Điều 16. Trách nhiệm của cán bộ, công chức làm công tác xây dựng và quản lý hồ sơ:
a.- Cán bộ, công chức làm công tác quản lý hồ sơ phải là người có phẩm chất chính trị tốt, tin cậy, có tinh thần trách nhiệm cao, trung thực, có trình độ học vấn và nghiệp vụ, có ý thức tổ chức kỷ luật, có phong cách làm việc khoa học, lịch sử gia đình và bản thân phải rõ ràng và là đảng viên.
b.- Khi thay đổi cán bộ, công chức làm công tác quản lý hồ sơ, phải tiến hành bàn giao cụ thể, chi tiết từng hồ sơ; cách sắp xếp, tra cứu và những vấn đề đang giải quyết, tồn tại.
c.- Cán bộ, công chức quản lý hồ sơ thực hiện các nhiệm vụ sau đây:
Thực hiện nghiêm túc các quy định về quản lý hồ sơ, làm các thủ tục tiếp nhận, chuyển giao và trực tiếp quản lý hồ sơ cán bộ, công chức.
Đề xuất chủ trương, biện pháp xây dựng và quản lý hồ sơ; xây dựng các mẫu hồ sơ, biểu báo cáo thống nhất và thiết kế các phương tiện quản lý.
Kiểm tra, đôn đốùc việc bổ sung tài liệu vào hồ sơ thuộc cơ quan quản lý; hướng dẫn nghiệp vụ quản lý hồ sơ cho các đơn vị trực thuộc; sưu tầm, thu thập tài liệu bổ sung hồ sơ cán bộ, công chức đầy đủ kịp thời.
Tổ chức phục vụ tốt việc nghiên cứu khai thác hồ sơ cán bộ, công chức; thường xuyên kiểm tra, sắp xếp hồ sơ và các tài liệu trong hồ sơ; thực hiện ghi sổ sách, bố trí kho tàng thật khoa học và tổ chức lưu giữ, bảo quản tốt hồ sơ cán bộ, công chức.
Tìm hiểu, phát hiện những vấn đề cán bộ, công chức tự khai chưa rõ hoặc mâu thuẫn trong hồ sơ, đảm bảo hồ sơ luôn phản ánh trung thực, rõ ràng chính xác về cán bộ, công chức.
Thực hiện nguyên tắc bảo mật đối với nội dung các tài liệu trong hồ sơ cán bộ, công chức. Thường xuyên học tập trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ quản lý hồ sơ.