Điều 3. Giải thích từ ngữ
Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Phần mềm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức (sau đây gọi tắt là CBCCVC) là giải pháp công nghệ thông tin được thiết kế và xây dựng áp dụng cho cơ quan, tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập của Nhà nước được triển khai thống nhất trên địa bàn tỉnh Hưng Yên, là công cụ trợ giúp các cơ quan, đơn vị, địa phương trong công tác quản lý, khai thác, sử dụng thông tin về hồ sơ CBCCVC của các cơ quan, đơn vị, địa phương; giúp cho Ủy ban nhân dân tỉnh và các cơ quan, đơn vị, địa phương quản lý về tổ chức bộ máy, biên chế công chức, số lượng người làm việc trong đơn vị sự nghiệp công lập (sau đây gọi tắt là biên chế viên chức), đội ngũ CBCCVC thuộc thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dân tỉnh Hưng Yên, đáp ứng yêu cầu quản lý CBCCVC theo quy định của ngành Nội vụ.
2. Hồ sơ giấy của CBCCVC là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất về CBCCVC, bao gồm: nguồn gốc xuất thân, quá trình học tập, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội của CBCCVC, thể hiện ở sơ yếu lý lịch, văn bằng, chứng chỉ và các loại văn bản, tài liệu có liên quan khác theo quy định của Đảng, pháp luật của Nhà nước được cập nhật, bổ sung, lưu trữ dưới dạng văn bản giấy trong quá trình công tác của CBCCVC kể từ khi được tuyển dụng, tiếp nhận.
3. Hồ sơ điện tử của CBCCVC là tài liệu được thể hiện dưới dạng tài liệu điện tử được tạo lập, cập nhật, lưu trữ trên phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC trên cơ sở số hóa hồ sơ giấy của CBCCVC.
4. Số hóa hồ sơ giấy của CBCCVC là việc nhập, quét (scan) thông tin, dữ liệu, văn bản, tài liệu có sẵn trên hồ sơ giấy của CBCCVC được chuyển đổi sang dạng thông tin, dữ liệu, văn bản, tài liệu điện tử và được lưu trữ trong hồ sơ điện tử của CBCCVC trên phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC.
5. Cơ sở dữ liệu CBCCVC là tập hợp dữ liệu điện tử về hồ sơ CBCCVC được tạo lập, cập nhật, quản lý, khai thác, sử dụng theo quy định của pháp luật.
6. Tài khoản đơn vị, tài khoản người dùng là tên đăng nhập và mật khẩu đăng nhập được cấp, đổi để đăng nhập vào phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC theo phân cấp, phân công.
7. Quản lý tài khoản đơn vị, tài khoản người dùng là việc tạo lập, cấp, hạn chế, mở rộng hoặc hủy bỏ quyền đăng nhập, truy cập vào phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC.
8. Quản lý hồ sơ điện tử của CBCCVC là việc tạo lập, cập nhật, sửa chữa thông tin, thay đổi trạng thái, khai thác, sử dụng hổ sơ điện tử của CBCCVC.
9. Khai thác hồ sơ điện tử CBCCVC là việc thực hiện các chức năng tra cứu, tìm kiếm, xem thông tin về hồ sơ của CBCCVC hoặc kết xuất thông tin cơ sở dữ liệu CBCCVC, tổng hợp các thông tin theo tiêu chí, thống kê, tổng hợp báo cáo, xuất thông tin, in các kết quả thông tin hồ sơ điện tử của CBCCVC.
10. Phê duyệt hồ sơ điện tử CBCCVC là việc thực hiện xác thực thông tin hồ sơ điện tử của CBCCVC trên phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC.