Điều 5. Chức năng nhiệm vụ (có liên quan đến quy trình nghiệp vụ khi đã được ứng dụng vi tính) của từng nhóm như sau:
Nhóm 1:
Bộ phận giao dịch trực tiếp với khách hàng vào bảo quản tài sản trong quỹ nghiệp vụ:
Tiếp nhận các chứng từ và bảng kê thu tiền mặt, lập bảng kê chi tiền mặt;
Nhập số liệu từ bảng kê thu (chi) tiền mặt vào máy;
Cập nhật số liệu vào sổ nhật ký quỹ bằng máy và thực hiện thu, chi tiền mặt cho khách hàng theo đúng quy trình nghiệp vụ: Đối với món thu, phải thu tiền trước vào sổ sau; đối với chi phải vào sổ rồi mới chi;
Cuối ngày, sau khi kiểm kê Quỹ nghiệp vụ và xử lý thừa thiếu xong, phải khoá sổ nhật ký quỹ theo đúng quy định;
In sổ nhật ký quỹ, có chữ ký xác nhận của Ban quản lý Quỹ nghiệp vụ.
In sổ thu chi các loại tiền thuộc Quỹ nghiệp vụ;
Chịu trách nhiệm chính trong việc bảo quản an toàn tuyệt đối tài sản trong Quỹ nghiệp vụ và tính chính xác, khớp đúng giữa số liệu trên máy với số tiền thu, chi trong ngày, tồn quỹ thực tế tại Quỹ nghiệp vụ cuối ngày;
Thủ kho tiền có các nhiệm vụ:
Tiếp nhận phiếu xuất (nhập) Quỹ điều hoà tiền mặt từ kế toán chuyển sang, lập biên bản giao nhận tiền;
Đưa số liệu từ các phiếu xuất (nhập) Quỹ điều hoà tiền mặt và biên bản giao nhận vào máy vi tính;
Cập nhật số liệu vào sổ Quỹ điều hoà tiền mặt, sổ chi tiết các loại tiền, các thẻ kho... trong máy. Thực hiện xuất (nhập) Quỹ điều hoà tiền mặt theo đúng quy trình đã quy định. Sổ Quỹ điều hoà tiền mặt, sổ chi tiết các loại tiền được ghi chép và theo dõi theo tháng;
Cuối tháng, sau khi đã kiểm kê Quỹ điều hoà tiền mặt xong, phải khoá sổ trong máy. In các loại sổ (sổ Quỹ điều hoà tiền mặt, sổ chi tiết các loại tiền, thẻ kho...) và lấy chữ ký xác nhận của Ban quản lý kho tiền;
Chịu trách nhiệm chính trong việc bảo quản an toàn tuyệt đối tài sản bảo quản trong kho tiền và tính chất chính xác, khớp đúng giữa số liệu trên máy tính với số liệu xuất, nhập, tồn kho thực tế của tài sản bảo quản trong kho tiền.
Nhóm 2:
Kiểm soát và an toàn kho quỹ, có các nhiệm vụ:
Kiểm soát chặt chẽ để loại trừ các trường hợp thu, chi tiền mặt hoặc xuất, nhập tài sản khống;
Kiểm soát khớp đúng giữa thông tin trên máy (thông tin đã nhập vào máy) và trên chứng từ. Nếu phát hiện sai sót thì thông báo và chuyển trả chứng từ cho thủ quỹ hoặc thủ kho để điều chỉnh cho đúng. Kiểm soát không được trực tiếp sửa chữa số liệu trên máy hoặc trên chứng từ;
Kiểm soát đảm bảo thực hiện đúng quy trình nghiệp vụ đã quy định;
Giúp lãnh đạo tăng cường kiểm soát tồn quỹ tiền mặt từng thời điểm và nhất là cuối ngày cuối tháng. Có nhiệm vụ lấy số liệu kiểm kê thực tế tồn Quỹ nghiệp vụ cuối ngày, tồn Quỹ điều hoà tiền mặt cuối tháng để lập các sổ kiểm kê (thực hiện đối chiếu với số liệu do máy tự động cung cấp với số liệu thực tế, đảm bảo chính xác khớp đúng trong ngày, trong tháng). In các sổ kiểm kê theo quy định và lấy chữ ký của các thành viên có liên quan;
Kiểm tra giám sát đảm bảo an toàn kho tiền. Theo dõi và lập các sổ bàn giao chìa khoá của kho tiền, sổ đăng ký vào kho tiền, sổ thiếu mất tiền...
Nhóm 3
Thống kê và điều hoà tiền mặt, có các nhiệm vụ:
Lấy số liệu trong mạng vi tính để lập sổ theo dõi thực hiện nhập xuất Quỹ điều hoà tiền mặt (mẫu số 16/PHKQ/95); Lập sổ theo dõi tình hình nộp rút tiền mặt của các Ngân hàng trên địa bàn (mẫu số 20/PHKQ/95);
Nhận điện báo, báo cáo từ các Ngân hàng thương mại, tổ chức tín dụng, Kho bạc Nhà nước... nhập số liệu vào máy và lập các sổ theo mẫu quy định (mẫu 18, 19/PHKQ/95);
Lập bằng máy các bản điện báo, báo cáo nhanh, báo cáo thống kê: X07, X50, A05, B01, G01, G02, G04 v.v... và những báo cáo khác theo yêu cầu chỉ đạo tại địa phương, gửi hoặc (truyền) các báo cáo theo các địa chỉ đã được quy định hoặc do Giám đốc duyệt;
Thực hiện nghiệp vụ điều hoà tiền mặt trên địa bàn: Căn cứ vào các số liệu đã có trên, máy lập Phiếu trình Giám đốc Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước xin xuất hoặc (nhập) Quỹ điều hoà tiền mặt (phụ biểu B) và hàng quỹ lập Cân đối điều hoà tiền mặt, dự kiến xuất (nhập) Quỹ điều hoà tiền mặt gửi Trung ương (phụ biểu A).