Điều 16. Công tác chuẩn bị phiên họp Ủy ban nhân dân thành phố
1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố triệu tập phiên họp của Ủy ban nhân dân thành phố.
a) Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố quyết định cụ thể thời gian, nội dung, chương trình và thành phần dự phiên họp.
b) Phiên họp Ủy ban nhân dân thành phố chỉ được tiến hành khi có ít nhất hai phần ba tổng số thành viên Ủy ban nhân dân thành phố tham dự.
c) Chương trình, thời gian họp và các tài liệu trình tại phiên họp phải được gửi đến các thành viên Ủy ban nhân dân thành phố chậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày bắt đầu phiên họp thường kỳ và chậm nhất là 01 ngày trước ngày bắt đầu phiên họp chuyên đề hoặc họp để giải quyết công việc phát sinh đột xuất.
2. Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố có nhiệm vụ:
a) Kiểm tra tổng hợp các nội dung của phiên họp;
b) Chuẩn bị chương trình phiên họp, dự kiến thành phần họp trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố quyết định; chuẩn bị các điều kiện phục vụ phiên họp. Chậm nhất 07 ngày làm việc, trước ngày phiên họp bắt đầu, Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố quyết định chính thức nội dung, chương trình, thời gian họp, thành phần tham dự phiên họp và thông báo cho các thành viên Ủy ban nhân dân thành phố về quyết định của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố về các vấn đề trên; trường hợp cần chuẩn bị các báo cáo bổ sung tại phiên họp, chậm nhất trước 03 ngày tổ chức phiên họp, Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố thông báo cho các cơ quan, đơn vị biết, chuẩn bị báo cáo;
c) Đôn đốc Thủ trưởng cơ quan có nội dung trình trong phiên họp gửi tài liệu và các văn bản liên quan. Chậm nhất 05 ngày làm việc, trước ngày phiên họp bắt đầu, cơ quan chủ trì chuẩn bị nội dung phải gửi tài liệu đã được Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố xem xét và cho trình tại phiên họp đến Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố;
d) Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố gửi giấy mời đến các thành viên Ủy ban nhân dân thành phố và đại biểu được mời họp, ít nhất là 05 ngày làm việc trước ngày họp (trừ trường hợp họp để giải quyết công việc phát sinh đột xuất). Các cơ quan, người được mời khi nhận được Giấy mời phải xác nhận lại thành phần dự họp với Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố tối thiểu 1/2 ngày trước khi phiên họp được tiến hành. Tài liệu họp sau khi được Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố kiểm tra sẽ được gửi tới các đại biểu dự họp trước phiên họp;
đ) Trường hợp thay đổi ngày họp, Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố thông báo ngay cho thành viên Ủy ban nhân dân thành phố và các đại biểu được mời họp.
3. Đảm bảo các điều kiện tổ chức phiên họp:
a) Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố chịu trách nhiệm chuẩn bị các điều kiện cần thiết phục vụ phiên họp theo quy định;
b) Các Sở, ngành, đơn vị liên quan chịu trách nhiệm đảm bảo các điều kiện kỹ thuật cần thiết về cấp điện, đường truyền phục vụ phiên họp.