Điều 12. Quan hệ công tác giữa Chánh Văn phòng HĐND và UBND tỉnh với các Giám đốc Sở và Chủ tịch UBND huyện:
Ngoài việc thực hiện đầy đủ các quy định tại Điều 10, Điều 11 Quy chế này như đối với Giám đốc Sở trong quan hệ với Giám đốc sở khác và với Chủ tịch UBND huyện; Mối quan hệ công tác giữa Chánh Văn phòng HĐND và UBND tỉnh với các Giám đốc sở và Chủ tịch UBND Huyện còn được qui định ở một số nội dung sau:
1. Chánh Văn phòng HĐND và UBND tỉnh có quan hệ thường xuyên với Giám đốc sở và Chủ tịch UBND huyện để giúp UBND, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh nắm chắc mọi hoạt động trên địa bàn tỉnh; Đôn đốc, theo dõi, kiểm tra các sở và UBND huyện thực hiện các quyết định, chỉ thị, chỉ đạo của UBND, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh và thực hiện các chê độ báo cáo theo quy định.
2. Chánh Văn phòng HĐND và UBND tỉnh tiếp nhận hồ sơ do các Giám đốc sở, Chủ tịch UBND huyện trình (gọi chung là cơ quan trình) UBND, Chủ tịch UBND tỉnh và phải có trách nhiệm tổ chức thẩm tra về mặt thủ tục, nội dung (trừ các thủ tục, nội dung về công tác cán bộ):
a- Khi thẩm tra về mặt thủ tục: Nếu hồ sơ trình không đúng qui định tại Điều 17 Qui chế này, trong vòng 2 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ trình, Chánh Văn phòng trả lại hồ sơ và yêu cầu cơ quan trình bổ sung đủ hồ sơ theo qui định.
b- Khi thẩm tra về mặt nội dung:
+ Nếu nội dung trình không thuộc thẩm quyền của UBND, Chủ tịch UBND tỉnh, trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ trình, Chánh Văn phòng phải trả lại cho cơ quan trình và nêu rõ lý do trả lại.
+ Nếu trong nội dung hồ sơ trình còn có vấn đề chưa phù hợp, chưa rõ hoặc còn những ý kiến khác nhau, trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ trình Chánh Văn phòng trao đổi lại với Thủ trưởng cơ quan trình để Thủ trưởng cơ quan trình làm rõ hoặc bổ sung, điều chỉnh lại hợp lý, trước khi lập phiếu trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch quyết định. Trường hợp khi Chánh văn phòng đã làm việc lại, nhưng giữa Chánh văn phòng và Thủ trưởng cơ quan trình vẫn còn những vấn đề chưa thống nhất thì Chánh văn phòng có trách nhiệm trình nội dung hồ sơ do Thủ trưởng cơ quan đề nghị và lập phiếu trình nêu rõ những ý kiến khác nhau, những vấn đề chưa rõ, chưa phù hợp để Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch xem xét, quyết định. Trong trường hợp cần thiết hoặc khi Thủ trưởng cơ quan trình có yêu cầu, Chánh văn phòng tổ chức để Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND tỉnh làm việc với Chánh văn phòng, Thủ trưởng cơ quan trình và các cơ quan liên quan.
Sau khi thẩm tra nội dung hồ sơ (kể cả văn bản dự thảo do Thủ trưởng cơ quan trình), Chánh Văn phòng ghi ý kiến độc lập của mình vào Phiếu trình hoặc có văn bản riêng đề xuất, báo cáo Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch trên các mặt: Tính hợp pháp, sự phù hợp với chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước và chỉ đạo của UBND, Chủ tịch UBND tỉnh, tính hiệu quả và khả thi của công việc, hình thức văn bản sẽ ban hành và kiến nghị phương án xử lý. Trong Phiếu trình hoặc văn bản của Chánh văn phòng phải ghi rõ đồng ý hay không đồng ý với nội dung nào trong hồ sơ, dự thảo văn bản do Thủ trưởng cơ quan trình.
Chánh Văn phòng liên đới chịu trách nhiệm đối với những vấn đề mà sau khi thẩm tra Chánh Văn phòng đồng ý với đề xuất, đề nghị của Thủ trưởng cơ quan để trình UBND, Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, ký ban hành và chịu trách nhiệm trực tiếp về những nội dung do Chánh Văn phòng trình khác với ý kiến đề xuất, đề nghị của Thủ trưởng cơ quan trình.
c- Chậm nhất là 5 ngày làm việc (hoặc 7 ngày nếu là những đề án, dự thảo văn bản qui phạm pháp luật và những văn bản về chủ trương, chính sách lớn) kể từ khi nhận được hồ sơ đúng thủ tục, Chánh văn phòng có trách nhiệm hoàn thành việc thẩm tra về mặt nội dung và lập phiếu trình Chủ tịch (hoặc Phó Chủ tịch) giải quyết. Phiếu trình phải ghi rõ và trung thành ý kiến của các cơ quan, kể cả các ý kiến khác nhau; Ý kiến đề xuất của Chuyên viên trực tiếp theo dõi và lãnh đạo Văn phòng, có kèm theo các hồ sơ cần thiết.
3. Khi Giám đốc sở, Chủ tịch UBND huyện có đề nghị làm việc trực tiếp với Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND tỉnh, Chánh văn phòng có trách nhiệm báo cáo kịp thời Chủ tịch, Phó Chủ tịch để bố trí lịch làm việc và thông báo cho Giám đốc Sở, Chủ tịch UBND huyện biết.
4. Chánh Văn phòng HĐND và UBND tỉnh tham mưu và làm phiếu chuyển ý kiến chỉ đạo, giao việc của Chủ tịch UBND, Phó Chủ tịch UBND tỉnh cho các Giám đốc sở, Chủ tịch UBND huyện phải phù hợp với chức năng, thẩm quyền của các sở, huyện. Nếu công việc được giao không thuộc chức năng, thẩm quyền của mình hoặc công việc được giao khó khăn, không thể hoàn thành kịp thời gian theo qui định của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh, trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản chỉ đạo, giao việc của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND tỉnh, Giám đốc sở, Chủ tịch UBND huyện có văn bản thông báo lại cho Chánh Văn phòng biết để xin ỷ kiến chỉ đạo của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND tỉnh.
5. Chậm nhất 5 ngày làm việc kể từ ngày Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND tỉnh làm việc với các Sở, huyện, Chánh văn phòng trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh hoặc theo sự ủy nhiệm của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh ra văn bản thông báo kết quả cuộc họp để Giám đốc Sở, Chủ tịch UBND huyện và Thủ trưởng các cơ quan liên quan biết, thực hiện.
6. Khi nhận được các văn bản của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và các Bộ, ngành TW, Chánh văn phòng kịp thời dự thảo văn bản để Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch chỉ đạo các Giám đốc Sở, Chủ tịch UBND huyện liên quan biết, thực hiện. Thời gian kể từ khi Chánh văn phòng nhận được văn bản cho tới khi chuyển cho Giám đốc sở, Chủ tịch UBND huyện không quá 3 ngày làm việc.