Điều 109. Quy trình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ theo cơ chế “một cửa” :
1. Tiếp nhận hồ sơ:
a) Tùy theo nhu cầu về nội dung công việc, công dân, tổ chức có yêu cầu giải quyết công việc trực tiếp liên hệ với Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hoặc Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất hoặc liên hệ trực tiếp tại các phòng chuyên môn thuộc UBND quận, huyện.
b) Công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm xem xét yêu cầu, hồ sơ của công dân, tổ chức; kiểm tra kỹ các loại giấy tờ cần thiết của từng loại hồ sơ.
Đối với các hồ sơ có hẹn, sau khi kiểm tra hồ sơ đã hợp lệ theo quy định, công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ phải viết Giấy biên nhận hồ sơ (theo mẫu GBN), có ghi rõ ngày trả kết quả và cập nhật vào Sổ theo dõi tiếp nhận và trả kết quả (theo mẫu TN-TKQ).
Nếu hồ sơ chưa hợp lệ theo quy định thì hướng dẫn cụ thể cho công dân, tổ chức thông qua Phiếu hướng dẫn (theo mẫu PHD) để công dân, tổ chức bổ sung, hoàn chỉnh. Việc hướng dẫn này được thực hiện theo nguyên tắc một lần, đầy đủ, theo đúng quy định đã được niêm yết công khai.
2. Chuyển hồ sơ:
Công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm chuyển hồ sơ của công dân, tổ chức đến phòng chuyên môn có liên quan vào cuối giờ làm việc mỗi buổi của ngày làm việc. Thời gian công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ chuyển hồ sơ cho phòng chuyên môn và thời gian phòng chuyên môn trả lại kết quả giải quyết cho công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ phải được thể hiện trong Giấy biên nhận hồ sơ và Sổ theo dõi giải quyết hồ sơ.
3. Xử lý, giải quyết hồ sơ:
a) Phòng chuyên môn thẩm định hồ sơ của công dân, tổ chức do công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ chuyển đến, trình lãnh đạo UBND quận, huyện ký hoặc lãnh đạo phòng ký và chuyển trả kết quả giải quyết hồ sơ đúng thời gian quy định. Trường hợp hồ sơ của công dân, tổ chức có liên quan đến trách nhiệm, quyền hạn của các phòng chuyên môn khác thì phòng chuyên môn trực tiếp giải quyết hồ sơ chủ động phối hợp với phòng chuyên môn khác có liên quan cùng xử lý hồ sơ;
b) Đối với các hồ sơ cần có sự kiểm tra thực tế trước khi giải quyết thì công chức, viên chức của phòng chuyên môn phải có lịch kiểm tra báo cáo trực tiếp với Trưởng phòng chuyên môn. Quá trình kiểm tra thực tế phải được lập biên bản, ghi rõ các bên tham gia, thời gian, nội dung và kết quả kiểm tra. Biên bản được lưu giữ theo hồ sơ của công dân, tổ chức;
c) Trường hợp phòng chuyên môn giải quyết hồ sơ chậm hơn thời gian quy định thì phải có trách nhiệm thông báo lý do cho công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ bằng văn bản để có cơ sở giải thích cho công dân, tổ chức.
4. Thẩm quyền ký giải quyết hồ sơ:
a) Đối với những loại hồ sơ theo quy chế làm việc của UBND quận, huyện quy định thuộc thẩm quyền ký giải quyết của Chủ tịch UBND quận, huyện thì Chủ tịch UBND quận, huyện ký giải quyết, sau đó chuyển lại cho phòng chuyên môn;
b) Đối với những loại hồ sơ theo quy chế làm việc của UBND quận, huyện quy định thuộc thẩm quyền ký giải quyết của Phó Chủ tịch UBND quận, huyện phụ trách khối thì Phó Chủ tịch UBND quận, huyện phụ trách khối ký giải quyết, sau đó chuyển lại cho phòng chuyên môn;
c) Đối với những loại hồ sơ theo quy định thuộc thẩm quyền ký giải quyết của Trưởng phòng chuyên môn thuộc UBND quận, huyện thì Trưởng phòng chuyên môn ký giải quyết hồ sơ, sau đó chuyển kết quả lại cho công chức, viên chức chuyên môn tham mưu xử lý hồ sơ.
5. Giao trả hồ sơ:
Sau khi nhận hồ sơ đã giải quyết từ phòng chuyên môn, công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ trả hồ sơ cho công dân, tổ chức theo đúng thời gian đã hẹn, thu phí, lệ phí và chi phí đối với những công việc được thu phí, lệ phí và chi phí theo quy định và yêu cầu công dân, tổ chức ký nhận vào Sổ theo dõi tiếp nhận và trả kết quả.
6. Những nội dung công việc tiếp nhận, trả kết quả theo cơ chế "một cửa" tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc Văn phòng UBND quận, huyện được thể hiện tại Sơ đồ số 1 (Phụ lục II kèm theo Quy định này).
7. Những nội dung công việc tiếp nhận, trả kết quả theo cơ chế "một cửa" tại phòng chuyên môn thuộc UBND quận, huyện được thể hiện tại Sơ đồ số 2 (Phụ lục II kèm theo Quy định này).