Điều 4. Quy định về lập, luân chuyển và xử lý chứng từ — Quyết định 37/2007/QĐ-NHNN

a) Chứng từ kế toán chủ yếu được sử dụng khi nhập (thu) tiền mặt, xuất (chi) tiền mặt, gồm:

i) Chứng từ sử dụng khi nhập tiền, xuất tiền thuộc Quỹ DTPH, gồm: Lệnh điều chuyển hoặc Lệnh xuất - nhập Quỹ DTPH; Phiếu nhập kho/ Phiếu xuất kho và Biên bản giao nhận tiền.

ii) Chứng từ sử dụng trong thu tiền, chi tiền thuộc Quỹ NVPH, gồm: Giấy nộp tiền, Phiếu thu, Séc, Giấy lĩnh tiền, Phiếu chi.

iv) Chứng từ sử dụng khi xuất tiền tiêu hủy, gồm: Phiếu xuất kho và Biên bản giao nhận tiền.

v) Chứng từ sử dụng khi nhập tiền mới in, đúc nhận từ đơn vị sản xuất, gồm: Phiếu nhập kho, Biên bản giao nhận tiền.

vi) Các chứng từ khác: Phiếu hạch toán Nợ/ Phiếu hạch toán Có tài khoản ngoại bảng tiền đang vận chuyển; Biên bản thừa tiền/ thiếu tiền; Biên bản tạm thu giữ tiền, Biên bản thu giữ tiền; Biên bản phát hiện tiền có lỗi kỹ thuật.

b) Quy định về trách nhiệm lập chứng từ:

i) Vụ Kế toán- Tài chính lập Phiếu nhập kho/ Phiếu xuất kho đối với việc nhập tiền, xuất tiền tại Kho tiền I.       

ii) Phòng Kế toán - Tài vụ của Chi cục Phát hành và Kho quỹ lập Phiếu nhập kho/ Phiếu xuất kho đối với việc nhập tiền, xuất tiền tại Kho tiền II.           

iv) Bộ phận kế toán Hội đồng tiêu hủy lập Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho đối với việc nhập tiền, xuất tiền tiêu hủy tại các Cụm tiêu hủy.

a) Luân chuyển chứng từ khi xuất tiền, chi tiền:

i) Căn cứ Lệnh điều chuyển do Cục Phát hành và Kho quỹ lập, phê duyệt hoặc Lệnh xuất - nhập Quỹ DTPH đã được Giám đốc chi nhánh phê duyệt và các giấy tờ có liên quan, kế toán lập Phiếu xuất kho/ Phiếu chi hoặc căn cứ chứng từ lĩnh tiền do khách hàng nộp, kế toán thực hiện hạch toán, sau đó chuyển bộ chứng từ xuất tiền/ chi tiền sang bộ phận kho quỹ để xuất tiền/ chi tiền.

ii) Bộ phận kho quỹ căn cứ chứng từ do kế toán chuyển sang, lập Biên bản giao nhận tiền/ Bảng kê các loại tiền chi theo quy định, làm thủ tục xuất tiền/ chi tiền; vào sổ theo dõi, ký tên, đóng dấu “đã chi tiền" trên chứng từ chi tiền và chuyển trả chứng từ về bộ phận kế toán.

b) Luân chuyển chứng từ khi nhập tiền, thu tiền:

i) Căn cứ Lệnh điều chuyển do Cục Phát hành và Kho quỹ lập, phê duyệt / Lệnh xuất - nhập Quỹ DTPH đã được Giám đốc chi nhánh phê duyệt và các giấy tờ có liên quan hoặc chứng từ nộp tiền do khách hàng nộp, bộ phận kho quỹ làm thủ tục nhập tiền, thu tiền, lập Biên bản giao nhận tiền/ Bảng kê các loại tiền thu theo quy định; vào sổ theo dõi, ký tên, đóng dấu “đã thu tiền” trên chứng từ thu tiền, sau đó chuyển chứng từ sang bộ phận kế toán.

ii) Căn cứ Lệnh điều chuyển/ Lệnh xuất - nhập Quỹ DTPH, Biên bản giao nhận tiền, kế toán lập Phiếu nhập kho/ Phiếu thu/ hoặc căn cứ Chứng từ nộp tiền do khách hàng nộp đã được Thủ quỹ ký tên, đóng dấu “đã thu tiền”, kế toán hạch toán và lưu trữ chứng từ theo quy định.

c) Luân chuyển chứng từ khi nhập tiền, xuất tiền tiêu hủy:

i) Khi nhập Kho tiền tiêu huỷ:

ii) Khi xuất Kho tiền tiêu huỷ: Căn cứ tỷ lệ kiểm đếm từng loại tiền đã được Thống đốc phê duyệt, Kế toán Hội đồng tiêu hủy lập Phiếu xuất kho vào sổ theo dõi, Thủ kho tiền tiêu hủy lập Biên bản giao nhận tiền, xuất tiền giao sang tổ kiểm đếm/ tổ cắt hủy để thực hiện kiểm đếm/ cắt hủy theo quy định tại Quy chế tiêu hủy tiền hiện hành.

a) Bộ chứng từ nhập, xuất tiền thuộc Quỹ DTPH để điều chuyển tiền giữa các Kho tiền NHNN, được xử lý như sau:

i) Một (01) bộ, gửi Vụ Kế toán - Tài chính/ hoặc Phòng Kế toán để hạch toán;

ii) Một (01) bộ, gửi Cục Phát hành và Kho quỹ/ hoặc Phòng Tiền tệ - Kho quỹ để theo dõi;

iv) Một (01) bộ, lưu tại Kho tiền xuất.

b) Bộ chứng từ nhập kho tiền mới in, đúc nhận từ đơn vị sản xuất (nhập Kho tiền Trung ương), được xử lý như sau:

i) Một (01) bộ, gửi Vụ Kế toán- Tài chính để hạch toán;

ii) Một (01) bộ, gửi Cục Phát hành và Kho quỹ để theo dõi;

iv) Một (01) bộ, làm thủ tục thanh toán với đơn vị sản xuất/với nhà máy in, đúc tiền.

a) Lập và xử lý Biên bản thừa tiền/ thiếu tiền:

i) Đối với tiền điều chuyển và tiền giao nhận giữa NHNN với các đơn vị trên địa bàn (sau đây gọi tắt là tiền điều chuyển, giao nhận): Khi kiểm đếm, phát hiện thừa/ thiếu tờ, miếng, lẫn loại dẫn đến thừa tiền/ thiếu tiền, Hội đồng kiểm đếm phải lập hai (02) liên Biên bản thừa tiền/ thiếu tiền đối với tiền đã qua lưu thông hoặc lập ba (03) liên Biên bản thừa tiền/ thiếu tiền đối với tiền mới in, đúc chưa qua lưu thông. Biên bản thừa tiền/ thiếu tiền ghi rõ tình trạng bó, túi, gói, bao, hộp, thùng tiền theo chế độ hiện hành và được lập cho từng trường hợp. Các liên biên bản được xử lý như sau:

ii) Đối với tiền do khách hàng nộp trực tiếp:

b) Lập và xử lý Biên bản thu giữ tiền:

i) Đối với tiền điều chuyển, giao nhận: Khi phát hiện tiền giả, tiền đình chỉ lưu hành, tiền mẫu, tiền lưu niệm, Hội đồng kiểm đếm lập ba (03) liên Biên bản thu giữ tiền giả/ tiền đình chỉ lưu hành/ tiền mẫu/ tiền lưu niệm cho từng trường hợp, trong đó ghi rõ tình trạng bao, bó tiền, túi, hộp, thùng, số sê - ri của tờ tiền giả/ tiền đình chỉ lưu hành/ tiền mẫu/ tiền lưu niệm; thu giữ và xử lý theo quy định hiện hành. Các liên biên bản được xử lý như sau:

ii) Đối với tiền do khách hàng nộp trực tiếp: Khi phát hiện tiền giả, Thủ quỹ lập ba (03) liên Biên bản thu giữ tiền giả, trong đó ghi rõ số sê - ri của tờ tiền giả, thu giữ và xử lý theo quy định hiện hành. Các liên Biên bản được xử lý như sau:

c) Lập và xử lý Biên bản tạm thu giữ tiền:

d) Lập và xử lý Biên bản phát hiện tiền có lỗi kỹ thuật: