Điều 49.
Cán bộ làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ và hồ sơ nội vụ tại cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ có trách nhiệm:
1. Trực tiếp quản lý hồ sơ cán bộ và hồ sơ nội vụ tại cơ quan, đơn vị theo Quy chế này và Quy định về phân cấp quản lý công tác tổ chức cán bộ của Bộ Văn hoá - Thông tin;
2. Tiến hành các biện pháp nghiệp vụ theo quy định của Quy chế này và hướng dẫn, chỉ đạo nghiệp vụ của Vụ Tổ chức cán bộ;
3. Giúp thủ trưởng định kỳ báo cáo thống kê nhân sự và báo cáo về nghiệp vụ quản lý hồ sơ của cơ quan, đơn vị với Vụ Tổ chức cán bộ;
4. Tham gia thẩm tra tài liệu trong hồ sơ theo phân công của cấp trên;
5. Báo cáo và đề xuất các vấn đề cần thiết về công tác quản lý hồ sơ với thủ trưởng cơ quan, đơn vị. Lập biên bản, báo cáo ngay người có thẩm quyền quản lý hồ sơ xác định rõ nguyên nhân và trách nhiệm khi tài liệu trong hồ sơ cán bộ, hồ sơ nội vụ bị thất lạc, hư hỏng;
6. Chịu sự quản lý nghiệp vụ và quản lý nhân sự gián tiếp của Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ;
7. Lập các loại sổ sách sau: sổ thống kê hồ sơ; sổ trích ngang lý lịch cán bộ; sổ giao nhận hồ sơ, tài liệu (có chữ ký của người giao nộp, người nhận); sổ theo dõi việc nghiên cứu, sao chép, sao chụp và mượn tài liệu trong hồ sơ cán bộ và hồ sơ nội vụ; sổ kiểm kê tài liệu hàng năm (có ghi chú về tình trạng tài liệu);
8. Kiểm tra, đôn đốc việc bổ sung, thu nộp tài liệu hồ sơ. Sưu tầm, thu thập bổ sung tài liệu cho hồ sơ theo phân công của cấp trên. Kiểm tra sơ bộ khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu nộp lưu;
9. Tìm hiểu, phát hiện những vấn đề cán bộ tự khai chưa rõ hoặc mâu thuẫn trong hồ sơ và báo cáo với thủ trưởng cơ quan, đơn vị để bảo đảm hồ sơ cán bộ luôn phản ánh trung thực, rõ ràng, chính xác về cán bộ;
10. Đề xuất chủ trương, biện pháp quản lý hồ sơ và giúp Trưởng phòng hướng dẫn nghiệp vụ quản lý hồ sơ trong cơ quan, đơn vị;
- Quản lý hồ sơ nội vụ của cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ và các tổ chức tư vấn, lâm thời do Bộ thành lập;
- Thống nhất quản lý về hệ thống tài liệu và nghiệp vụ lưu trữ hồ sơ cán bộ, hồ sơ nội vụ;
- Thống nhất quản lý cán bộ làm công tác quản lý hồ sơ, công tác tổ chức cán bộ và lao động. Thoả thuận về bố trí cán bộ làm công tác quản lý hồ sơ, công tác tổ chức cán bộ;
- Trình Bộ trưởng việc điều chuyển hồ sơ của cơ quan, đơn vị hợp nhất, sáp nhập, chia, tách; thu hồi hồ sơ về Bộ quản lý (nếu cơ quan, đơn vị đó không quản lý tốt hồ sơ, đồng thời kiến nghị Bộ trưởng xem xét xử lý kỷ luật thủ trưởng cơ quan, đơn vị);
- Quản lý hồ sơ của các cơ quan, đơn vị giải thể, doanh nghiệp phá sản;
- Chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ quản lý hồ sơ cho bộ phận tổ chức cán bộ, lao động của cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ;
- Định kỳ tổ chức kiểm tra, tổng kết, đánh giá rút kinh nghiệm về nghiệp vụ quản lý hồ sơ cán bộ và hồ sơ nội vụ;
- Yêu cầu cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ điều chỉnh những khâu nghiệp vụ chưa đúng quy định hoặc ra văn bản nhắc nhở các tổ chức, cá nhân vi phạm quy định về quản lý hồ sơ (có lưu hồ sơ của tổ chức, cá nhân bị nhắc nhở).
- Tổ chức phục vụ tốt việc nghiên cứu, khai thác hồ sơ theo quy định;
13. Thực hiện nguyên tắc bảo mật nội dung tài liệu hồ sơ cán bộ và hồ sơ nội vụ. Không tiết lộ các nội dung trong hồ sơ và các công việc triển khai với hồ sơ;
- Làm các thủ tục tiếp nhận, chuyển giao hồ sơ. Thường xuyên kiểm tra, sắp xếp hồ sơ và các tài liệu trong hồ sơ;
- Học tập, trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ công tác quản lý hồ sơ;
16. Tiến hành ngay việc bàn giao toàn bộ hồ sơ và tài liệu kèm theo, nội dung công việc, cách sắp xếp, tra cứu của hệ thống hồ sơ đang quản lý, những vấn đề đang giải quyết, những vấn đề còn tồn tại... khi có quyết định chuyển giao nhiệm vụ quản lý hồ sơ cho người khác.