Điều 10. Ký số trên văn bản điện tử
1. Các quy định chung về ký số trên văn bản điện tử
a) Ký số trên văn bản điện tử có thể được thực hiện đối với các loại văn bản:
- Văn bản chính thức do cơ quan nhà nước phát hành: văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính thông thường;
- Các văn bản nội bộ của một cơ quan;
- Các văn bản khác giữa các thuê bao không cùng một cơ quan: báo cáo, hồ sơ đăng ký, cung cấp thông tin cá nhân.
Không áp dụng chữ ký số đối với các văn bản mật và các văn bản được quy định tại Điều 1 Luật Giao dịch điện tử: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà và các bất động sản khác, văn bản về thừa kế, giấy đăng ký kết hôn, quyết định ly hôn, giấy khai sinh, giấy khai tử, hối phiếu và các giấy tờ có giá khác.
b) Thông tin hiển thị của chữ ký số:
Chữ ký số phải thể hiện những thông tin cơ bản nhất về người ký, cơ quan công tác và thời điểm ký nhưng không để hiểu lầm với chữ ký và con dấu truyền thống. Chi tiết gồm các thông tin sau:
- Họ và tên người ký (“ký bởi”);
- Chức danh người ký;
- Email công vụ của người ký:
- Cơ quan chủ quản:
- Thời điểm ký:
- Biểu tượng tỉnh Bình Dương.
2. Ký số trên văn bản chính thức của cơ quan
a) Tùy theo nhu cầu và khả năng ứng dụng công nghệ thông tin của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh trong từng giai đoạn. Ủy ban nhân dân tỉnh quy định danh sách các loại văn bản chính thức của các cơ quan phải gửi, nhận dạng điện tử; Các văn bản này phải được tích hợp chữ ký số để đảm bảo tính pháp lý trong quá trình gửi, nhận hoặc lưu trữ;
b) Người được cấp chứng thư số theo quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều 5 của Quy chế này chỉ được sử dụng chữ ký số để thực hiện các giao dịch theo đúng chức danh của người đó. Việc ký thay, ký thừa lệnh theo quy định của pháp luật thực hiện bởi người có thẩm quyền sử dụng chữ ký số của mình, được hiểu căn cứ vào việc ghi quyền hạn và chức danh của người ký ghi trên chứng thư số;
c) Văn bản chính thức của cơ quan có thể được ký số theo một trong hai cách:
- Tích hợp chữ ký của người có thẩm quyền của cơ quan vào văn bản điện tử (tạo bản gốc);
- Tích hợp chữ ký của Chánh Văn phòng (hay Trưởng phòng Hành chính hoặc chức danh tương đương) vào bản số hóa văn bản giấy đã có chữ ký của người có thẩm quyền của cơ quan (tạo bản số hóa).
3. Quy trình ký số vào văn bản phát hành chính thức
a) Các bước dự thảo, xem xét và trình ký văn bản được tiến hành như quy trình truyền thống;
b) Việc ký số được thực hiện bằng phần mềm hoặc bằng công cụ do Sở Thông tin và Truyền thông cung cấp. Trước khi ký số:
- Văn bản cần được chuyển sang định dạng “pdf”.
- Trường hợp ký số trên văn bản gốc, người có thẩm quyền của cơ quan được hỗ trợ để điền số và ngày văn bản; Việc hỗ trợ có thể do văn thư trực tiếp đảm nhận hoặc được thực hiện tự động qua phần mềm.
Chữ ký số trên văn bản gốc được đặt ở đúng vị trí như chữ ký tay và con dấu; Chữ ký số của văn bản số hóa đặt ngay phần đầu văn bản.
c) Sau khi văn bản được ký số, văn thư cơ quan có trách nhiệm xem xét tính phù hợp về thẩm quyền trước khi phát hành. Việc gửi văn bản đã ký số qua môi trường mạng được xem là hợp lệ khi sử dụng một trong các phương thức sau:
- Hộp thư điện tử công vụ của cơ quan (@binhduong.gov.vn);
- Phần mềm quản lý văn bản liên thông;
- Đăng tải trên Cổng Thông tin điện tử của tỉnh.