Điều 4. Nguyên tắc tạo lập, cập nhật, quản lý, vận hành và khai thác, sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC và hồ sơ điện tử CBCCVC
1. Bảo đảm sự thống nhất trong công tác quản lý, vận hành, khai thác, sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức và tạo lập, quản lý, khai thác, sử dụng hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dân tỉnh Hưng Yên.
2. Công tác tạo lập, xây dựng và quản lý hồ sơ điện tử của CBCCVC là nhiệm vụ, trách nhiệm của cơ quan, đơn vị, địa phương quản lý CBCCVC và được thực hiện thống nhất, khoa học, phản ánh đầy đủ, chính xác thông tin của từng CBCCVC kể từ khi được tuyển dụng, tiếp nhận vào làm việc tại cơ quan, đơn vị, địa phương cho đến khi không còn làm việc tại cơ quan, đơn vị, địa phương. Cơ quan, đơn vị, địa phương có thẩm quyền quản lý hồ sơ CBCCVC chịu trách nhiệm tạo lập, cập nhật, quản lý, vận hành và khai thác, sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC theo quy định của pháp luật và theo phân cấp quản lý.
3. Thông tin về hồ sơ CBCCVC được tạo lập, xây dựng, cập nhật vào phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC phải đầy đủ, rõ ràng, chính xác, khoa học, thống nhất với hồ sơ giấy pháp lý của CBCCVC được quản lý, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị, địa phương. Việc quản lý, khai thác, sử dụng hồ sơ điện tử và các thông tin liên quan về hồ sơ CBCCVC phải tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật về quản lý thông tin của CBCCVC.
4. Hồ sơ điện tử của CBCCVC phải được tạo lập, cập nhật thường xuyên, kịp thời, đầy đủ, rõ ràng, chính xác vào phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC, bảo đảm thống nhất với hồ sơ giấy pháp lý của CBCCVC và có giá trị tương đương hồ sơ giấy; việc tạo lập, cập nhật, quản lý, khai thác, sử dụng và bảo quản vĩnh viễn hồ sơ của CBCCVC dưới dạng hồ sơ điện tử trong phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC được thực hiện theo chế độ tài liệu mật do Nhà nước quy định, chỉ những người được cơ quan có thẩm quyền hoặc Thủ trưởng cơ quan có thẩm quyền quản lý hồ sơ CBCCVC đồng ý bằng văn bản mới được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ của CBCCVC theo quy định của pháp luật. Nghiêm cấm việc phát tán hoặc để lộ lọt thông tin trong hồ sơ CBCCVC.
5. CBCCVC có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, chính xác, kịp thời và chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của những thông tin trong hồ sơ do CBCCVC kê khai, cung cấp. Những tài liệu do CBCCVC kê khai, cung cấp phải được cơ quan có thẩm quyền quản lý CBCCVC xác minh, chứng nhận, phê duyệt theo quy định.
6. Việc kết nối và chia sẻ dữ liệu hồ sơ CBCCVC trên phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC với các hệ thống thông tin khác phải được sự đồng ý bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền hoặc của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị, địa phương, người có thẩm quyền quản lý hồ sơ CBCCVC.
7. Các cơ quan, đơn vị, địa phương, cá nhân được giao nhiệm vụ tạo lập, cập nhật, quản lý, vận hành và khai thác, sử dụng phần mềm hồ sơ CBCCVC có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra, rà soát, theo dõi và có biện pháp bảo đảm an toàn an ninh mạng, an ninh thông tin, bảo mật thông tin hồ sơ CBCCVC; bảo đảm sự tương thích, chính xác, đầy đủ, thống nhất trong toàn hệ thống thông tin về hồ sơ của CBCCVC khi có sự thay đổi về công nghệ, thiết bị.