Điều 9. Số hóa hồ sơ, tài liệu
1. Số hóa hồ sơ, tài liệu giấy hoặc tương tự sang tài liệu điện tử được thực hiện theo cấu trúc dữ liệu, chuẩn dữ liệu, chuẩn dữ liệu dùng chung, có xác thực dữ liệu và đáp ứng các quy định về chuyển đổi hình thức, xác thực dữ liệu. Trường hợp pháp luật quy định tài liệu được chuyển đổi phải có chữ ký số của cơ quan, tổ chức thực hiện chuyển đổi thì phải thực hiện ký số theo quy định của pháp luật.
2. Hồ sơ, tài liệu sau khi số hóa phải đảm bảo phản ánh đầy đủ, chính xác nội dung của hồ sơ, tài liệu gốc được số hóa; có khả năng khai thác, sử dụng, chia sẻ; có thông tin về thời điểm số hóa, người thực hiện và nguồn gốc tài liệu; đảm bảo tính toàn vẹn và khả năng kiểm tra, đối chiếu.
3. Người có thẩm quyền, người thực hiện số hóa hồ sơ, tài liệu chịu trách nhiệm về tính đầy đủ, chính xác, toàn vẹn của dữ liệu điện tử được tạo lập so với hồ sơ, tài liệu gốc.
4. Hồ sơ, tài liệu gốc được lập trước thời điểm liên ngành triển khai thống nhất việc ký số, số hóa hồ sơ, việc số hóa được thực hiện theo quy định tại Điều này và lộ trình cụ thể do cơ quan có thẩm quyền quyết định.
5. Hồ sơ, tài liệu gốc sau khi số hóa được quản lý, lưu trữ, bảo quản theo quy định của pháp luật về lưu trữ.