Điều 25. Thủ tục gửi văn bản, trình giải quyết công việc
1. Tất cả các văn bản gửi đến Ủy ban nhân dân thành phố phải qua Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố để vào sổ, đóng dấu công văn đến và xử lý theo quy định.
Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố có trách nhiệm cập nhật, phân luồng, phân loại và chuyển văn bản đến (gồm cả văn bản scan) tới lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố, lãnh đạo Văn phòng, các Phòng, ban, đơn vị liên quan sau khi nhận được văn bản.
Văn bản chính được chuyển đến đơn vị, cá nhân được phân công chủ trì giải quyết công việc và Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố tổ chức lưu hồ sơ xử lý công việc; các bản sao gửi tới các đơn vị, cá nhân liên quan trong ngày để triển khai thực hiện.
Khi nhận được văn bản, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố, Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố chịu trách nhiệm chỉ đạo, đôn đốc chuyên viên nghiên cứu, tham mưu, xử lý, giải quyết công việc theo thẩm quyền đã được phân công, báo cáo Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố chủ trì giải quyết công việc.
Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố tổ chức lập danh mục văn bản để theo dõi, kiểm tra, đôn đốc quá trình xử lý. Tăng cường việc áp dụng công nghệ thông tin, cải cách thủ tục hành chính để xử lý văn bản được nhanh chóng, kịp thời, minh bạch.
2. Văn bản trình Ủy ban nhân dân thành phố, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố của các cơ quan chuyên môn, cơ quan trực thuộc Ủy ban nhân dân thành phố, Ủy ban nhân dân quận, huyện, các tổ chức, đoàn thể ở địa phương phải do cấp trưởng ký tên và đóng dấu. Trường hợp ủy quyền (Không ủy quyền công tác xây dựng thể chế, tổ chức bộ máy, tổ chức cán bộ, biên chế, thu chi ngân sách, đầu tư công) cho cấp Phó ký văn bản, Thủ trưởng cơ quan phải chịu trách nhiệm về nội dung trình.
3. Văn bản trình có nội dung liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan khác, phải có ý kiến bằng văn bản của cơ quan liên quan. Nếu đã có văn bản xin ý kiến nhưng cơ quan liên quan chưa trả lời, trong văn bản trình phải báo cáo rõ danh sách các cơ quan chưa có ý kiến.
4. Văn bản trình giải quyết công việc phải là bản chính có đóng dấu đỏ của cơ quan, tổ chức gửi hoặc bản gửi qua thư điện tử, trục liên thông có chữ ký số của cơ quan, tổ chức gửi và chỉ gửi một bản đến một địa chỉ có thẩm quyền giải quyết. Nếu cần gửi đến các cơ quan có liên quan để báo cáo hoặc phối hợp thì chỉ ghi tên cơ quan đó ở phần nơi nhận văn bản.
5. Các cơ quan, tổ chức khác không thuộc phạm vi quản lý hành chính của Ủy ban nhân dân thành phố, thủ tục gửi văn bản đến Ủy ban nhân dân thành phố thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về công tác văn thư và các quy định pháp luật khác có liên quan. Thủ tục gửi công văn của cơ quan, tổ chức nước ngoài đến Ủy ban nhân dân thành phố phải được thực hiện theo thông lệ quốc tế.
6. Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố chuyển trả các văn bản đến không đúng thể thức văn bản và không đúng các quy định liên quan theo Quy chế này.