển hoá) để hạch toán và nhập dữ liệu như đối với xử lý chứng từ giấy đó quy định tại khoản 1 điều này.
- Nếu có chương trình phần mềm xử lý chứng từ điện tử thì xử lý dữ liệu theo quy định của chương trình phần mềm về hạch toán và tạo đầy đủ các dữ liệu chuyển tiền.
d/ Luân chuyển chứng từ: Kế toán viên giao dịch phải kiểm soát lại việc hạch toán và nhập dữ liệu chuyển tiền, ký vào chứng từ (cả chứng từ giấy in ra và chứng từ điện tử) sau đó chuyển chứng từ giấy đồng thời truyền qua mạng vi tính chứng từ điện tử và dữ liệu chuyển tiền cho kế toán viên chuyển tiền xử lý tiếp, trước khi người kiểm soát xử lý.
2/ Nhiệm vụ xử lý của kế toán viên chuyển tiền:
2.1- Kiểm soát: Khi tiếp nhận chứng từ (chứng từ gốc bằng giấy hoặc chứng từ in ra) và dữ liệu, kế toán viên chuyển tiền sử dụng chương trình kết hợp với kiểm tra bằng mắt để kiểm soát tính hợp pháp của nghiệp vụ, tính hợp lệ của chứng từ và chữ ký của kế toán viên giao dịch. Đối với Lệnh chuyển Nợ còn phải kiểm tra có uỷ quyền hợp lệ không?. Nếu phát hiện bất kỳ sai sót gỡ trên chứng từ hoặc dữ liệu phải chuyển chứng từ lại cho kế toán viên giao dịch để xử lý lại. Kế toán viên chuyển tiền nhất thiết không được tự ý sửa chữa bất kỳ yếu tố nào trên chứng từ giấy cũng như dữ liệu đó nhập của kế toán viên giao dịch (chương trình không cho phép). Nếu không có sai sót thì xác định ngày chuyển tiền giá trị thấp hay chuyển tiền khẩn, chuyển tiền giá trị cao để xử lý cho thích hợp.
2.2- Lập Lệnh chuyển tiền: Lệnh chuyển tiền lập riêng cho từng chứng từ thanh toán. Ngoài các dữ liệu đó được kế toán viên giao dịch nhập vào (tạo), kế toán viên chuyển tiền bổ sung thêm các dữ liệu quy định còn lại để hoàn chỉnh Lệnh chuyển tiền theo đúng mẫu quy định (mẫu tại phụ lục số 1). Các dữ liệu này bao gồm:
- Số lệnh;
- Ngày lập lệnh;
- Mã chứng từ và loại nghiệp vụ;
- Ngày giá trị;
- Tên và mã Ngân hàng Nhà nước A, Ngân hàng Nhà nước B;
- Tên và Mã Ngân hàng của Ngân hàng gửi lệnh, Ngân hàng nhận lệnh (nhập lại để kiểm soát);
- Số tiền (nhập lại để kiểm soát).
Sau khi đó vào đầy đủ và kiểm soát lại các dữ liệu, kế toán viên chuyển tiền phải ký vào chứng từ giấy (chứng từ gốc hoặc chứng từ in ra) đồng thời ghi chữ ký điện tử của mình vào Lệnh chuyển tiền, sau đó chuyển chứng từ giấy và file (tệp) dữ liệu chuyển tiền cho người kiểm soát để kiểm soát tiếp và ký duyệt cho chuyển đi.
3/ Nhiệm vụ xử lý của người kiểm soát:
Người kiểm soát phải sử dụng chương trình kết hợp với kiểm tra bằng mắt để đối chiếu và kiểm soát các dữ liệu (yếu tố) của Lệnh chuyển tiền vừa lập, đảm bảo dữ liệu đá được nhập đẩy đủ, chính xác, theo đúng mẫu biểu, khớp đúng với chứng từ chuyển tiền khách hàng nộp vào (chứng từ giấy hoặc chứng từ điện tử) và chữ ký của kế toán viên chuyển tiền theo quy định. Nếu có sai lệch thì phải chuyển lại cho kế toán viên giao dịch hoặc kế toán viên chuyển tiền để xử lý lại. Người kiểm soát không được tự ý sửa chữa bất kỳ yếu tố nào trên chứng từ gốc chuyển tiền cũng như dữ liệu của Lệnh chuyển tiền (chương trình không cho phép). Nếu đúng, người kiểm soát duyệt (ghi chữ ký điện tử vào Lệnh chuyển tiền) để chuyển đi.