Điều 17. Các kho lưu trữ phảI bảo đảm đủ sổ sách thống kê và công cụ tra tìm sau:
- Sổ sách tài liệu (Phụ lục số 3): Tất cả tài liệu nhập vài kho lưu trữ đều đăng ký vào sổ nhập tài liệu lưu trữ.
Việc thống kê vào sổ sách tài liệu lưu trữ phảI tuân thủ những quy định sau:
+ Tài liệu nhập vào phảI được đăng ký kịp thời theo mẫu sổ đã quy định.
+ Chỉ ghi vào sổ nhập những tài liệu được nhập sau khi lập sổ.
+ Số liệu và tình trạng ghi vào sổ nhập phảI được kiểm tra trên thực tế.
- Sổ đăng ký vào phông lưu trữ (Phụ lục 4): Dùng để thống kê số phông và đánh số cho các phông có trong phòng, kho lưu trữ nhằm phục vụ việc quản lý bảo vệ và tra tìm được nhanh chóng.
- Mục lục hồ sơ (Phụ lục 5-6): Để thống kê từng đơn vị bảo quản, nắm được số liệu và cố định vị trí các hồ sơ, đơn vị bảo quản nhằm phục vụ cho việc tra tìm tài liệu.
- Thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ (Phụ lục 7).