Điều 19. Đối với Hủy Lệnh chuyển tiền theo yêu cầu của khách hàng
1/ Xử lý tại Ngân hàng A:
Khi tiếp nhận Yêu cầu Hủy lệnh chuyển Có - gọi tắt là Yêu cầu Hủy (đối với hủy Lệnh chuyển Có) hoặc Lệnh Hủy lệnh chuyển Nợ (theo mẫu phụ lục số 2) - gọi tắt là Lệnh Hủy (đối với hủy Lệnh chuyển Nợ) của khách hàng, Ngân hàng A phải kiểm tra tính hợp lệ của Yêu cầu Hủy hoặc Lệnh Hủy, đối chiếu Yêu cầu Hủy hoặc Lệnh Hủy với Lệnh chuyển tiền sẽ bị hủy. Nếu không hợp lệ thì trả lại cho khách hàng, nếu Yêu cầu Hủy hoặc Lệnh Hủy hợp lệ thì xử lý như sau:
1.1- Nếu hủy một Lệnh chuyển tiền chưa được thực hiện hoặc chưa gửi đi: Ngân hàng A không thực hiện Lệnh chuyển tiền bị hủy; lưu Yêu cầu Hủy hoặc Lệnh Hủy cùng với 1 liên Lệnh chuyển tiền bị hủy của khách hàng. Trường hợp này Ngân hàng A không được hạch toán (kể cả đối với Lệnh Hủy).
1.2- Nếu Hủy một Lệnh chuyển tiền đó được thực hiện và gửi đi:
- Đối với Yêu cầu Hủy lệnh chuyển Có:
+ Căn cứ vào Yêu cầu Hủy hợp lệ của khách hàng, kế toán viên chuyển tiền bổ sung các yếu tố cần thiết của yêu cầu Hủy theo quy định (phụ lục số 3) và ghi chữ ký điện tử của mình lờn Yêu cầu Hủy.
+ Người kiểm soát phải kiểm soát lại các yếu tố của Yêu cầu Hủy vừa lập với Yêu cầu Hủy của khách hàng để đảm bảo sự chính xác và khớp đúng. Nếu đúng, người kiểm soát ký chữ ký điện tử của mình lên Yêu cầu Hủy để gửi ngân hàng B.
+ Ngân hàng A ghi nhập Sổ theo dõi Yêu cầu lệnh chuyển Có gửi đi (không hạch toán nội bảng).
+ Khi nhận đủ số tiền (của Lệnh chuyển Có bị hủy) do Ngân hàng B hoàn trả, Ngân hàng A hạch toán trả lại tiền cho khách hàng. Căn cứ Lệnh chuyển có của Ngân hàng B, hạch toán:
ghi Xuất Sổ theo dõi Yêu cầu Hủy lệnh chuyển Có gửi đi.
và
Nợ TK Chuyển tiền đến năm nay.
Có TK Thích hợp của khách hàng (TK trước đây đó trích chuyển)
- Đối với Lệnh hủy lệnh chuyển Nợ có ủy quyền:
Căn cứ Lệnh Hủy, Ngân hàng A hạch toán trích tài khoản của khách hàng số tiền đó ghi Có trước đây để chuyển cho Ngân hàng B:
Nợ TK Thích hợp sau:
- Các khoản chờ thanh toán khác (nếu chưa trả tiền cho khách hàng).
- Tiền gửi của đơn vị chuyển (nếu đã trả tiền cho khách hàng).
Có TK Chuyển tiền đi năm nay.
2/ Xử lý tại Ngân hàng B:
2.1- Khi nhận được Yêu cầu Hủy (đối với hủy Lệnh chuyển Có), hoặc Lệnh Hủy (đối với hủy Lệnh chuyển Nợ) của Ngân hàng A, Ngân hàng B phải kiểm tra tính hợp lệ của Yêu cầu hủy (hoặc Lệnh hủy) và đối chiếu Yêu cầu hủy (hoặc Lệnh hủy) với Lệnh chuyển tiền đó nhận được.
- Nếu phát hiện Yêu cầu hủy bị sai sót thì Ngân hàng B lập Thông báo từ chối Yêu cầu Hủy lệnh chuyển Có (ghi rõ lý do từ chối) gửi trả lại Ngân hàng A (không hạch toán).
- Nếu Lệnh Hủy bị sai sót thì Ngân hàng B xử lý như đối với Lệnh chuyển Có đến bị sai sót.
2.2- Nếu Yêu cầu Hủy (hoặc Lệnh Hủy) hợp lệ thì xử lý như sau:
a/ Nếu hủy một Lệnh chuyển tiền đến chưa được thực hiện:
Ngân hàng B gửi ngay cho Ngân hàng A Thông báo chấp nhận Yêu cầu Hủy hoặc Lệnh Hủy và xử lý:
- Trường hợp hủy Lệnh chuyển Có đến:
+ Căn cứ vào Lệnh chuyển Có đến (Lệnh chuyển Có bị hủy), hạch toán:
Nợ TK Chuyển tiền đến năm nay. Số tiền ghi trên
Có TK Chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay Lệnh chuyển Có bị hủy
+ Căn cứ Yêu cầu Hủy để lập Lệnh chuyển Có đi trả lại cho Ngân hàng A, hạch toán:
Nợ TK Chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay Số tiền ghi trên Lệnh chuyển
Có TK Chuyển tiền đi năm nay. Có trả lại cho Ngân hàng A
- Trường hợp hủy Lệnh chuyển Nợ đến:
+ Căn cứ Lệnh chuyển Nợ đến (Lệnh chuyển Nợ bị hủy) ghi:
Nợ TK Chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay.
Có TK Chuyền tiền đến năm nay.
+ Đồng thời căn cứ Lệnh Hủy đến hạch toán:
Nợ TK Chuyền tiền đến năm nay.
Có TK Chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay.
b/ Nếu hủy một Lệnh chuyển tiền đó được thực hiện:
- Đối với Yêu cầu Hủy lệnh chuyển Có đến:
+ Nếu Lệnh chuyển Có đến đã được thực hiện thì Ngân hàng B phải gửi ngay Yêu cầu Hủy cho khách hàng để thông báo. Chỉ trong trường hợp khách hàng đồng ý (bằng văn bản) hoặc nộp tiền mặt, lập chứng từ thanh toán trích tài khoản của mình để chuyển trả thì Ngân hàng B mới được phép thực hiện Yêu cầu Hủy, bút toán ghi:
Nợ TK thích hợp (TK trước đây đã ghi Có theo Lệnh chuyển Có bị hủy)
Có TK Chuyển tiền đi năm nay
Sau đó phải gửi lại thông báo chấp nhận Yêu cầu hủy cho khách hàng và Ngân hàng A biết.
+ Đối với Yêu cầu Hủy không được sự chấp thuận chuyển trả của khách hàng theo quy định trên thì Ngân hàng B lập Thông báo từ chối chấp nhận Yêu cầu Hủy có ghi rõ lý do gửi lại Ngân hàng A (không hạch toán nội bảng)
- Đối với Lệnh Hủy lệnh chuyển Nợ đến:
Căn cứ vào Lệnh Hủy đến, Ngân hàng B hạch toán:
Nợ TK Chuyển tiền đến năm nay
Có TK Thích hợp (tài khoản trước đây đó ghi Nợ)
Sau đó phải gửi Thông báo chấp nhận Lệnh Hủy cho khách hàng và Ngân hàng A biết.
LƯU Ý: Nếu Yêu cầu Hủy lệnh chuyển Có hoặc Lệnh Hủy lệnh chuyển Nợ kèm theo Lệnh chuyển tiền đúng để thay thế Lệnh chuyển tiền bị hủy thì Ngân hàng B phải mở sổ theo dõi chặt chẽ Lệnh chuyển tiền để tránh trả tiền 2 lần cho khách hàng. Chỉ sau khi thực hiện hủy Lệnh chuyển tiền xong mới được xử lý và hạch toán Lệnh chuyển tiền đúng như hướng dẫn tại phần B mục II của văn bản này.