Điều 30. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
1. Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức:
a) Các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức theo thời hạn được quy định tại khoản 2 Điều này;
b) Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức nhưng thời hạn giữ lại không được quá hai năm;
c) Mọi công chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm.
2. Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành được quy định như sau:
a) Tài liệu hành chính: Sau một năm kể từ năm công việc kết thúc;
b) Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: Sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức;
c) Tài liệu xây dựng cơ bản: Sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán;
d) Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: Sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc.
3. Thủ tục giao nộp:
a) Khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai bản “Biên bản giao nhận tài liệu”. Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức giữ mỗi loại một bản. Mẫu “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” thực hiện theo mẫu do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước quy định;
b) Để đảm bảo việc giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan được đầy đủ, không thất lạc, thiếu sót, lưu trữ cơ quan căn cứ vào danh mục hồ sơ, danh mục thành phần hồ sơ tài liệu của cơ quan, tổ chức và đối chiếu số lượng văn bản, hồ sơ công việc, tài liệu được bàn giao với số lượng văn bản do đơn vị hoặc cá nhân nộp tài liệu tham mưu phát hành được lưu tại văn thư cơ quan trong năm để tiếp nhận. Trường hợp không đầy đủ thì không nhận hồ sơ, tài liệu và yêu cầu đơn vị hoặc cá nhân bổ sung đầy đủ hồ sơ, tài liệu theo quy định.