Điều 12. Nghiên cứu khai thác hồ sơ:
a.- Cán bộ, công chức được giao nhiệm vụ nghiên cứu hồ sơ phải có giấy giới thiệu của thủ trưởng cơ quan, đơn vị và ghi rõ họ tên, chức vụ công tác, cần nghiên cứu hồ sơ của ai, nội dung gì.
b.- Việc nghiên cứu hồ sơ được tiến hành tại chỗ, không được đưa ra khỏi phòng quản lý hồ sơ. Cán bộ, công chức nghiên cứu hồ sơ phải thực hiện đúng các quy định và sự hướng dẫn của cán bộ, công chức quản lý hồ sơ.
c.- Đối với những trường hợp phải sao chụp lại tài liệu hoặc mượn tài liệu trong hồ sơ phải được thủ trưởng cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ cho phép. Thời gian mượn không quá 15 ngày.
d.- Cán bộ, công chức có thể xem hồ sơ của mình tại phòng hồ sơ, không được mang hồ sơ ra khỏi phòng quản lý. Khi xem nếu phát hiện những vấn đề chưa đồng tình cần trình bày với thủ trưởng đơn vị hoặc cơ quan quản lý cán bộ, công chức. Không tự tiện tẩy xoá, sửa chữa hoặc hủy các tài liệu có trong hồ sơ.
đ.- Bộ phận quản lý hồ sơ phải mở sổ theo dõi người đến nghiên cứu khai thác hồ sơ.