Điều 8. Hạch toán và xử lý các khoản chuyển tiền đi
1/ Khi gửi Lệnh chuyển tiền đi:
- Đối với Lệnh chuyển Có:
Nợ TK thích hợp của đơn vị chuyển
Có TK Chuyển tiền đi năm nay.
- Đối với Lệnh chuyển Nợ:
Nợ TK Chuyển tiền đi năm nay.
Có TK Nội bộ thích hợp (đối với Lệnh chuyển Nợ của nội bộ hệ thống Ngân hàng Nhà nước) hoặc TK Các khoản chờ thanh toán khác (đối với Lệnh chuyển Nợ có uỷ quyền của khách hàng)
Khi nhận được Thông báo chấp nhận chuyển Nợ của Ngân hàng B, Ngân hàng A sẽ trả tiền cho khách hàng (lập phiếu chuyển khoản để ghi Nợ TK Các khoản chờ thanh toán khác, ghi Có TK khách hàng thích hợp). Thông báo chấp nhận chuyển Nợ được lưu cùng với Lệnh chuyển Nợ.
2/ Xử lý đối với Lệnh chuyển Có giá trị cao: Ngân hàng A còn phải làm thủ tục xác nhận như sau:
Ngay khi nhận được điện Yêu cầu xác nhận Lệnh chuyển Có giá trị cao (sau đây gọi tắt là Yêu cầu xác nhận) của Ngân hàng B, kế toán viên chuyển tiền phải in ra giấy, kiểm soát và đối chiếu lại với Lệnh chuyển Có giá trị cao đó gửi đi, nếu đúng thì nhập dữ liệu Xác nhận Lệnh chuyển Có giá trị cao, ký tên trên Yêu cầu xác nhận để chuyển sang Người kiểm soát.
Người kiểm soát phải kiểm soát lại, nếu không có sai sót thì ghi chữ ký điện tử lên điện Xác nhận Lệnh chuyển Có giá trị cao, truyền lại ngay cho Ngân hàng B. Yêu cầu xác nhận và Xác nhận Lệnh chuyển Có giá trị cao đều phải in ra có đầy đủ chữ ký, dấu (kế toán) được lưu trữ như đối với chứng từ giấy.
3/ Xử lý trong trường hợp nhận được Thông báo từ chối chấp nhận Lệnh chuyển tiền (có ghi rõ lý do từ chối) và Lệnh chuyển tiền (Nợ hoặc Có) của Ngân hàng B, Ngân hàng A phải kiểm soát lại chặt chẽ, nếu hợp lệ thì hạch toán.
+ Đối với từ chối Lệnh chuyển Nợ: Căn cứ Lệnh chuyển Nợ của Ngân hàng B ghi
Nợ TK Thích hợp (tài khoản trước đây đó ghi Có)
Có TK Chuyển tiền đến năm nay.
+ Đối với từ chối Lệnh chuyển Có: Căn cứ Lệnh chuyển Có của Ngân hàng B ghi
Nợ TK Chuyển tiền đến năm nay
Có TK Thích hợp (tài khoản trước đây đã trích chuyển).
Ngân hàng A phải gửi lại cho khách hàng Thông báo từ chối chấp nhận Lệnh chuyển tiền.
4/ Xử lý trường hợp không gửi được Lệnh chuyển tiền đi do sự cố kỹ thuật, truyền tin hoặc lý do khách quan khác: Sau thời điểm ngừng chuyển Lệnh chuyển tiền đi trong ngày. Ngân hàng A phải thông báo ngay cho các khách hàng biết (nếu có điều kiện thông tin liên lạc) về Lệnh chuyển tiền chưa chuyển đi được và nguyên nhân. Nếu nguyên nhân là sự cố kỹ thuật, truyền tin thì Ngân hàng A còn phải lập “Biên bản sự cố kỹ thuật trong chuyển tiền điện tử” theo quy định. Xử lý các Lệnh chuyển tiền chưa chuyển đi được như sau:
a- Trả lại chứng từ chuyển tiền cho khách hàng (nếu khách hàng yêu cầu);
b- Hoặc ghi nhập “Sổ theo dõi chứng từ chuyển tiền chưa chuyển đi do sự cố kỹ thuật và các lý do khách quan khác” (nếu khách hàng không yêu cầu trả lại chứng từ hoặc không trả lại được);
c- Trường hợp đó tiếp nhận chứng từ qua thanh toán bị trừ và hạch toán (bắt buộc) thì Ngân hàng A được hạch toán chứng từ chuyển Có của khách hàng vào tài khoản “Các khoản khác phải trả khách hàng”.
Sang ngày làm việc hôm sau, khi đó khắc phục xong sự cố phải thực hiện chuyển tiền ngay và ghi xuất “Sổ theo dõi chứng từ chuyển tiền chưa chuyển đi do sự cố kỹ thuật và các nguyên nhân bất khả kháng” đồng thời tất toán khoản tạm ghi trên tài khoản “Các khoản khác phải trả khách hàng” (nếu có).
II/ TẠI NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC NHẬN CHUYỂN TIỀN ĐẾN (NGÂN HÀNG B):