Điều 17. Điều chỉnh sai sót tại Ngân hàng A
1/ Điều chỉnh sai sót ở thời điểm trước khi truyền Lệnh chuyển tiền đi:
a/ Nếu sai sót của Lệnh chuyển tiền được phát hiện ngay trong quá trình lập và người kiểm soát chưa ghi chữ ký điện tử để chuyển đi thì kế toán được sửa lại cho đúng.
b/ Nếu sai sót trên Lệnh chuyển tiền được phát hiện sau khi người kiểm soát đã ghi chữ ký điện tử thì phải lập Biên bản hủy bỏ Lệnh chuyển tiền sai trong đó ghi rõ ký hiệu lệnh, giờ, ngày, hủy Lệnh chuyển tiền và phải có đầy đủ chữ ký của Trưởng phòng kế toán, kế toán viên chuyển tiền và kế toán giao dịch có liên quan. Biên bản được lưu cùng với Lệnh chuyển tiền bị hủy (đã in ra) vào hồ sơ riêng để bảo quản, sau đó lập Lệnh chuyển tiền đúng chuyển đi. Lưu ý: không sử dụng lại số của Lệnh chuyển tiền bị hủy.
c/ Trường hợp Vụ Kế toán – Tài chính phát hiện Lệnh chuyển tiền có sai sót (do lỗi kỹ thuật) và yêu cầu gửi lại thì Ngân hàng A cũng xử lý đối với Lệnh chuyển tiền bị sai sót phát hiện sau khi người kiểm soát đó ghi chữ ký điện tử nêu tại điểm b, khoản 1, điều này.
2/ Điều chỉnh sai sót phát hiện sau khi đó chuyển tiền đi:
Khi phát hiện các sai sót như sai số tiền (thừa hoặc thiếu), sai ngược vế, Ngân hàng A phải điện tra soát (hoặc trả lời tra soát) ngay cho Ngân hàng B để có biện pháp xử lý kịp thời. Ngân hàng A phải lập Biên bản xác định nguyên nhân, quy trách nhiệm cá nhân rõ ràng và xử lý.
a/ Trường hợp sai thiếu:
Căn cứ biên bản để lập Lệnh chuyển tiền bổ sung số tiền chuyển thiếu gửi tiếp đi Ngân hàng B. Trong nội dung chuyển tiền phải ghi rõ “chuyển bổ sung theo Lệnh chuyển Nợ (hoặc Có) số... ngày... năm... Số tiền đó chuyển...” và phải gửi kèm theo biên bản đã lập trên, sau đó hạch toán:
- Đối với Lệnh chuyển Có bị sai thiếu:
Nợ TK Thích hợp Số tiền chuyển Có còn thiếu
Có TK Chuyển tiền đi năm nay
- Đối với Lệnh chuyển Nợ bị sai thiếu:
Nợ TK Chuyển tiền đi năm nay Số tiền chuyển Nợ còn thiếu
Có TK Thích hợp
Ngân hàng A phải đăng ký sai sót vào “Sổ theo dõi Lệnh chuyển tiền bị sai sót” để có số liệu phục vụ Báo cáo chuyển tiền theo quy định.
b/ Trường hợp sai thừa:
- Đối với Lệnh chuyển Có bị sai thừa:
Căn cứ biên bản lập Yêu cầu hủy Lệnh chuyển Có (yêu cầu hủy số tiền đó chuyển thừa) gửi ngay cho Ngân hàng B đồng thời lập Phiếu chuyển khoản ghi:
Nợ TK Các khoản phải thu Số tiền đó chuyển
(tiểu khoản cá nhân gây ra sai sót) thừa trên Lệnh chuyển Có
Có TK Thích hợp
Ghi Nhập “Sổ theo dõi yêu cầu Hủy lệnh chuyển Có gửi đi”
Khi nhận được Lệnh chuyển Có của Ngân hàng B trả lại số tiền thừa nói trên, Ngân hàng A hạch toán:
Ghi xuất “Sổ theo dõi Yêu cầu hủy Lệnh chuyển Có gửi đi” và
Nợ TK Chuyển tiền đến năm nay Số tiền Ngân hàng B đó
Có TK Các khoản phải thu thu hồi và chuyên trả
(tiểu khoản cá nhân gây ra sai sót)
Trường hợp Ngân hàng B từ chối Yêu cầu Hủy lệnh chuyển Có đối với số tiền bị sai thừa trên, do không thu hồi được tiền từ khách hàng thì Ngân hàng A phải lập Hội đồng xử lý theo quy định hiện hành để xác định trách nhiệm và mức bồi hoàn của cá nhân gây ra sai sót.
- Đối với Lệnh chuyển Nợ bị sai thừa:
Căn cứ Biên bản lập Lệnh Hủy lệnh chuyển Nợ để hủy số tiền đó chuyển thừa, hạch toán
Nợ TK thích hợp: (một trong các tài khoản sau đây) + Các khoản chờ thanh toán khác (nếu chưa trả cho khách hàng) + Tiền gửi của khách hàng (nếu đó trả cho khách hàng) + Các khoản phải thu (nếu đó trả tiền và tài khoản tiền gửi của khách hàng không còn đủ số dư để thu hồi) + TK nội bộ (nếu là chuyển Nợ của nội bộ NHNN) Có TK Chuyển tiền đi năm nay. | Số tiền đó chuyển thừa trên Lệnh chuyển Nợ |
Trường hợp đó trả tiền cho khách hàng nhưng tài khoản của khách hàng không đủ số dư để thực hiện Lệnh Hủy lệnh chuyển nợ đối với số tiền chuyển thừa thì Ngân hàng A hạch toán vào tài khoản các khoản phải thu (tiểu khoản người gây ra sai sót) sau đó phải tìm mọi biện pháp để đòi lại tiền, nếu không đòi được phải quy trách nhiệm bồi hoàn theo chế độ quy định.
c/ Trường hợp sai ngược vế:
Ngân hàng A phải lập Biên bản đồng thời lập Lệnh Hủy lệnh chuyển Nợ (đối với Lệnh chuyển Có bị sai ngược vế) hoặc Yêu cầu Hủy lệnh chuyển Có (đối với Lệnh chuyển Nợ bị sai ngược vế) để hủy toàn bộ Lệnh chuyển tiền bị sai ngược vế sau đó lập Lệnh chuyển tiền đúng gửi Ngân hàng B.
- Điều chỉnh Lệnh chuyển Có bị sai ngược vế:
+ Đáng lẽ chuyển: Nợ TK thích hợp
Có TK chuyển tiền đi năm nay
+ Nhưng đó chuyển: Nợ TK chuyển đi năm nay
Có TK thích hợp
+ Nay phải điều chỉnh bằng cách: lập Lệnh Hủy lệnh chuyển Nợ gửi Ngân hàng B và hạch toán:
Nợ TK thích hợp Toàn bộ số tiền đó
Có TK chuyển tiền đi năm nay chuyển sai
+ Sau đó lập Lệnh chuyển Có đúng gửi đi.
- Điều chỉnh Lệnh chuyển Nợ bị sai ngược vế:
+ Đáng lẽ chuyển: Nợ TK chuyển đi năm nay
Có TK thích hợp
+ Nhưng đó chuyển: Nợ TK thích hợp
Có TK chuyển tiền đi năm nay
+ Nay phải sửa lại là: lập Yêu cầu Hủy lệnh chuyển Có gửi Ngân hàng B và lập phiếu chuyển khoản, hạch toán::
Nợ TK Các khoản thu Toàn bộ số tiền đó chuyển sai
(tiểu khoản cá nhân gây ra sai sót)
Có TK thích hợp
+ Sau đó lập Lệnh chuyển Nợ đúng gửi đi.
+ Khi nhận được Lệnh chuyển Có của Ngân hàng B chuyển trả lại số tiền chuyển sai, Ngân hàng A hạch toán vào tài khoản các khoản phải thu để tất toán số tiền chuyển sai.
3/ Đối với một số sai sót khác như sai tên, số hiệu tài khoản của người nhận Lệnh chuyển tiền, sai ký hiệu chứng từ, ký hiệu nội dung nghiệp vụ v.v... (sai sót không thuộc các yếu tố kiểm soát, đối chiếu). Khi nhận được tra soát của Ngân hàng B, Ngân hàng A phải trả lời tra soát ngay.