Điều 10. Gửi, nhận hồ sơ điện tử, văn bản điện tử
1. Việc gửi, nhận hồ sơ điện tử, văn bản điện tử giữa các cơ quan được thực hiện trên phần mềm chuyên dụng và qua nền tảng kết nối, chia sẻ dữ liệu theo quy định của pháp luật.
2. Hồ sơ điện tử, văn bản điện tử được gửi, nhận hợp lệ khi hệ thống thông tin hoặc nền tảng kết nối, chia sẻ dữ liệu ghi nhận trạng thái gửi thành công và cơ quan tiếp nhận đã nhận được đầy đủ dữ liệu. Thời điểm hệ thống ghi nhận việc tiếp nhận thành công được xác định là thời điểm nhận hồ sơ điện tử, văn bản điện tử để thực hiện các trình tự, thủ tục tiếp theo theo quy định của pháp luật. Cơ quan tiếp nhận văn bản điện tử quản lý, sử dụng theo đúng mục đích, thẩm quyền và quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, lưu trữ và bảo vệ bí mật nhà nước.
3. Trường hợp hồ sơ điện tử, văn bản điện tử không đầy đủ, không đảm bảo tính toàn vẹn, không đọc được hoặc phát hiện dữ liệu không thống nhất giữa hồ sơ, văn bản gửi và dữ liệu trên hệ thống thì cơ quan tiếp nhận phải thông báo ngay trên phần mềm chuyên dụng và bằng văn bản điện tử cho cơ quan gửi để phối hợp xử lý.
4. Hệ thống thông tin phải ghi nhận đầy đủ nhật ký đối với hoạt động gửi, nhận, truy cập, khai thác và xử lý hồ sơ điện tử, văn bản điện tử. Trường hợp cần thiết có thể lập biên bản điện tử để phục vụ công tác quản lý, kiểm tra, giám sát và truy xuất thông tin.
5. Việc gửi, nhận hồ sơ, tài liệu bằng bản giấy chỉ thực hiện trong các trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 7 Thông tư liên tịch này. Khi điều kiện thực hiện việc gửi, nhận điện tử được đảm bảo, cơ quan có trách nhiệm cập nhật, đồng bộ hồ sơ, tài liệu, dữ liệu điện tử vào hệ thống thông tin theo quy định.