Điều 21. Phát hành văn bản đi
1. Chuyên viên được phân công của đơn vị xử lý văn bản phối hợp với Phòng Hành chính làm thủ tục gửi văn bản đến địa chỉ nhận.
2. Phòng Hành chính chịu trách nhiệm phát hành các văn bản của Bộ đến địa chỉ nhận.
Trường hợp văn bản có đóng dấu chỉ mức độ "khẩn" hoặc theo yêu cầu gấp của người ký, Phòng Hành chính phải thực hiện ngay.
Trường hợp văn bản có đóng dấu chỉ mức độ "mật", Phòng Hành chính phải gửi theo chế độ bảo mật.
3. Trường hợp nơi được nhận cần nhận trực tiếp văn bản thì:
a) Nếu nơi được nhận là doanh nghiệp thì người đi nhận phải có giấy giới thiệu hợp pháp của doanh nghiệp đó. Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm về tính trung thực của Giấy giới thiệu và về người được giới thiệu.
b) Nếu nơi được nhận văn bản là cơ quan, tổ chức khác thì người đi nhận phải xuất trình giấy tờ chứng minh mình là người của cơ quan, tổ chức được nhận văn bản.
Trong cả hai trường hợp, người trực tiếp nhận văn bản phải ký nhận vào sổ giao công văn của Phòng Hành chính.