Điều 13. Bảo quản hồ sơ:
a.- Hồ sơ là tài liệu được lưu trữ lâu dài, phải được bảo quản một cách khoa học, sắp xếp có trật tự để dễ tìm kiếm và thuận tiện trong bảo quản. Các hồ sơ được lưu giữ thành phong bì riêng, kín đáo và xếp thanh từng mục, cột, theo vần, theo cấp quản lý... Không được để nhàu nát, hư hỏng, thất lạc hồ sơ.
b.- Phòng để hồ sơ phải cao ráo, thoáng mát, xa nơi các chất dễ cháy. Hồ sơ phải được thường xuyên theo dõi, kiểm tra nếu phát hiện hư hỏng phải xử lý: sao chụp, ghi chép lại. Những hồ sơ quá nhàu nát cần phải hủy phải làm biên bản báo cáo cấp có thẩm quyền để xem xét quyết định xử lý. Khi hủy phải lưu biên bản về danh mục hồ sơ đã hủy và được bảo quản trong cặp riêng.