Điều 12. Công tác chuẩn bị các đề án.
1) Căn cứ vào chương trình công tác của Ủy ban nhân dân, Thủ trưởng cơ quan hoặc nhóm tư vấn được giao nhiệm vụ chủ trì đề án (gọi tắt là chủ đề án) phải lập kế hoạch chuẩn bị đề án, trong đó cần xác định rõ danh mục từng vấn đề (quy định tại mục 1.3, điều 9 Quy chế nầy) và gởi kế hoạch chuẩn bị đề án đó cho Văn phòng Ủy ban nhân dân đễ theo dõi, báo cáo với Chủ tịch (hoặc Phó Chủ tịch) biết tiến độ thực hiện.
2) Nếu chủ đề án muốn thay đổi yêu cầu, phạm vi giải quyết vấn đề của đề án hoặc thời hạn trình thì phải báo cáo và được sự đồng ý của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh vực đó.
3) Để thực hiện tốt khâu phối hợp chuẩn bị đề án, chủ đề án mời Thủ trưởng các cơ quan có liên quan đến bàn việc chuẩn bị đề án hoặc cử cán bộ tham gia chuẩn bị đề án. Cơ quan được mời có trách nhiệm cử người tham gia theo yêu cầu của chủ đề án, người được cử là đại diện của cơ quan tham gia chuẩn bị đề án, phải thường xuyên báo cáo, xin ý kiến Thủ trưởng cơ quan trong quá trình tham gia xây dựng đề án.
4) Sau khi đề án đã được chuẩn bị xong, chủ đề án phải lấy ý kiến chính thức của các cơ quan có liên quan bằng hình thức sau đây:
4.1 Tổ chức họp: Chủ đề án phải gởi tài liệu cho các cơ quan được mời trước ngày họp ít nhất 5 ngày. Thủ trưởng cơ quan chủ đề án chủ trì cuộc thảo luận, giới thiệu nội dung và thu thập ý kiến để bổ sung hoàn chỉnh đề án. Những ý kiến thảo luận phải được ghi đầy đủ vào biên bản có chữ ký của thư ký và chủ tọa cuộc họp.
Trường họp thủ trưởng cơ quan được mời họp không dự được, phải cử đại diện có đủ thẩm quyền đến họp, phát biểu ý kiến của Thủ trưởng cơ quan và phải báo cáo đầy đủ kết luận cuộc họp cho Thủ trưởng cơ quan biết. Nếu vắng mặt, chủ đề án gởi phần kết luận có liên quan cho cơ quan đó; trong vòng 7 ngày kể từ khi nhận công văn, Thủ trưởng cơ quan được hỏi ý kiến phải trả lời bằng văn bản, nếu quá thời hạn đó không trả lời thì xem như đồng ý với đề án và phải chịu trách nhiệm về các nội dung công việc có liên quan.
4.2 Sử dụng hình thức công văn: Chủ đề án gởi bản thảo cuối cùng của đề án và hồ sơ kèm theo đến Thủ trưởng cơ quan có liên quan để lấy ý kiến. Thủ trưởng cơ quan được hỏi ý kiến có trách nhiệm phát biểu ý kiến chính thức của mình bằng văn bản, gởi chủ đề án trong thời hạn chậm nhất 7 ngày kể từ ngày nhận được đề nghị với đủ hồ sơ cần thiết. Văn bản góp ý kiến phải ghi rõ những điểm đồng ý, không đồng ý, những kiến nghị về việc sửa đổi bổ sung. Nếu hồ sơ đề án chưa đủ rõ hoặc do vấn đề phức tạp cần có thêm thời gian nghiên cứu thì cơ quan được hỏi ý kiến có quyền yêu cầu chủ đề án làm rõ hoặc cung cấp thêm các tài liệu cần thiết và thỏa thuận lại thời gian trả lời, nhưng tối đa không quá 15 ngày; quá thời hạn trên không trả lời xem như đồng ý với dự thảo đề án và phải chịu trách nhiệm về nội dung công việc có liên quan.