Điều 5. Tiếp nhận văn bản đến
1. Văn bản đến Bộ Thương mại từ các nguồn khác nhau đều phải qua Phòng Hành chính làm thủ tục đăng ký. Các đơn vị thuộc cơ quan Bộ có tư cách pháp nhân tổ chức văn thư độc lập để trực tiếp tiếp nhận văn bản đến đơn vị mình.
2. Phòng Hành chính có trách nhiệm tiếp nhận, bóc bì văn bản đến theo quy định chung của pháp luật và quy định tại Quy chế này.
3. Phòng Hành chính không làm thủ tục tiếp nhận văn bản đến và gửi trả lại đối với những văn bản không đúng thể thức quy định của Nhà nước.
4. Đối với bì điện mật gửi đến Bộ, Phòng Hành chính thực hiện theo quy định riêng về Sổ theo dõi điện mật và người có trách nhiệm giải quyết điện mật đã được đăng ký với Bộ Ngoại giao và Văn phòng Trung ương Đảng;
5. Phòng Hành chính không bóc các loại bì sau đây:
a) Bì văn bản có đóng dấu "Mật", "Tối mật", "Tuyệt mật" và các bì có hàng chữ "Chỉ người có tên trên bì mới được bóc";
b) Bì thư riêng của cá nhân;
c) Hồ sơ đấu thầu.
6. Cán bộ, công chức của các đơn vị thuộc cơ quan Bộ không được trực tiếp nhận và xử lý văn bản đến chưa qua quy trình quy định tại Quy chế này (trừ thư tín, giấy tờ giao dịch cá nhân).
7. Các văn bản hỏa tốc có hẹn giờ gửi đến Bộ ngoài giờ hành chính, nhân viên thường trực ghi lại số văn bản trên bì, tên cơ quan gửi và báo cáo ngay Lãnh đạo Văn phòng Bộ biết để có ý kiến chuyển đến địa chỉ của người có trách nhiệm xử lý. Các loại văn bản khác, nhân viên thường trực có trách nhiệm tiếp nhận các bì văn bản và cất vào tủ có khóa để bàn giao cho Phòng Hành chính vào đầu giờ ngày làm việc tiếp theo.