Điều 13. Hồ sơ trình UBND Tỉnh, Chủ tịch
1. Hồ sơ trình UBND Tỉnh, Chủ tịch gồm tờ trình hoặc văn bản, báo cáo kèm theo đề án, dự án, dự thảo văn bản (nếu có) và các tài liệu cần thiết khác. Đối với các hồ sơ trình UBND Tỉnh, Chủ tịch mà theo quy định của pháp luật yêu cầu phải có tài liệu kèm theo thì phải tuân theo quy định pháp luật đó.
2. Hồ sơ trình UBND Tỉnh, Chủ tịch phải nêu rõ nội dung vấn đề trình, ý kiến của các sở, ngành, địa phương liên quan và đề xuất, kiến nghị; nội dung, công việc trình phải đúng thẩm quyền giải quyết của UBND Tỉnh, Chủ tịch và phải được ký, đóng dấu đúng thẩm quyền.
3. Hồ sơ trình UBND Tỉnh, Chủ tịch của các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước phải được gửi đồng thời cả văn bản giấy và văn bản điện tử. Riêng văn bản mật, chỉ gửi văn bản giấy.
4. Hồ sơ trình UBND Tỉnh, Chủ tịch phải được gửi đồng thời đến Văn phòng. Văn phòng tiếp nhận, xử lý, lập danh mục theo dõi quá trình xử lý và được lưu trữ có hệ thống bằng cả hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử theo quy định.
5. Văn phòng chỉ xử lý hồ sơ trình UBND Tỉnh, Chủ tịch khi nhận được đủ hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử của sở, ngành, địa phương. Trường hợp phải xử lý gấp nhưng chỉ nhận được một trong hai loại thì xử lý như sau:
a) Nếu chỉ nhận được hồ sơ điện tử, Văn phòng chủ động lập Phiếu trình giải quyết công việc và yêu cầu gửi đủ hồ sơ giấy theo quy định. Khi nhận được hồ sơ giấy, Văn phòng mới trình Chủ tịch;
b) Nếu chỉ nhận được hồ sơ giấy, Văn phòng lập Phiếu trình giải quyết công việc trình Chủ tịch, đồng thời yêu cầu gửi bổ sung trong thời hạn 24 giờ kể từ khi Văn phòng phát hành văn bản để hoàn thiện hồ sơ giải quyết công việc trên môi trường mạng.
6. Hồ sơ, văn bản trình của các cơ quan, tổ chức, cá nhân không thuộc hệ thống hành chính nhà nước gửi theo quy định về công tác văn thư.