Điều 42.
Nơi lưu giữ hồ sơ phải đảm bảo:
1. Cao ráo, thoáng khí, sạch sẽ; không để bụi bặm, úng ngập;
2. Tách biệt với khu vực làm việc;
3. Xa nơi có chất nổ, chất cháy, nguồn năng lượng, không bị ánh nắng chiếu trực tiếp...;
4. Trang bị đủ tủ, giá, cặp, hộp loại tốt (nên dùng tủ sắt, giá sắt; tủ và giá xếp cách tường 20cm - 30cm; khoảng cách ngăn cuối đến mặt sàn 20cm);
5. Có dụng cụ đo nhiệt độ và độ ẩm, báo cháy tự động;
6. Có khoá chắc chắn, đảm bảo an toàn tài liệu;
7. Trang bị phương tiện và có biện pháp phòng chống hiệu quả: cháy, nổ, ẩm mốc, mối, mọt, chuột, gián, kẻ gian phá hoại... (nên trang bị bình khí CO2 hoặc bình tetracloma cacbon);
8. Có phương án đảm bảo sơ tán ngay hồ sơ ra nơi an toàn khi có cháy nổ, úng ngập;
Có kế hoạch vệ sinh tài liệu hồ sơ định kỳ và vệ sinh môi trường nơi lưu giữ hồ sơ;
9. Có quy định rõ ràng về việc ra vào nơi lưu giữ hồ sơ, khoá, niêm phong và các nội dung cần thiết khác;
10. Bố trí cầu dao để có thể dễ dàng ngắt từng phần hoặc toàn bộ mạch điện khi cần thiết;
11. Giữ chế độ thích hợp cho bảo quản tài liệu giấy (nhiệt độ: 15 oC - 19oC, độ ẩm tương đối: 55% - 65%).