Điều 8. Lập hồ sơ điện tử
1. Hồ sơ điện tử được lập ngay từ khi phát sinh căn cứ theo quy định của pháp luật trong hoạt động thi hành tạm giữ, tạm giam, cấm đi khỏi nơi cư trú; thi hành án hình sự tại cộng đồng; tái hòa nhập cộng đồng; hỗ trợ tư pháp; quản lý kho vật chứng và tài liệu, đồ vật. Hồ sơ điện tử được lập trên phần mềm chuyên dụng hoặc hệ thống thông tin theo quy định của pháp luật; được cấp mã định danh duy nhất để quản lý trong suốt quá trình xử lý, khai thác, lưu trữ và chia sẻ.
2. Hồ sơ điện tử bao gồm:
a) Văn bản điện tử được tạo lập trong quá trình thi hành tạm giữ, tạm giam và cấm đi khỏi nơi cư trú; thi hành án hình sự tại cộng đồng; tái hòa nhập cộng đồng; hỗ trợ tư pháp; quản lý kho vật chứng và tài liệu, đồ vật;
b) Tài liệu được số hóa từ hồ sơ giấy;
c) Thông tin, dữ liệu được khai thác, cập nhật từ cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành và các hệ thống thông tin được kết nối, chia sẻ theo quy định của pháp luật.
3. Hồ sơ điện tử phải có danh mục tài liệu điện tử và cập nhật lịch sử (log) phản ánh đầy đủ quá trình hình thành, xử lý, cập nhật và lưu trữ hồ sơ. Danh mục tài liệu điện tử phải được xác nhận bằng chữ ký số hoặc hình thức xác nhận điện tử khác khi kết thúc từng giai đoạn thi hành hoặc khi chuyển giao hồ sơ giữa các cơ quan.
4. Hồ sơ điện tử, văn bản điện tử được lập, ký số hoặc được xác nhận bằng hình thức hợp lệ khác có giá trị pháp lý theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và được sử dụng trong hoạt động quản lý, điều hành, trao đổi thông tin, giải quyết công việc, thanh tra, kiểm tra và các hoạt động khác theo quy định của pháp luật.
5. Trường hợp hệ thống thông tin hoặc hạ tầng kỹ thuật gặp sự cố, mất kết nối hoặc không thể khai thác thì đơn vị được thực hiện nghiệp vụ bằng hồ sơ giấy; ngay sau khi hệ thống hoạt động trở lại phải cập nhật đầy đủ vào hồ sơ điện tử.