Điều 7. Quy trình tiếp nhận, giải quyết, trả kết quả và số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh Đồng Tháp
1. Tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính
a) Đối với hồ sơ tiếp nhận trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia tập trung: công chức, viên chức, tiếp nhận hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công (sau đây gọi chung là cán bộ Một cửa) thông báo về việc tiếp nhận chính thức hoặc yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung hồ sơ cho tổ chức, cá nhân không quá 08 (tám) giờ làm việc kể từ khi Hệ thống tiếp nhận. Trong trường hợp hồ sơ trực tuyến nộp ngoài giờ làm việc, thời điểm để tính thời gian tiếp nhận hồ sơ được tính từ giờ làm việc kế tiếp. Việc tiếp nhận hồ sơ trực tuyến thực hiện theo khoản 2 Điều 17 của Nghị định số 118/2025/NĐ-CP.
b) Đối với hồ sơ tiếp nhận trực tiếp: cán bộ Một cửa hướng dẫn, hỗ trợ tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ điện tử theo quy định. Trường hợp tổ chức, cá nhân không có nhu cầu nộp hồ sơ điện tử thì cán bộ Một cửa thực hiện tiếp nhận theo quy định tại khoản 1 Điều 17 Nghị định số 118/2025/NĐ-CP. Trường hợp ủy quyền giải quyết thủ tục hành chính, tài khoản định danh điện tử được xác định là tài khoản định danh điện tử của tổ chức, cá nhân ủy quyền; đối với thành phần hồ sơ là kết quả giải quyết thủ tục hành chính hoặc phải số hóa theo quy định của pháp luật mà chưa có số hóa thì cán bộ Một cửa thực hiện sao chụp, chuyển thành tài liệu hồ sơ điện tử, ký số theo quy định vào tài liệu đã được số hóa theo quy định trước khi chuyển hồ sơ đến cơ quan thực hiện thủ tục hành chính. Việc số hóa thành phần hồ sơ khi tiếp nhận giải quyết thủ tục hành chính thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2023/TT-VPCP quy định một số nội dung và biện pháp thi hành trong số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính và thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử và các Quyết định của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về ban hành danh mục thành phần hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính cần phải số hóa và không thực hiện số hóa theo ngành, lĩnh vực.
c) Đối với hồ sơ tiếp nhận thông qua dịch vụ bưu chính công ích, qua thuê dịch vụ của doanh nghiệp, cá nhân hoặc qua ủy quyền theo quy định của pháp luật; cán bộ Một cửa thực hiện tiếp nhận theo quy định tại khoản 1 Điều 17 Nghị định số 118/2025/NĐ-CP.
2. Giải quyết thủ tục hành chính trên Hệ thống
Công chức, viên chức, người được giao nhiệm vụ giải quyết thủ tục hành chính đăng nhập vào Hệ thống để giải quyết hồ sơ theo quy trình nội bộ được ban hành tại các Quyết định công bố của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Tháp và cập nhật quá trình giải quyết hồ sơ lên Hệ thống theo quy định tại Điều 18 và Điều 19 của Nghị định số 118/2025/NĐ-CP.
3. Việc trả hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính được thực hiện theo quy định tại Điều 22 Nghị định số 118/2025/NĐ-CP.
4. Số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính.
a) Hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính của tổ chức, cá nhân được số hóa và lưu kết quả theo quy định tại Điều 11, Điều 12 Thông tư số 01/2023/TT-VPCP. Việc số hóa giấy tờ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính phải ký số đúng theo quy định tại khoản 3 hoặc khoản 4 Điều 9 của Thông tư số 01/2023/TT-VPCP, được đồng bộ dữ liệu vào Kho dữ liệu của tổ chức, cá nhân trên Hệ thống theo quy định pháp luật. Phương thức số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính từ giấy sang điện tử theo khoản 2 Điều 25 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP và các Điều 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10 Thông tư số 01/2023/TT-VPCP.
b) Kết quả giải quyết thủ tục hành chính được chuyển đổi từ bản giấy sang điện tử phải đáp ứng các yêu cầu theo khoản 3 Điều 25 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP và có giá trị như văn bản giấy trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác. Việc chuyển đổi hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử ra văn bản giấy được thực hiện trên Hệ thống đảm bảo theo quy định tại Điều 18 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP.
c) Việc chuyển đổi giấy tờ, tài liệu của tổ chức, cá nhân sang văn bản điện tử để nộp hồ sơ thủ tục hành chính được các cơ quan thực hiện thủ tục hành chính thực hiện theo hình thức cấp bản sao từ sổ gốc hoặc chứng thực bản sao điện tử từ bản chính giấy tờ, tài liệu theo quy định tại Điều 10 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP.