Điều 19. Các cuộc họp chuyên đề của Bộ
1. Bộ trưởng chỉ đạo hoặc phân công Thứ trưởng chỉ đạo tổ chức các cuộc họp chuyên đề, hội nghị tổng kết, sơ kết theo lĩnh vực, khu vực hoặc theo vùng nhằm hỗ trợ giải quyết các vấn đề chuyên môn thuộc chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước của Bộ.
2. Trình tự cơ bản của cuộc họp, hội nghị chuyên đề:
- Thủ trưởng đơn vị được giao nhiệm vụ chuẩn bị nội dung cuộc họp báo cáo thành phần dự họp, người vắng mặt, người được uỷ quyền dự họp;
- Người chủ trì nêu rõ mục đích, yêu cầu của cuộc họp, xác định thứ tự thảo luận từng vấn đề (nếu có nhiều vấn đề);
- Thủ trưởng đơn vị chuẩn bị cuộc họp trình bày tóm tắt nội dung và những vấn đề cần xin ý kiến;
- Các thành viên tham dự phát biểu hoặc chuyển cho người chủ trì cuộc họp văn bản tham gia ý kiến;
- Thủ trưởng đơn vị chuẩn bị cuộc họp phát biểu ý kiến tiếp thu;
- Người chủ trì cuộc họp có ý kiến chỉ đạo và kết luận.
3. Trách nhiệm của các đơn vị trong cuộc họp:
a) Đơn vị chuẩn bị cuộc họp gửi giấy mời, tài liệu cho các thành viên dự họp trước 3 ngày làm việc; tổ chức ghi biên bản, tập hợp ý kiến góp ý, bổ sung hoàn chỉnh dự thảo (nếu có);
Đối với những vấn đề phức tạp, trường hợp đại diện đơn vị được mời họp vắng mặt, đơn vị chuẩn bị cuộc họp gửi phần kết luận có liên quan cho thành viên đó để lấy ý kiến. Thành viên vắng mặt phải trả lời bằng văn bản trong vòng 05 ngày làm việc; nếu quá hạn trên mà không trả lời thì coi như đồng ý và phải chịu trách nhiệm về các nội dung có liên quan;
b) Đơn vị được mời họp phải cử đại diện có đủ thẩm quyền đến họp, tham gia ý kiến và báo cáo đầy đủ kết luận tại cuộc họp cho thủ trưởng đơn vị.