Điều 14. Gửi tin, tài liệu mật đi và nhận tin, tài liệu mật đến
1. Gửi tin, tài liệu mật đi
a) Văn bản mật đi được đăng ký vào một hệ thống số và sổ riêng.
b) Vào sổ: Trước khi gửi tin, tài liệu mật đi phải vào “Sổ đăng ký văn bản mật đi”, trong đó phải được ghi đủ các nội dung, cột mục cần thiết.
Mẫu “Sổ đăng ký văn bản mật đi” được thực hiện theo hướng dẫn tại phụ lục VII của Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ (riêng đối với tài liệu độ “Tuyệt mật” chỉ ghi trích yếu khi người duyệt ký văn bản đồng ý).
c) Làm bì: Tin, tài liệu mang bí mật Nhà nước khi gửi đi phải làm bì riêng. Giấy làm bì phải dùng loại giấy dai, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được; hồ dán phải dính, khó bóc.
Riêng tin, tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước độ “Tuyệt mật” được gửi bằng hai lớp phong bì: Bì trong ghi rõ số, ký hiệu của tin, tài liệu, tên người nhận, đóng dấu “Tuyệt mật” ở ngoài bì. Nếu là tin, tài liệu gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết thì đóng thêm dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”. Bì ngoài: ghi như gửi tin, tài liệu thông thường và đóng dấu chữ “A”, ở ngoài bì;
Tin, tài liệu mang bí mật Nhà nước độ “Tối mật”, “Mật” được gửi bằng một lớp phong bì, ngoài bì có đóng dấu chữ “B”, “C” tương ứng với độ mật của tài liệu bên trong bì.
2. Nhận tin, tài liệu mật đến
Khi nhận tin, tài liệu mật, văn thư phải vào “Sổ đăng ký văn bản mật đến” để theo dõi và chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết. Mẫu “Sổ đăng ký văn bản mật đến” được thực hiện theo hướng dẫn tại phụ lục II của Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ (đối với tài liệu độ “Tuyệt mật” chỉ ghi trích yếu khi được sự đồng ý của người thẩm quyền).
Nếu tin, tài liệu mật đến mà phong bì trong có dấu “A”, dấu “Tuyệt mật” hoặc “Chỉ người có tên mới được bóc bì”, văn thư vào sổ theo số ký hiệu ghi ngoài bì và chuyển ngay đến người có tên trên phong bì. Nếu người có tên trên phong bì đi vắng và trên phong bì có dấu hỏa tốc thì chuyển đến lãnh đạo đơn vị giải quyết. Văn thư không được mở phong bì.
Trường hợp tin, tài liệu mật được gửi đến mà không thực hiện đúng quy định bảo mật thì chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết, đồng thời báo lại nơi gửi biết để rút kinh nghiệm và có biện pháp khắc phục kịp thời. Nếu phát hiện tin, tài liệu gửi đến có dấu hiệu bị bóc, mở hoặc tài liệu bị tráo đổi, mất, hư hỏng thì phải báo ngay với thủ trưởng đơn vị để có biện pháp xử lý kịp thời.
Các tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, văn thư hoặc người phát tài liệu phải có trách nhiệm thu hồi hoặc trả lại nơi gửi đúng thời hạn ghi trên văn bản. Khi nhận cũng như khi trả phải kiểm tra đối chiếu bảo đảm tài liệu không bị thất lạc.