Mẫu HƯỚNG DẪN GHI CHÉP BÁO CÁO THỐNG KÊ CƠ SỞ BIỂU SỐ 01/CS, 02/CS (Mẫu số 02/CS - Quyết định 13/2005/QĐ-BNV của Bộ Nội vụ)

Căn cứ: Quyết định 13/2005/QĐ-BNV Bộ Nội vụ Ban hành 06/01/2005 Cập nhật 02/10/2026

Xem trong văn bản gốc

Văn bản ban hành mẫu này đã hết hiệu lực — được thay bằng Thông tư 09/2013/TT-BNV. Hãy kiểm tra văn bản mới trước khi nộp.

Biểu số: 02/CS

Ban hành kèm theo
Quyết định
số 13/2005/QĐ-BNV
ngày 06 tháng 01 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ

BÁO CÁO THỐNG KÊ CƠ SỞ CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Kỳ báo cáo: Năm...............

Đơn vị báo cáo:

..........................................................................

Đơn vị nhận báo cáo

..........................................................................

Nội dung báo cáo	Đơn vị tính	Số lượng
A	B	01
I. Tổ chức, nhân sự làm công tác lưu trữ (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
1. Tên tổ chức lưu trữ (ghi đầy đủ tên tổ chức lưu trữ vào cột đơn vị tính)
2. Nhân sự làm công tác lưu trữ
- Tổng số:	Người
Trong đó: + Nữ	Người
+ Kiêm nhiệm các công tác khác	Người
- Trình độ chuyên môn - nghiệp vụ
+ Trên đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ	Người
+ Trên Đại học khác	Người
+ Đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ	Người
+ Đại học khác	Người
+ Trung cấp văn thư, lưu trữ	Người
+ Trung cấp khác	Người
+ Sơ cấp	Người
- Ngạch CCVC lưu trữ
+ Kỹ thuật viên lưu trữ	Người
+ Lưu trữ viên trung cấp	Người
+ Lưu trữ viên	Người
+ Lưu trữ viên chính	Người
+ Lưu trữ viên cao cấp	Người
- Độ tuổi
+ Dưới 25	Người
+ Từ 25 đến 35	Người
+ Từ 36 đến 45	Người
+ Từ 46 đến 55	Người
+ Trên 55	Người
II. Tài liệu lưu trữ (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
1. Tài liệu hành chính
- Tổng số phông/sưu tập tài liệu lưu trữ	Phông/sưu tập
Trong đó: Phông/sưu tập đã chỉnh lý hoàn chỉnh	Phông/sưu tập
- Tổng số mét giá tài liệu	Mét
Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh	Hồ sơ/đvbq
+ Quy ra mét giá tài liệu	Mét
2. Tài liệu khoa học, kỹ thuật
- Tổng số công trình/đề tài	Công trình/đề tài
Trong đó: Công trình/đề tài đã chỉnh lý hoàn chỉnh	Công trình/đề tài
- Tổng số mét giá trị tài liệu	Mét
Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh	Hồ sơ/đvbq
+ Quy ra mét giá tài liệu	Mét
3. Tài liệu chuyên môn
4. Tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ
- Tổng số phông/sưu tập tài liệu lưu trữ	Phông/sưu tập
Trong đó: Phông/sưu tập đã chỉnh lý hoàn chỉnh	Phông/sưu tập
- Tổng số mét giá tài liệu	Mét
Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh	Hồ sơ/đvbq
+ Quy ra mét giá tài liệu	Mét
5. Tài liệu nghe nhìn
a) Tài liệu ghi hình
- Tổng số bộ phim / đoạn phim	Bộ/đoạn
- Tổng số cuộn phim	Cuộn
- Tổng số cuộn băng Video	Cuộn
- Tổng số đĩa	Đĩa
- Quy ra giờ chiếu	Giờ
Trong đó: + Đã thống kê biên mục	Giờ
b) Tài liệu ghi âm
- Tổng số cuộn băng (gốc hoặc sao thay gốc)	Cuộn
- Tổng số đĩa	Đĩa
- Quay ra giờ nghe	Giờ
Trong đó: + Đã thống kê biên mục	Giờ
c) Tài liệu ảnh
- Tổng số phim âm bản (gốc hoặc sao thay gốc)	Chiếc
Trong đó: + Đã thống kê biên mục	Chiếc
- Tổng số ảnh (gốc hoặc sao thay gốc)	Chiếc
Trong đó: + Đã thống kê biên mục	Chiếc
6. Tài liệu điện tử
- Dữ liệu phi cấu trúc	MB
Trong đó: + Dạng văn bản	MB
+ Dạng ảnh	MB
+ Dạng ghi âm/ghi hình	MB
- Dữ liệu có cấu trúc	MB
III. Công tác thu thập, nộp lưu và loại hủy tài liệu
- Lưu trữ hiện hành
1. Tài liệu giấy
a) Tổng số mét giá tài liệu đã thu thập vào Lưu trữ cơ quan (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)	Mét
Trong đó: + Đã lập hồ sơ	Hồ sơ
+ Quy ra mét giá	Mét
b) Tổng số mét giá tài liệu đã đến hạn nhưng chưa thu thập được (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)	Mét
c) Tổng số mét giá tài liệu đã nộp lưu vào lưu trữ lịch sử (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)	Mét
Trong đó: + Đã lập hồ sơ	Hồ sơ
+ Quy ra mét giá	Mét
d) Tổng số mét giá tài liệu đã hủy (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)	Mét
2. Tài liệu nghe, nhìn
a) Tổng số tài liệu đã thu thập vào Lưu trữ cơ quan (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
- Tổng số cuộn phim	Cuộn
- Tổng số cuộn băng Video	Cuộn
- Tổng số cuộn băng ghi âm	Cuộn
- Tổng số đĩa ghi hình	Đĩa
- Tổng số đĩa ghi âm	Đĩa
- Tổng số phim âm bản	Chiếc
- Tổng số ảnh	Chiếc
b) Tổng số tài liệu đã đến hạn nhưng chưa thu thập vào (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
- Tổng số cuộn phim	Cuộn
- Tổng số cuộn băng Video	Cuộn
- Tổng số cuộn băng ghi âm	Cuộn
- Tổng số đĩa ghi hình	Đĩa
- Tổng số đĩa ghi âm	Đĩa
- Tổng số phim âm bản	Chiếc
- Tổng số ảnh	Chiếc
c) Tổng số tài liệu đã nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
- Tổng số cuộn phim	Cuộn
- Tổng số cuộn băng Video	Cuộn
- Tổng số cuộn băng ghi âm	Cuộn
- Tổng số đĩa ghi hình	Đĩa
- Tổng số đĩa ghi âm	Đĩa
- Tổng số phim âm bản	Chiếc
- Tổng số ảnh	Chiếc
d) Tổng số tài liệu đã loại hủy (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
- Tổng số cuộn phim	Cuộn
- Tổng số cuộn băng Video	Cuộn
- Tổng số cuộn băng ghi âm	Cuộn
- Tổng số đĩa ghi hình	Đĩa
- Tổng số đĩa ghi âm	Đĩa
- Tổng số phim âm bản	Chiếc
- Tổng số ảnh	Chiếc
3. Tài liệu điện tử
a) Tổng số tài liệu đã thu thập vào Lưu trữ cơ quan (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
- Dữ liệu phi cấu trúc	MB
Trong đó: + Dạng văn bản	MB
+ Dạng ảnh	MB
+ Dạng ghi âm/ghi hình	MB
- Dữ liệu có cấu trúc	MB
b) Tổng số tài liệu đã đến hạn nhưng chưa thu thập được (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
- Dữ liệu phi cấu trúc	MB
Trong đó: + Dạng văn bản	MB
+ Dạng ảnh	MB
+ Dạng ghi âm/ghi hình	MB
- Dữ liệu có cấu trúc	MB
c) Tổng số tài liệu đã nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
- Dữ liệu phi cấu trúc	MB
Trong đó: + Dạng văn bản
+ Dạng ảnh	MB
+ Dạng ghi âm/ghi hình	MB
- Dữ liệu có cấu trúc	MB
d) Tổng số tài liệu đã loại hủy (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
- Dữ liệu phi cấu trúc	MB
Trong đó: + Dạng văn bản	MB
+ Dạng ảnh	MB
+ Dạng ghi âm/ghi hình	MB
- Dữ liệu có cấu trúc	MB
- Lưu trữ lịch sử
1. Tài liệu giấy
a) Tổng số mét giá tài liệu đã thu thập vào Lưu trữ lịch sử (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)	Mét
Trong đó: + Đã lập hồ sơ	Hồ sơ
+ Quy ra mét giá	Mét
b) Tổng số mét giá tài liệu đã đến hạn nhưng chưa thu thập được (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)	Mét
c) Tổng số mét giá tài liệu đã loại hủy (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)	Mét
2. Tài liệu nghe, nhìn
a) Tổng số tài liệu đã thu thập vào Lưu trữ lịch sử (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
- Tổng số cuộn phim	Cuộn
- Tổng số cuộn băng Video	Cuộn
- Tổng số cuộn băng ghi âm	Cuộn
- Tổng số đĩa ghi hình	Đĩa
- Tổng số đĩa ghi âm	Đĩa
- Tổng số phim âm bản	Chiếc
- Tổng số ảnh	Chiếc
b) Tổng số tài liệu đã đến hạn nhưng chưa thu thập được (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
- Tổng số cuộn phim	Cuộn
- Tổng số cuộn băng Video	Cuộn
- Tổng số cuộn băng ghi âm	Cuộn
- Tổng số đĩa ghi hình	Đĩa
- Tổng số đĩa ghi âm	Đĩa
- Tổng số phim âm bản	Chiếc
- Tổng số ảnh	Chiếc
c) Tổng số tài liệu đã loại hủy (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
- Tổng số cuộn phim	Cuộn
- Tổng số cuộn băng Video	Cuộn
- Tổng số cuộn băng ghi âm	Cuộn
- Tổng số đĩa ghi hình	Đĩa
- Tổng số đĩa ghi âm	Đĩa
- Tổng số phim âm bản	Chiếc
- Tổng số ảnh	Chiếc
3. Tài liệu điện tử
a) Tổng số tài liệu thu thập vào Lưu trữ lịch sử (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
- Dữ liệu phi cấu trúc	MB
Trong đó: + Dạng văn bản	MB
+ Dạng ảnh	MB
+ Dạng ghi âm/ghi hình	MB
- Dữ liệu có cấu trúc	MB
b) Tổng số tài liệu đã đến hạn chưa thu thập được (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
- Dữ liệu phi cấu trúc	MB
Trong đó: + Dạng văn bản	MB
+ Dạng ảnh	MB
+ Dạng ghi âm/ghi hình	MB
- Dữ liệu có cấu trúc	MB
c) Tổng số tài liệu đã loại hủy (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
- Dữ liệu phi cấu trúc	MB
Trong đó: + Dạng văn bản	MB
+ Dạng ảnh	MB
+ Dạng ghi âm/ghi hình	MB
- Dữ liệu có cấu trúc	MB
IV. Công tác sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Công tác phòng đọc (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
- Tổng số lượt người khai thác sử dụng tài liệu	Lượt người
- Tổng số tài liệu đưa ra phục vụ khai thác sử dụng:
+ Hồ sơ/đvbq	Hồ sơ/đvbq
+ Văn bản	Văn bản
- Tổng số tài liệu được sao chụp	Trang
- Cấp chứng thực Lưu trữ	Văn bản
- Tổng số yêu cầu của độc giả trong năm	Yêu cầu
Trong đó: Yêu cầu của độc giả được trả lời	Yêu cầu
2. Công bố, trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
- Công bố, giới thiệu	Bài viết
- Trưng bày, triển lãm	Lần
3. Công cụ tra cứu ( tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
- Tổng số phông/sưu tập tài liệu có mục lục hồ sơ	Phông/sưu tập
- Tổng số công trình /đề tài có mục lục hồ sơ	Công trình /đề tài
- Tổng số giờ tài liệu nghe, nhìn có thống kê biên mục	Giờ
- Tổng số phim âm bản có thống kê biên mục	Chiếc
- Tổng số ảnh có thống kê biên mục	Chiếc
- Mục lục chuyên đề	X
- Sách chỉ dẫn phông lưu trữ	X
- Thẻ tra tìm	Phiếu
- CSDL phông	Phông
- CSDL hồ sơ	Hồ sơ
- CSDL văn bản	Văn bản
- CSDL tài liệu nghe, nhìn	Bài phát biểu/ảnh/phim âm bản/bộ phim
- CSDL khác
V. Nghiên cứu khoa học (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
- Tổng số đề tài NCKH đã nghiệm thu	Đề tài
Trong đó: + Cấp Nhà nước	Đề tài
+ Cấp Bộ/ngành	Đề tài
+ Cấp cơ sở	Đề tài
- Tổng số đề tài NCKH nghiệm thu đã đưa vào ứng dụng	Đề tài
Trong đó: + Cấp Nhà nước	Đề tài
+ Cấp Bộ/ngành	Đề tài
+ Cấp cơ sở	Đề tài
VI. Kho bảo quản tài liệu, trang thiết bị dùng cho lưu trữ (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
1. Kho bảo quản tài liệu
- Diện tích kho chuyên dụng	m²
- Diện tích kho không chuyên dụng	m²
- Diện tích kho tạm	m²
2. Giá bảo quản tài liệu
- Chiều dài giá/tủ bảo quản tài liệu	Mét
Trong đó: + Giá cố định	Mét
+ Giá di động	Mét
3. Trang thiết bị
- Hệ thống báo đột nhập tự động	X
- Hệ thống báo cháy tự động	X
- Hệ thống điều hòa trung tâm	X
- Máy điều hòa không khí	Chiếc
- Máy vi tính	Chiếc
- Máy photocopy	Chiếc
- Máy hút ẩm	Chiếc
- Máy hút bụi	Chiếc
- Quạt thông gió	Chiếc
- Bình chữa cháy	Chiếc