Mẫu số 02/TH - Quyết định 14/2005/QĐ-BNV của Bộ Nội vụ

BIỂU SỐ 02/TH

1. Tổ chức, nhân sự làm công tác lưu trữ

1.1. Tổ chức

- Tổng số Trung tâm lưu trữ, Trung tâm Thông tin - Lưu trữ: Chỉ tiêu này áp dụng đối với UBND tỉnh và một số Bộ thành lập Trung tâm Lưu trữ hoặc Trung tâm Thông tin - Lưu trữ, chỉ tiêu này được tổng hợp mục "Tên tổ chức lưu trữ" tại biểu số 02/CS . Cách tính như sau: Mỗi tên Trung tâm ở cột "Đơn vị tính" được tính là 01 vào các mục tương ứng.

- Tổng số Phòng, Tổ, Bộ phận lưu trữ

Bao gồm: Tổng số Phòng, Tổ, Bộ phận lưu trữ được thành lập của các cơ quan, đơn vị thuộc quyền quản lý. Chỉ tiêu này được tổng hợp từ mục "Tên tổ chức lưu trữ" tại biểu số 02/CS. Cách tính như sau: Mỗi tên Phòng, Tổ, Bộ phận ở "Đơn vị tính" được tính là 01 vào các mục tương ứng.

1.2 Nhân sự làm công tác lưu trữ

Bao gồm: Tổng số người làm chuyên trách công tác lưu trữ và người làm công tác lưu trữ kiêm nhiệm công tác khác tại cơ quan, đơn vị đã báo cáo tại biểu số 02/CS. (Trừ những người kiêm nhiệm công tác văn thư, nếu đã tính ở mục người làm công tác văn thư).

2. Tài liệu lưu trữ

2.1. Tài liệu hành chính; khoa học - kỹ thuật; tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ; tài liệu nghe, nhìn; tài liệu điện tử; Tổng hợp số liệu từ báo cáo của các cơ quan, đơn vị tại biểu số 02/CS.

2.2. Tài liệu chuyên môn: Tổng hợp theo báo cáo thực tế về số lượng và đơn vị tính của các cơ quan, đơn vị đã báo cáo tại biểu số 02/CS.

3. Công tác sử dụng tài liệu lưu trữ

3.1. Công cụ tra cứu

- Tổng số cơ quan, đơn vị có mục lục chuyên đề: Tổng hợp từ mục "Mục lục chuyên đề" tại biểu 02/CS, mỗi dấu "X" ở cột "Số lượng" được tính là 01.

- Tổng số cơ quan, đơn vị có sách chỉ dẫn phông lưu trữ: Tổng hợp từ mục "Sách chỉ dẫn phông lưu trữ" tại biểu số 02/CS, mỗi dấu "X" ở cột số lượng được tính là 01.

- Cách tổng hợp chỉ tiêu "CSDL" như sau:

+ CSDL phông: Bao gồm tổng số phông lưu trữ được quản lý bằng máy của các cơ quan, đơn vị đã báo cáo tại biểu số 02/CS.

+ CSDL hồ sơ: Bao gồm tổng số hồ sơ lưu trữ được quản lý bằng máy của các cơ quan, đơn vị đã báo cáo tại biểu số 02/CS.

+ CSDL văn bản: Bao gồm tổng số văn bản lưu trữ được quản lý bằng máy của các cơ quan, đơn vị đã báo cáo tại biểu số 02/CS.

+ CSDL tài liệu nghe, nhìn: Bao gồm tổng số bài phát biểu, ảnh, phim âm bản, bộ phim... được quản lý bằng máy của các cơ quan, đơn vị đã báo cáo tại biểu số 02/CS.

4. Kho bảo quản tài liệu, trang thiết bị dùng cho lưu trữ

- Trang thiết bị: Chỉ tiêu "Hệ thống báo đột nhập tự động", "Hệ thống báo cháy tự động", "Hệ thống điều hòa trung tâm" được tính như sau: Mỗi dấu "X" ở cột "Số lượng" tại biểu số 02/CS được tính là 01 vào các mục tương ứng.