Điều 14. Trách nhiệm của ngƣời đƣợc phân công trực tiếp quản lý, vận hành, khai thác, sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC
1. Sử dụng tài khoản của cơ quan, tổ chức, đơn vị để thực hiện việc tạo lập, cập nhật, bổ sung, sửa chữa thông tin về tổ chức bộ máy, hồ sơ và CBCCVC trong cơ quan, tổ chức, đơn vị mình trên phần mềm quản lý CBCCVC theo quy định của pháp luật và Quy chế này; quản lý, khai thác, sử dụng hồ sơ CBCCVC theo phân cấp, phân công quản lý; thực hiện nghiêm việc bảo đảm bí mật, an toàn thông tin hồ sơ CBCCVC và bảo quản, bảo mật tài khoản người dùng của cơ quan, tổ chức, đơn vị mình được phân cấp, phân công. Không được tiết lộ, cung cấp thông tin hồ sơ CBCCVC, thông tin tài khoản người dùng nếu không được sự đồng ý bằng văn bản của người có thẩm quyền. Chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng cơ quan, đơn vị, địa phương về việc tạo lập, cập nhật, quản lý, vận hành, khai thác, sử dụng hồ sơ điện tử CBCCVC và bảo mật phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC, thông tin về hồ sơ CBCCVC.
2. Rà soát, cập nhật, điều chỉnh, sửa chữa thông tin về hồ sơ CBCCVC kịp thời, đầy đủ, chính xác; thường xuyên và định kỳ rà soát, kiểm tra, cập nhật các thông tin theo đúng quy định của pháp luật và quy định tại Quy chế này.
3. Bảo đảm tính kịp thời, tính chính xác và thống nhất của các thông tin hồ sơ CBCCVC đã được tạo lập, cập nhật vào phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC với hồ sơ giấy pháp lý đang được lưu trữ tại cơ quan, tổ chức, đơn vị; quản lý, vận hành, khai thác, sử dụng có hiệu quả phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC và hồ sơ điện tử CBCCVC để cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời, chính xác phục vụ yêu cầu công tác cán bộ, thực hiện chế độ, chính sách đối với CBCCVC và quản lý hồ sơ CBCCVC theo quy định của pháp luật.
4. Áp dụng các biện pháp bảo đảm an toàn thông tin, an toàn an ninh mạng và vận hành thông suốt phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC; đề xuất các biện pháp để quản lý, vận hành, khai thác, sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC có hiệu quả; nghiên cứu, phát hiện và báo cáo Thủ trưởng cơ quan, tổ chức, đơn vị để xem xét, xử lý các vấn đề phát sinh trong công tác quản lý hồ sơ CBCCVC đã được tạo lập, cập nhật trên phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC.
5. Tham mưu Thủ trưởng cơ quan, đơn vị thực hiện chế độ báo cáo thống kê, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất theo yêu cầu của cơ quan quản lý cấp trên.
6. Trường hợp bị mất tài khoản hoặc quên mật khẩu hoặc có dấu hiệu bị đánh cắp mật khẩu đăng nhập phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC thì phải báo cáo ngay cho Thủ trưởng cơ quan, đơn vị và báo cáo Sở Nội vụ để được xem xét, cấp lại mật khẩu mới.
Trường hợp người được phân công trực tiếp quản lý, vận hành, khai thác, sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC vi phạm các quy định của pháp luật, vi phạm các quy định của Quy chế này về quản lý, vận hành, khai thác, sử dụng hồ sơ điện tử của CBCCVC và phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC thì sẽ bị xử lý kỷ luật theo quy định của pháp luật.