Điều 22. Chế độ họp, hội nghị
1. Căn cứ chức năng, nhiệm vụ được phân công, các cơ quan, đơn vị chuẩn bị nội dung, tài liệu để Thủ trưởng Bộ dự các cuộc họp, hội nghị của Chính phủ, Thường trực Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Phó Thủ tướng Chính phủ theo Quy chế làm việc của Chính phủ.
a) Trường hợp nội dung chuẩn bị báo cáo liên quan đến chức năng cơ quan, đơn vị nào, cơ quan, đơn vị đó chuẩn bị nội dung, tài liệu bảo đảm chất lượng gửi về Văn phòng Bộ Quốc phòng trước ngày họp ít nhất 02 ngày làm việc để báo cáo Thủ trưởng Bộ; Văn phòng Bộ Quốc phòng đôn đốc, rà soát, hoàn chỉnh văn bản báo cáo Thủ trưởng Bộ trước ngày họp 01 ngày làm việc. Trường hợp họp gấp, đột xuất, thực hiện theo yêu cầu của Thủ trưởng Bộ;
b) Trường hợp nội dung chuẩn bị báo cáo liên quan đến chức năng nhiều cơ quan, đơn vị, thì Văn phòng Bộ Quốc phòng chuyển văn bản đến các cơ quan chức năng liên quan của Bộ để nghiên cứu và chuẩn bị nội dung báo cáo. Văn phòng Bộ Quốc phòng tổng hợp thành tài liệu chung phục vụ cuộc họp;
c) Trường hợp được Thủ tướng Chính phủ ủy quyền Bộ Quốc phòng chủ trì cuộc họp để xử lý công việc có liên quan, thực hiện theo Quy chế làm việc của Chính phủ;
d) Trước ngày 18 hằng tháng, cơ quan, đơn vị được giao chủ trì soạn thảo đề án, dự án, văn bản trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ phối hợp với Văn phòng Bộ Quốc phòng báo cáo Thủ trưởng Bộ đề xuất nội dung đưa vào phiên họp Chính phủ thường kỳ (kèm theo hồ sơ, tài liệu liên quan);
đ) Cơ quan, đơn vị chủ trì soạn thảo đề án, dự án, văn bản phối hợp với Văn phòng Bộ Quốc phòng: Gửi hồ sơ, tài liệu liên quan phục vụ phiên họp, cuộc họp, làm việc của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Phó Thủ tướng Chính phủ qua Hệ thống thông tin phục vụ họp và xử lý công việc của Chính phủ (trừ tài liệu có cấp độ mật chưa được pháp luật cho phép gửi nhận trên môi trường điện tử) theo đúng thời hạn quy định (đối với phiên họp Chính phủ, Thường trực Chính phủ chậm nhất 03 ngày làm việc trước phiên họp và chỉ gửi văn bản giấy đến Văn phòng Chính phủ khi có yêu cầu); gửi tài liệu đến các thành phần dự họp trước 03 ngày làm việc trừ trường hợp theo chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ, Phó Thủ tướng Chính phủ chủ trì họp.
Cơ quan, đơn vị chủ trì soạn thảo đề án, dự án, văn bản phối hợp với Văn phòng Chính phủ thu hồi tài liệu mật (cả tài liệu giấy và tài liệu điện tử) thuộc diện phải thu hồi sau khi kết thúc phiên họp Chính phủ.
2. Chế độ họp của Lãnh đạo Bộ và giao ban Bộ Quốc phòng thực hiện theo Quy chế này và quy định hiện hành về việc tổ chức các cuộc họp của Bộ Quốc phòng.
a) Các cuộc họp Lãnh đạo Bộ và giao ban Bộ Quốc phòng tổ chức trước ngày 30 hằng tháng, trường hợp họp sau thời gian trên thực hiện theo chỉ đạo của Bộ trưởng;
b) Khi không tổ chức họp giao ban Bộ Quốc phòng, Văn phòng Bộ Quốc phòng có văn bản thông báo ý kiến chỉ đạo của Bộ trưởng để các cơ quan, đơn vị thực hiện;
c) Trường hợp họp đột xuất, Văn phòng Bộ Quốc phòng có trách nhiệm thông báo và đôn đốc các cơ quan, đơn vị liên quan triển khai công tác chuẩn bị theo yêu cầu của người chủ trì cuộc họp.
3. Chế độ họp, hội nghị giữa Thủ trưởng Bộ phụ trách ngành, lĩnh vực với các cơ quan, đơn vị.
a) Định kỳ hoặc đột xuất, Thủ trưởng Bộ phụ trách ngành, lĩnh vực chủ trì họp, hội nghị với chỉ huy các cơ quan, đơn vị để nghe báo cáo về hoạt động của các cơ quan, đơn vị và chỉ đạo giải quyết những công việc thuộc trách nhiệm, quyền hạn được giao; ưu tiên tổ chức các cuộc họp, hội nghị trực tuyến của Bộ Quốc phòng với cơ quan, đơn vị.
b) Cuộc họp, hội nghị liên quan chủ yếu đến ngành, lĩnh vực thuộc chức năng của cơ quan, đơn vị nào, cơ quan, đơn vị đó chủ trì chuẩn bị về nội dung, tài liệu và công tác bảo đảm; Văn phòng Bộ Quốc phòng phối hợp tổ chức thực hiện.
Cơ quan, đơn vị chủ trì có trách nhiệm: Gửi hồ sơ, tài liệu phục vụ cuộc họp, hội nghị báo cáo Thủ trưởng Bộ trước ít nhất 01 ngày làm việc và gửi các cơ quan, đơn vị tham dự cuộc họp, hội nghị trước ít nhất 0,5 ngày làm việc (tính đến thời điểm cuộc họp, hội nghị được tổ chức); phối hợp với Văn phòng Bộ Quốc phòng thu hồi tài liệu mật (tài liệu giấy, tài liệu điện tử), tài liệu thuộc diện phải thu hồi sau khi kết thúc cuộc họp, hội nghị.
Văn phòng Bộ Quốc phòng làm công tác tổ chức đối với các cuộc họp, hội nghị tổ chức tại Sở Chỉ huy Bộ Quốc phòng; cơ quan, đơn vị làm công tác tổ chức đối với các cuộc họp, kiểm tra của Thủ trưởng Bộ Quốc phòng tại cơ quan, đơn vị; Cơ quan Thường trực các Ban Chỉ đạo, Tổ Công tác của Bộ Quốc phòng làm công tác tổ chức tại các cuộc họp, hội nghị của Ban Chỉ đạo, Tổ Công tác.
c) Chế độ họp thực hiện theo quy định hiện hành về việc tổ chức các cuộc họp của Bộ Quốc phòng.
4. Duy trì nghiêm kỷ luật, kỷ cương các cuộc họp, hội nghị của Bộ Quốc phòng.
a) Đại biểu dự họp, hội nghị phải đúng thành phần quy định, tham dự đầy đủ thời gian và sử dụng tài liệu theo đúng mục đích cuộc họp, hội nghị. Trường hợp đại biểu theo quy định không tham dự hoặc vắng mặt một số thời gian hoặc cử người khác dự thay, phải báo cáo và được người chủ trì đồng ý.
Trường hợp cơ quan, đơn vị cử người không đúng thành phần dự họp mà chưa được sự đồng ý của người chủ trì, người chủ trì cuộc họp phê bình công khai tại cuộc họp và thông báo đến cơ quan, đơn vị cử người không đúng thành phần.
b) Đối với các cuộc họp, hội nghị có nội dung bí mật nhà nước, quá trình chuẩn bị, tổ chức phải bảo đảm các yêu cầu về bảo mật; người tham dự có trách nhiệm bảo vệ và sử dụng bí mật nhà nước theo đúng quy định pháp luật và yêu cầu của người chủ trì;
c) Việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị có nội dung bí mật nhà nước bằng hình thức trực tuyến phải được người có thẩm quyền cho phép và bảo đảm các yêu cầu bảo vệ bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật về cơ yếu an ninh mạng và bảo vệ bí mật nhà nước;
d) Các tổ chức, cá nhân có liên quan đến cuộc họp, hội nghị không được đưa tin, truyền thông về các nội dung đang trong quá trình trao đổi, thảo luận, trừ trường hợp thực hiện theo chỉ đạo của Thủ trưởng Bộ hoặc người chủ trì cuộc họp, hội nghị cấp có thẩm quyền.