Điều 13. Kiểm soát và Hạch toán các Lệnh chuyển tiền
1/ Vụ Kế toán - Tài chính có trách nhiệm tiếp nhận Lệnh chuyển tiền của các Ngân hàng A, thực hiện việc kiểm soát, hạch toán và truyền tiếp đi các Ngân hàng B có liên quan. Toàn bộ các khâu tiếp nhận, kiểm soát, hạch toán, truyền dẫn Lệnh chuyển tiền và lưu trữ dữ liệu của Vụ Kế toán - Tài chính được xử lý tự động trên hệ thống máy tính Quy trình xử lý cụ thể như sau:
a/ Khi nhận được Lệnh chuyển tiền do Ngân hàng A chuyển đến, người kiểm soát chuyển tiền của Vụ Kế toán - Tài chính sử dụng mật mã và chương trình để kiểm soát tính hợp pháp và đúng đắn của Lệnh chuyển tiền. Lệnh chuyển tiền đến phải được kiểm soát theo các quy định chung đối với chứng từ điện tử và các quy định cụ thể sau:
- Chữ ký điện tử và ký hiệu mật ghi trên Lệnh chuyển tiền có đúng không?;
- Địa chỉ gửi và nhận Lệnh chuyển tiền: Mã Ngân hàng A, Ngân hàng B; Mã Ngân hàng của Ngân hàng gửi lệnh, Ngân hàng nhận lệnh theo quy định tại tiết 1.1 khoản 1 và tiết 2.2 khoản 2 điều 7 Quy trình này;
- Các yếu tố khác của Lệnh chuyển tiền như: Số lệnh, Ngày lập, Loại Lệnh chuyển tiền (kỳ hiệu Lệnh).
b/ Các Lệnh chuyển tiền đến sau khi được Vụ Kế toán -Tài chính kiểm soát, nếu không có sai sót sẽ được tự động tính và ghi chữ ký điện tử để truyền đi các Ngân hàng B có liên quan. Trên Lệnh chuyển tiền phải có ký hiệu xác nhận đó kiểm soát và tên người chịu trách nhiệm kiểm soát chuyển tiền của Vụ Kế toán - Tài chính.
c/ Hạch toán tại Vụ Kế toán - Tài chính:
- Đối với các Lệnh chuyển Có đến, Lệnh Hủy lệnh chuyển Nợ đến:
Nợ TK Thanh toán chuyển tiền đến năm nay (tiểu khoản đơn vị gửi Lệnh chuyển tiền - NHA).
Có TK Thanh toán chuyển tiền đi năm nay (tiểu khoản đơn vị nhận Lệnh chuyển tiền - NHB).
Đối với các Lệnh chuyển Có giá trị cao, máy tính của Vụ Kế toán - Tài chính sẽ tự động hiển thị trên màn hình để phục vụ cho việc xử lý ưu tiên (nếu cần) và đôn đốc các bên liên quan xác nhận theo quy định đồng thời thống kê lại để có số liệu báo cáo khi cần thiết.
- Đối với Lệnh chuyển Nợ đến:
Nợ TK Thanh toán chuyển tiền đi năm nay (tiểu khoản đơn vị nhận Lệnh chuyển tiền - NHB).
Có TK Thanh toán chuyển tiền đến năm nay (tiểu khoản đơn vị nhận Lệnh chuyển tiền - NHA).
2/ Khi kiểm soát Lệnh chuyển tiền đến nếu phát hiện có sai sót, Vụ Kế toán - Tài chính phải tra soát ngay Ngân hàng A để xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý thích hợp, đảm bảo an toàn tài sản và an toàn hệ thống. Xử lý sai sót như sau:
- Nếu nguyên nhân sai sót là do lỗi kỹ thuật thì Vụ Kế toán - Tài chính được hủy bỏ Lệnh chuyển tiền sai và yêu cầu Ngân hàng A gửi lại Lệnh chuyển tiền đúng để thay thế;
- Nếu phát hiện Lệnh chuyển tiền bị giả mạo, nghi giả mạo hoặc có thông tin lạ xâm nhập trái phép thì phải lập Biên bản và áp dụng ngay các biện pháp phòng ngừa cần thiết đồng thời phải thông báo ngay cho các đơn vị liên quan để phối hợp ngăn chặn lợi dụng và giải quyết.
Vụ Kế toán - Tài chính phải mở Sổ theo dõi Lệnh chuyển tiền bị sai sót để có số liệu báo cáo khi cần thiết và để đánh giá, quản lý hệ thống.
3/ Đối với các Lệnh chuyển tiền Vụ Kế toán - Tài chính đó tiếp nhận được từ các Ngân hàng A nhưng không thể truyền tiếp đi ngay trong ngày cho các Ngân hàng B liên quan do sự cố kỹ thuật, truyền tin thì xử lý như sau:
- Sau thời điểm hoàn thành đối chiều chuyển tiền trong ngày, Vụ Kế toán - Tài chính lập “Biên bản sự cố kỹ thuật trong chuyển tiền điện tử” và “Bảng kê chi tiết chuyển tiền đến chờ xử lý” để lập phiếu chuyển khoản để hạch toán các Lệnh chuyển tiền đến chờ xử lý vào tài khoản “Thanh toán chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay” theo tiểu khoản thích hợp:
+ Đối với các Lệnh chuyển Có, Lệnh Hủy lệnh chuyển Nợ đến:
Nợ TK Thanh toán chuyển tiền đến năm nay (tiểu khoản đơn vị gửi Lệnh chuyển tiền - NHA).
Có TK Thanh toán chuyển tiền chờ xử lý năm nay (tiểu khoản đơn vị gửi Lệnh chuyển tiền - NHB).
+ Đối với Lệnh chuyển Nợ đến:
Nợ TK Thanh toán chuyển tiền đến năm nay (tiểu khoản Lệnh chuyển Nợ đến chờ xử lý).
Có TK Thanh toán chuyển tiền đến năm nay (tiểu khoản đơn vị gửi Lệnh chuyển tiền - NHA).
- Sang ngày làm việc tiếp theo, khi đó khắc phục xong sự cố kỹ thuật truyền tin, Vụ Kế toán - Tài chính sẽ truyền tiếp Lệnh chuyển tiền cho Ngân hàng B liên quan và tất toán tài khoản thanh toán chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay, hạch toán:
+ Đối với Lệnh chuyển Nợ:
Nợ TK Thanh toán chuyển tiền đi năm nay (tiểu khoản đơn vị nhận Lệnh chuyển tiền - NHB)
Có TK Thanh toán chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay (tiểu khoản Lệnh chuyển Nợ đến chờ xử lý)
+ Đối với Lệnh chuyển Có, Lệnh hủy Lệnh chuyển Nợ thì hạch toán ngược lại.