Điều 33.
1. Khi giao, nộp hồ sơ, cả hai bên nhận và giao phải phối hợp thực hiện theo quy trình sau:
a. Kiểm tra tình trạng tài liệu;
b. Đối chiếu theo danh mục tài liệu (nếu hồ sơ chưa có danh mục thì lập ngay danh mục);
c. Lập biên bản giao nhận để xác nhận sự việc. Biên bản giao nhận lập 2 bản, ghi rõ đề nghị của hai bên với nhau, có đủ chữ ký của các bên, lưu 1 bản tại cơ quan giao, 1 bản tại cơ quan nhận;
d. Vào sổ giao nhận hồ sơ, tài liệu;
đ. Tiến hành các thủ tục bổ sung như: vào sổ đăng ký, lập mã số hồ sơ, phiếu kiểm soát, phân loại tài liệu, bổ sung vào các mục lục tra cứu...
2. Nhận hồ sơ gửi bưu điện phải nguyên niêm phong theo đúng chế độ bảo mật. Cơ quan nhận kiểm tra, ghi ý kiến của mình vào phiếu chuyển hồ sơ thay cho biên bản giao nhận và trả phiếu cho cơ quan gửi để theo dõi. Trường hợp cần thiết phải có văn bản thông báo ngay sự việc cho cơ quan bưu điện, cơ quan chuyển giao hồ sơ và đương sự.