Điều 3. Nguyên tắc thực hiện
1. Hồ sơ điện tử phải đảm bảo tính đầy đủ, chính xác, toàn vẹn, xác thực, bảo mật, đảm bảo tính chống chối bỏ, được gắn mã hồ sơ điện tử có khả năng truy vết, kiểm tra, đối chiếu trong suốt quá trình quản lý, sử dụng, lưu trữ và đáp ứng yêu cầu thanh tra, kiểm tra, kiểm sát.
2. Hồ sơ điện tử, dữ liệu điện tử phải đảm bảo dễ truy cập, tra cứu, khai thác và sử dụng. Việc khai thác, sử dụng dữ liệu điện tử phải đúng mục đích, phạm vi, thẩm quyền. Ưu tiên khai thác, sử dụng dữ liệu điện tử đã có trong cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành và các hệ thống thông tin đã được kết nối, chia sẻ theo quy định; không yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp lại thông tin, dữ liệu đã có, trừ trường hợp dữ liệu sai lệch hoặc pháp luật có quy định khác. Cơ quan tạo lập dữ liệu chịu trách nhiệm về tính đầy đủ, chính xác, hợp pháp của dữ liệu do mình tạo lập; cơ quan khai thác, sử dụng dữ liệu chịu trách nhiệm về việc khai thác, sử dụng dữ liệu đúng mục đích, phạm vi và thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
3. Việc kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan phải đảm bảo thống nhất về định dạng, tiêu chuẩn dữ liệu, giao thức kết nối, chính xác, toàn vẹn, an ninh mạng, an toàn thông tin, bảo vệ bí mật nhà nước, bảo vệ dữ liệu cá nhân, không làm ảnh hưởng đến tính độc lập trong hoạt động của các cơ quan theo quy định của pháp luật và Thông tư liên tịch này. Trường hợp phát hiện dữ liệu không thống nhất giữa các hệ thống thông tin thì cơ quan tạo lập dữ liệu chủ trì phối hợp với các cơ quan có liên quan kiểm tra, xác minh, cập nhật và đồng bộ dữ liệu theo quy định.
4. Việc lưu trữ dữ liệu điện tử trong hệ thống thông tin, kết nối và chia sẻ dữ liệu điện tử phải đảm bảo đúng quy định của pháp luật.
5. Việc triển khai số hóa hồ sơ, ký số, kết nối, chia sẻ dữ liệu phải thực hiện theo tiêu chuẩn, quy chuẩn, quy trình nghiệp vụ; phù hợp với điều kiện hạ tầng kỹ thuật, lộ trình chuyển đổi số, khả năng đảm bảo an toàn thông tin của từng cơ quan, đơn vị và không làm gián đoạn hoạt động nghiệp vụ. Việc lưu trữ hồ sơ giấy sau khi số hóa thực hiện theo quy định của pháp luật.