Mẫu số 02/CS - Quyết định 13/2005/QĐ-BNV của Bộ Nội vụ

BIỂU SỐ 02/CS

1. Tổ chức, nhân sự làm công tác lưu trữ

1.1. Tổ chức: Ghi tên tổ chức Lưu trữ cơ quan theo Quyết định thành lập mới nhất vào cột "Đơn vị tính". Trường hợp thành lập Trung tâm Thông tin - Lưu trữ phải ghi đầy đủ tên "Trung tâm Thông tin - Lưu trữ".

1.2. Nhân sự làm công tác lưu trữ: Bao gồm người làm chuyên trách công tác lưu trữ và người làm công tác lưu trữ kiêm nhiệm công tác khác (Trừ kiêm nhiệm công tác văn thư, nếu đã tính ở mục văn thư). Đối với Trung tâm Thông tin - Lưu trữ, chỉ tính người làm công tác lưu trữ.

2. Tài liệu lưu trữ

2.1. Tài liệu hành chính; tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ: Đơn vị tính bao gồm: Phông/Sưu tập, Hồ sơ/đvbq, Mét giá tài liệu.

- Phông/Sưu tập: Chỉ tiêu này bao gồm tổng số phông (hoặc sưu tập tài liệu) hiện đang được bảo quản trong kho lưu trữ. Trường hợp trong kho lưu trữ không có sưu tập tài liệu lưu trữ thì gạch từ "Sưu tập".

- Hồ sơ/đvbq: Là tổng số hồ sơ (hoặc đvbq) được chỉnh lý hoàn chỉnh và đã đăng ký trong Mục lục hồ sơ. Trường hợp kho lưu trữ không lập thành đvbq mà chỉ lập đến hồ sơ thì gạch từ "đvbq" chỉ để lại đơn vị tính là "hồ sơ" và ngược lại.

- Mét giá tài liệu: Tính theo đơn vị đo chiều dài (mét), cán bộ lưu trữ tiến hành đo trực tiếp trên từng ngăn giá (hoặc ngăn tủ) có xếp tài liệu.

2.2. Tài liệu khoa học, kỹ thuật: Đơn vị tính bao gồm: Công trình/đề tài, Hồ sơ/đvbq, Mét giá tài liệu.

- Công trình/đề tài: Bao gồm các công trình khảo sát, thiết kế trong lĩnh vực XDCB, chế tạo sản phẩm công nghiệp và dây chuyền công nghệ..., các đề tài nghiên cứu khoa học, ứng dụng triển khai công nghệ...

- Hồ sơ/đvbq, Mét giá tài liệu: Cách tính như tài liệu hành chính.

2.3. Tài liệu chuyên môn: Báo cáo số liệu theo đơn vị tính thích hợp, tùy theo đặc thù tài liệu chuyên môn của từng ngành.

2.4. Tài liệu điện tử: Bao gồm:

- Dữ liệu phi cấu trúc:

+ Dạng văn bản: Là dạng tài liệu lưu trữ được số hóa bằng cách đánh máy từ tài liệu gốc hoặc quét, chụp vào dưới dạng ảnh sau đó sử dụng các chương trình nhận dạng chuyển sang dạng văn bản, được lưu trữ dưới dạng các tệp (files) văn bản.

+ Dạng ảnh: Là dạng tài liệu lưu trữ được số hóa bằng các thiết bị quét (Scanner, thiết bị chụp (camera) và được lưu trữ trong máy dưới dạng các tệp ảnh.

+ Dạng ghi âm, ghi hình: Là dạng tài liệu lưu trữ được số hóa bằng các thiết bị ghi âm, ghi hình và được lưu trữ dưới dạng các tệp âm thanh, tệp ảnh động.

- Dữ liệu có cấu trúc: Là dạng tài liệu lưu trữ được số hóa bằng bất kỳ hình thức nào và được lưu trữ bởi các hệ quản trị cơ sở dữ liệu.

- Đơn vị tính: MB (megabyte) là đơn vị tính dung lượng thông tin dạng số.

3. Công tác thu thập, nộp lưu và loại hủy tài liệu

- Lưu trữ hiện hành: Là bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ các đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức.

- Lưu trữ lịch sử: Là cơ quan lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản lâu dài và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ lưu trữ hiện hành và các nguồn tài liệu khác.

3.1. Đối với Lưu trữ hiện hành:

a) Tổng số tài liệu thu thập vào Lưu trữ cơ quan: Bao gồm tài liệu bằng giấy; tài liệu nghe, nhìn; tài liệu điện tử... mà Lưu trữ cơ quan tiến hành thu thập theo kế hoạch hàng năm hoặc đột xuất (trường hợp giải thể, sáp nhập) từ các tổ chức, đơn vị thuộc quyền quản lý về kho Lưu trữ cơ quan. Đơn vị tính gồm: Mét giá tài liệu, Hồ sơ (đối với tài liệu bằng giấy), cuộn, đĩa, chiếc... (đối với tài liệu nghe, nhìn), MB đối với tài liệu điện tử.

- Mét giá tài liệu: Tính theo đơn vị đo chiều dài (mét). Căn cứ vào Biên bản bàn giao tài liệu, Sổ nhập tài liệu và đo trực tiếp trên từng ngăn giá, ngăn tủ có xếp tài liệu để tính số mét tài liệu đã thu thập vào Lưu trữ cơ quan.

- Hồ sơ: Bao gồm tổng số hồ sơ đã được lập trong tổng số mét tài liệu đã thu thập vào Lưu trữ cơ quan, sau đó quy ra mét giá tài liệu.

- MB (megabyte) là đơn vị tính dung lượng thông tin dạng số.

b) Tổng số tài liệu đã đến hạn nhưng chưa thu thập được: Là những tài liệu sau khi kết thúc công việc đã đến hạn nộp vào Lưu trữ cơ quan, nhưng còn để tại phòng làm việc của các phòng, ban và cán bộ lãnh đạo.

c) Nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử: Chỉ tiêu này áp dụng đối với những cơ quan có thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử theo quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Đơn vị tính và cách tính giống như tài liệu thu thập vào Lưu trữ cơ quan.

d) Tổng số tài liệu đã loại hủy: Là tổng số tài liệu loại ra, đã được đưa đi tiêu hủy sau khi làm đầy đủ thủ tục và có ý kiến của Hội đồng xác định giá trị tài liệu.

3.2. Đối với Lưu trữ lịch sử:

a) Tổng số tài liệu đã thu thập vào Lưu trữ lịch sử: Bao gồm tài liệu bằng giấy; tài liệu nghe, nhìn; tài liệu điện tử... mà Lưu trữ lịch sử tiến hành thu thập theo kế hoạch thu thập hàng năm hoặc đột xuất (trường hợp giải thể, sáp nhập), từ các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu về kho Lưu trữ lịch sử theo quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Đơn vị tính và các tính giống như tài liệu thu thập vào Lưu trữ cơ quan.

b) Tổng số tài liệu đã đến hạn nhưng chưa thu thập được: Là những tài liệu đã đến hạn phải thu thập, nhưng còn để tại các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử.

c) Tổng số tài liệu đã loại hủy: Là tổng số tài liệu loại ra sau các đợt chỉnh lý, đã được đưa đi tiêu hủy sau khi làm đầy đủ thủ tục và có ý kiến của Hội đồng xác định giá trị tài liệu.

4. Công tác sử dụng tài liệu lưu trữ

4.1. Công tác phòng đọc:

- Lượt người sử dụng tài liệu: Cách tính lượt người sử dụng tài liệu như sau: Mỗi một người đến nghiên cứu tài liệu trong ngày được tính 01 lượt. Trong trường hợp, người đến nghiên cứu nhưng không có tài liệu, số lượt người được tính là 0.

- Tổng số tài liệu được sao chụp: Là Tổng số trang tài liệu được cơ quan lưu trữ sao chụp, phục vụ công tác khai thác sử dụng tài liệu của độc giả, nhằm hạn chế hư hại của tài liệu gốc.

- Tổng số yêu cầu của độc giả: Bao gồm: Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu tại Phòng đọc, công văn, thư, điện thoại, FAX... của độc giả gửi đến yêu cầu sử dụng, cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ.

4.2. Công bố, trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ

- Bài viết giới thiệu, công bố: Bao gồm các bài viết giới thiệu, công bố tài liệu lưu trữ trên sách, báo, tạp chí và trên các phương tiện thông tin đại chúng khác.

- Trưng bày, triển lãm: Bao gồm các cuộc trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ. Mỗi cuộc trưng bày, triển lãm được tính 01 lần.

4.3. Công cụ tra cứu:

- Tổng số phông/sưu tập tài liệu, công trình/đề tài có mục lục hồ sơ: Bao gồm những phông (hoặc sưu tập) tài liệu lưu trữ, công trình (hoặc đề tài) nghiên cứu khoa học đã có mục lục hồ sơ. Không tính những phông/sưu tập, công trình /đề tài chưa có mục lục hồ sơ hoặc đã có nhưng chưa đầy đủ.

- Tổng số giờ tài liệu nghe, nhìn có thống kê biên mục: Chỉ tính số giờ tài liệu nghe, nhìn đã được thống kê biên mục.

- Cách điền số liệu đối với công cụ tra cứu là "Mục lục chuyên đề", "Sách chỉ dẫn phông lưu trữ" như sau: Điền dấu "X" vào cột số lượng ở mục tương ứng.

- Cách điền số liệu đối với đơn vị tính là "CSDL" như sau:

+ CSDL phông: Bao gồm tổng số phông lưu trữ được quản lý bằng máy.

+ CSDL hồ sơ: Bao gồm tổng số hồ sơ lưu trữ được quản lý bằng máy.

+ CSDL văn bản: Bao gồm tổng số văn bản lưu trữ được quản lý bằng máy.

+ CSDL tài liệu nghe, nhìn: Bao gồm tổng số bài phát biểu, ảnh, phim âm bản, bộ phim... được quản lý bằng máy.

5. Nghiên cứu khoa học

Chỉ tính các đề tài NCKH đã nghiệm thu và những đề tài đã nghiệm thu đưa vào ứng dụng phục vụ cho công tác quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ.

6. Kho bảo quản tài liệu, trang thiết bị dùng cho lưu trữ

6.1. Kho bảo quản tài liệu:

- Diện tích kho chuyên dụng: Là diện tích m² sàn được xây dựng dùng để chứa và bảo quản tài liệu lưu trữ theo quy định và thông số kỹ thuật của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành.

- Diện tích kho không chuyên dụng: Là diện tích m² sàn được bố trí hoặc xây dựng để chứa và bảo quản tài liệu lưu trữ, nhưng không theo quy định và thông số kỹ thuật của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

- Diện tích kho tạm: Bao gồm diện tích m² nhà cấp 4, diện tích tận dụng hành lang, cầu thang... dùng để bảo quản tài liệu.

6.2. Chiều dài giá, tủ bảo quản tài liệu: Là dung lượng dùng để xếp tài liệu của kho lưu trữ, tính theo đơn vị đo chiều dài (mét), đo theo từng ngăn giá, ngăn tủ đã xếp tài liệu và chưa xếp tài liệu.

6.3. Trang thiết bị: Chỉ tính trang thiết bị dùng cho lưu trữ. Đơn vị tính là "chiếc". Riêng đối với "Hệ thống báo đột nhập tự động", "Hệ thống báo cháy tự động", "Hệ thống điều hòa trung tâm", cách điền số liệu như sau: Điền dấu "X" vào cột "Số lượng" ở mục tương ứng.