Điều 14. Chuẩn bị phiếu tr ì nh
Khi nhận được hồ sơ của các cơ quan gửi trình UBND thành phố, Chủ tịch UBND thành phố, Văn phòng UBND thành phố có nhiệm vụ:
1/ Kiểm tra hồ sơ về măt thủ tục:
Nếu hồ sơ không bảo đảm về mặt thủ tục theo quy định tại Điều 13 Quy chế này thì trong vòng 2 ngày, Văn phòng UBND thành phố trả lại cho cơ quan đã trình văn bản và yêu cầu chuẩn bị thêm. Đối với những vấn đề phải giải quyết gấp thì Văn phòng báo ngay cho cơ quan trình bổ sung thủ tục, đồng thời Văn phòng báo cáo Chủ tịch (hoặc Phó Chủ tịch) UBND thành phố;
2/ Kiểm tra hồ sơ về mặt nội dung:
a- Nếu nội dung vấn đề trình không thuộc thẩm quyền của UBND thành phố, Chủ tịch UBND thành phố thì trong vòng 2 ngày, Văn phòng UBND thành phố trả lại cho cơ quan trình và nêu rõ lý do trả lại (bằng văn bản);
b- Nếu nội dung trình còn những vấn đề chưa rõ hoặc còn có ý kiến khác nhau thì trước khi báo cáo UBND thành phố, Chủ tịch UBND thành phố quyết định, Văn phòng UBND thành phố có trách nhiệm:
+ Trong vòng 2 ngày kể từ ngày nhận văn bản, làm văn bản yêu cầu cơ quan trình văn bản giải trình thêm. Trong thời gian 5 ngày kể từ ngày nhận được văn bản yêu cầu của Văn phòng UBND thành phố, cơ quan đã trình văn bản phải có văn bản trả lời cụ thể về những nội dung được yêu cầu. Nếu cơ quan nhận được văn bản yêu cầu mà không giải trình trong thời hạn quy định thì văn phòng UBND thành phố báo cáo UBND thành phố, Chủ tịch UBND thành phố.
+ Trường hợp cần được tổ chức họp với cơ quan trình và các cơ quan có liên quan để xử lý thì Văn phòng UBND thành phố có trách nhiệm mời họp. Kết quả cuộc họp phải báo cáo bằng văn bản với UBND thành phố, Chủ tịch UBND thành phố khi trình văn bản.
3/ Chậm nhất là 5 ngày (hoặc 7 ngày đối với dự thảo văn bản quy phạm pháp luật) kể từ khi nhận được hồ sơ đúng thủ tục, Văn phòng UBND thành phố phải hoàn chỉnh và lập Phiếu trình Chủ tịch (hoặc Phó Chủ tịch) UBND thành phố giải quyết. Đối với văn bản cần giải quyết gấp (có đóng dấu khẩn) thì phải trình ngay sau khi nhận được.
Trong Phiếu trình phải ghi rõ và đúng ý kiến của các cơ quan, kể cả ý kiến khác nhau, ý kiến đề xuất của chuyên viên trực tiếp theo dõi và ý kiến lãnh đạo văn phòng UBND thành phố, kèm theo các hồ sơ cần thiết.