Điều 41.
1. Cán bộ quản lý hồ sơ không được tự ý mang hồ sơ ra khỏi trụ sở cơ quan. Phải quản lý chặt chẽ chìa khoá tủ và khoá phòng lưu giữ hồ sơ. Khi không có người trông coi, không được để tài liệu lộn xộn, trống trải ở ngoài bì hồ sơ. Hết giờ làm việc phải cất hồ sơ vào tủ, khoá chắc chắn.
2. Không được để tài liệu trong hồ sơ bị nhàu nát, ẩm mốc, hư hỏng hoặc thất lạc. Thường xuyên kiểm tra và xử lý kịp thời những tài liệu có khả năng hư hỏng (tài liệu nào bị phai mờ, rách nát phải sao lưu đồng thời với bản cũ, phục chế lại để kéo dài tuổi thọ tài liệu, hoặc bổ sung tài liệu có giá trị tương đương).
3. Định kỳ hàng năm, thủ trưởng cơ quan, đơn vị tổ chức kiểm kê tình trạng tài liệu trong hồ sơ cán bộ và hồ sơ nội vụ.