Điều 39.
1. Tài liệu trong hồ sơ cán bộ chia ra 4 tập, lưu vào trong một phong bì lớn. Trong bì hồ sơ có bản kê danh mục các tài liệu hiện có, phiếu hồ sơ và phiếu kiểm soát hồ sơ để theo dõi việc nghiên cứu, khai thác hồ sơ. Ngoài bì phải ghi rõ các thông tin tối thiểu về nhân sự như: họ và tên, các bí danh, quê quán, mã số hồ sơ.
2. Các hồ sơ cán bộ phân ra làm 3 loại sau:
a. Loại hồ sơ của cán bộ đương chức: để vào một ngăn tủ riêng, chia ra theo phòng, mỗi phòng để trong một hộp riêng;
b. Loại hồ sơ của cán bộ đã nghỉ hưu: để trong một ngăn tủ riêng;
c. Loại hồ sơ của cán bộ đã qua đời: để trong một ngăn tủ riêng.
3. Hồ sơ nội vụ để vào một ngăn tủ riêng, không để cùng với các hồ sơ cán bộ. Tài liệu trong hồ sơ nội vụ phải phân loại rõ ràng, sắp xếp gọn gàng và lưu vào trong một phong bì lớn. Trong bì hồ sơ nội vụ có bản kê danh mục các tài liệu hiện có theo phân loại và phiếu kiểm soát hồ sơ để theo dõi việc nghiên cứu, khai thác hồ sơ.