Điều 11. Quản lý, cập nhật và khai thác hồ sơ điện tử
1. Hồ sơ điện tử được quản lý tập trung, thống nhất trên phần mềm chuyên dụng hoặc cơ sở dữ liệu chuyên ngành theo phân cấp quản lý của từng cơ quan.
2. Cơ quan lập hồ sơ điện tử có trách nhiệm số hóa (nếu là tài liệu giấy), cập nhật đầy đủ, kịp thời tài liệu, dữ liệu phát sinh vào hồ sơ điện tử; chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu do mình tạo lập.
3. Việc khai thác, sử dụng hồ sơ điện tử phải đúng phạm vi, thẩm quyền; cơ quan có thẩm quyền thiết lập tài khoản, phân quyền và cơ chế kiểm soát truy cập để đảm bảo việc khai thác, sử dụng được thực hiện đúng quy định của pháp luật.
4. Việc sửa đổi, bổ sung hoặc xóa dữ liệu trong hồ sơ điện tử chỉ được thực hiện bởi người có thẩm quyền, có căn cứ và phải được phê duyệt theo quy định, được ghi nhận trên hệ thống và nhật ký hệ thống, đảm bảo khả năng truy vết phục vụ kiểm tra, giám sát và truy xuất khi cần thiết.
5. Nghiêm cấm việc tự ý sửa đổi, xóa hoặc hủy dữ liệu trong hồ sơ điện tử trái quy định của pháp luật.