Điều 7: Cán bộ, công chức và nhân viên làm công tác công văn giấy tờ và cán bộ, công chức nhân viên làm công tác chuyên môn khác khi làm công việc liên quan đến công văn, giấy tờ chỉ được giữ hồ sơ, tài liệu về những việc đã giải quyết xong trong thời gian nhiều nhất là một năm, kể từ ngày việc đó kết thúc; sau thời hạn một năm phảI đem nộp các hồ sơ, tài liệu đó cho bộ phận lưu trữ của cơ quan.
Mỗi cơ quan chỉ được giữ hồ sơ, tài liệu về công việc giảI quyết xong trong thờI hạn là 10 năm kể từ ngày hồ sơ công việc được nộp vào bộ phận lưu trữ của cơ quan; sau 10 năm phảI đem những hồ sơ, tài liệu đó vào kho lưu trữ Tỉnh, huyện, Thị; kho lưu trữ của Trung tâm lưu trữ Tỉnh có trách nhiệm tiếp nhân hồ sơ, tài liệu thuộc các cơ quan, đơn vị cấp Tỉnh theo quy định Nhà nước; kho lưu trữ huyện, Thị tiếp nhận hồ sơ tài liệu các cơ quan, đơn vị do huyện, Thị quản lý.
Trong trường hợp cần thiết cơ quan, đơn vị nào muốn giữ lại hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã đến hạn nộp lưu, vào kho lưu trữ Tỉnh, huyện, Thị thì phải có văn bản báo cáo thuyết trình do Chủ tịch UBND Tỉnh, huyện, Thị và cơ quan lưu trữ cùng cấp và được đồng ý, phải có thời gian cụ thể, không được giữ quá lâu. ĐốI với lưu trữ hiện hành (lưu trữ cơ quan) thì báo cáo thủ trưởng cơ quan, đơn vị mình và được sự thống nhất.