Điều 20. Lấy số, đóng dấu văn bản đi
1. Sau khi Lãnh đạo Bộ ký văn bản, Phòng Tổng hợp thông báo ngay cho đơn vị để chuyên viên trực tiếp xử lý văn bản đến nhận hồ sơ, đi lấy số, sao chụp và đóng dấu theo quy định.
2. Đối với những văn bản do Lãnh đạo đơn vị ký ban hành để giải quyết công việc theo chức năng, nhiệm vụ và đã được Lãnh đạo Bộ ủy quyền thì chuyên viên trực tiếp xử lý văn bản có trách nhiệm đi lấy số sao chụp và đóng dấu theo quy định.
3. Khi mang văn bản đến Phòng Hành chính lấy dấu, chuyên viên trực tiếp xử lý văn bản phải xuất trình Phiếu trình đã được Lãnh đạo Bộ duyệt. Phòng Hành chính kiểm tra lần cuối về thể thức, hình thức của văn bản, đóng số, ngày, tháng, đóng các dấu chỉ độ "mật", "khẩn" do người ký văn bản yêu cầu tại Phiếu trình và đóng dấu vào văn bản. Phòng Hành chính chỉ đóng dấu cho các văn bản có chữ ký tắt theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 17 Quy chế này và đã xuất trình Phiếu trình. Trường hợp văn bản do cấp Vụ ký không phải xuất trình Phiếu trình.
4. Phòng Hành chính không cấp số văn bản trước. Trường hợp cần thiết cần xin số văn bản trước, đơn vị chủ trì xử lý trao đổi với Lãnh đạo Văn phòng Bộ và phải được Lãnh đạo Văn phòng Bộ chấp thuận bằng văn bản. Đơn vị chủ trì xử lý phải chịu trách nhiệm về. việc xin số văn bản trước.