Điều 78. Lập hồ sơ thi hành án, giải quyết khiếu nại, tố cáo
1. Chấp hành viên thực hiện việc lập hồ sơ thi hành án theo quy định tại khoản 2 Điều 12 của Nghị định số 152/2026/NĐ-CP của Chính phủ. Thẩm tra viên, người được giao tham mưu giải quyết khiếu nại, tố cáo có trách nhiệm lập hồ sơ giải quyết khiếu nại, tố cáo. Trường hợp lập hồ sơ bằng dữ liệu điện tử mà trong hồ sơ có các văn bản, tài liệu không được tạo lập, tiếp nhận trên môi trường số thì Chấp hành viên, Thẩm tra viên, người được giao tham mưu giải quyết khiếu nại, tố cáo phải thực hiện số hóa ngay sau khi tạo lập, tiếp nhận văn bản, tài liệu, trừ văn bản được quản lý theo chế độ mật. Việc số hóa văn bản, tài liệu được thực hiện theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
a) Hồ sơ thi hành án được lập như sau:
Hồ sơ thi hành án, gồm: bản án, quyết định; quyết định về thi hành án; biên bản về việc kê biên, tạm giữ tài sản, thu giữ vật chứng; các biên bản bàn giao, xử lý vật chứng, tài sản đã kê biên, tạm giữ; biên bản xác minh, biên bản giải quyết việc thi hành án; giấy báo, giấy triệu tập; giấy mời; các đơn yêu cầu, khiếu nại về thi hành án; các biên lai, phiếu thu, phiếu chi; các tài liệu liên quan đến việc xử lý tài sản để thi hành án; các công văn, giấy tờ của cơ quan thi hành án dân sự, tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc thi hành án dân sự, như: công văn xin ý kiến chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ thi hành án; công văn trao đổi với cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan trong quá trình thi hành án; công văn yêu cầu chuyển tiền, vật chứng, tài sản đã kê biên, tạm giữ cho cơ quan thi hành án dân sự; các giấy tờ, tài liệu liên quan khác (nếu có);
b) Hồ sơ giải quyết khiếu nại, tố cáo phải thể hiện toàn bộ quá trình giải quyết khiếu nại, tố cáo; lưu giữ tất cả các tài liệu đã, đang thực hiện và được lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ;
c) Bìa hồ sơ theo mẫu tại Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư này.
Chấp hành viên, Thẩm tra viên, người được giao tham mưu giải quyết khiếu nại, tố cáo có trách nhiệm cập nhật đầy đủ, chi tiết nội dung các mục trên bìa hồ sơ;
d) Các tài liệu có trong hồ sơ thi hành án phải được sắp xếp, đánh số bút lục và liệt kê đầy đủ vào bảng danh mục trên bìa hồ sơ thi hành án. Tài liệu được sắp xếp theo thứ tự bắt đầu từ bút lục số 01 cho đến bút lục cuối cùng. Các bút lục được sắp xếp theo phương pháp tịnh tiến về số và thứ tự từng tài liệu có trong hồ sơ. Mỗi tài liệu là một số bút lục và được thực hiện ngay sau khi thiết lập hoặc tiếp nhận tài liệu, theo trình tự thời gian. Trường hợp tại một thời điểm tiếp nhận nhiều tài liệu thì đánh số bút lục theo thứ tự thời gian ban hành tài liệu.
Chỉ đánh một số bút lục tại danh mục hồ sơ được cung cấp đối với hồ sơ thi hành án, hồ sơ giải quyết khiếu nại, tố cáo lần đầu.
2. Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ thi hành án, giải quyết khiếu nại, tố cáo
a) Tài liệu trong hồ sơ thi hành án được xếp theo thứ tự sau đây:
Đối với việc thi hành án chủ động: tài liệu thứ nhất là quyết định thi hành án; tài liệu thứ hai là bản án, quyết định mà cơ quan thi hành án dân sự đưa ra thi hành.
Đối với việc thi hành án theo yêu cầu: tài liệu thứ nhất là quyết định thi hành án; tài liệu thứ hai là tài liệu về việc yêu cầu thi hành án; tài liệu thứ ba là bản án, quyết định mà cơ quan thi hành án dân sự đưa ra thi hành.
Các tài liệu tiếp theo (nếu có) được sắp xếp theo thứ tự từ trên xuống dưới theo thời điểm cơ quan thi hành án có được tài liệu;
b) Tài liệu trong hồ sơ giải quyết khiếu nại, tố cáo được xếp theo thứ tự sau đây:
Tài liệu thứ nhất là Thông báo về việc thụ lý khiếu nại hoặc Quyết định về việc thụ lý tố cáo; tài liệu thứ hai là đơn khiếu nại hoặc tố cáo và tài liệu kèm theo đơn (nếu có); tài liệu thứ ba là Phiếu đề xuất thụ lý giải quyết khiếu nại hoặc tố cáo; các tài liệu tiếp theo được sắp xếp theo thứ tự từ trên xuống dưới theo thời điểm cơ quan giải quyết khiếu nại, tố cáo có được tài liệu;
c) Tài liệu trong hồ sơ phải được thống kê tại trang 03 của bìa hồ sơ (Danh mục tài liệu), từ bút lục số 01 đến các bút lục tiếp theo.