Điều 28. Nguyên tắc, nội dung lập hồ sơ công việc
1. Nguyên tắc đối với việc lập hồ sơ công việc:
a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc của cơ quan, tổ chức;
b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;
c) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.
2. Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành bao gồm:
a) Mở hồ sơ;
Căn cứ vào danh mục hồ sơ của đơn vị và thực tế công việc được giao, công chức chuẩn bị các bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ. Trong quá trình giải quyết công việc sẽ lần lượt đưa các văn bản hình thành có liên quan vào bìa hồ sơ đó.
b) Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ;
- Công chức có trách nhiệm lập hồ sơ thực hiện việc thu thập các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến công việc được ghi sẵn tên vào bìa hồ sơ;
- Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tuỳ theo đặc điểm của từng văn bản mà chọn các sắp xếp cho thích hợp;
c) Kết thúc và biên mục hồ sơ.
- Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc. Công chức lập hồ sơ phải kiểm tra xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra những bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách, báo không cần để trong hồ sơ;
- Kiểm tra, sắp xếp các văn bản trong hồ sơ;
- Thực hiện việc biên mục bên trong bìa hồ sơ:
+ Đánh số thứ tự lên văn bản: Để cố định vị trí các văn bản trong hồ sơ, bảo đảm không thất lạc và tra tìm được nhanh chóng. Khi đánh số tờ dùng bút chì màu đen ghi số thứ tự từng trang lên góc bên phải phía trên văn bản, ghi liên tục từ tờ văn bản đầu tiên đến tờ văn bản cuối cùng;
+ Lập mục lục văn bản trong hồ sơ đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên;
+ Viết chứng từ kết thúc;
- Hoàn chỉnh bìa hồ sơ:
+ Ghi ngày tháng năm bắt đầu và ngày tháng năm kết thúc;
+ Ghi số lượng tờ: Ghi số lượng tờ văn bản theo kết quả đánh số tờ;
+ Ghi thời hạn bảo quản: Thời hạn bảo quản được ghi theo danh mục hồ sơ hoặc bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan.
3. Đối với những công việc đã kết thúc năm hành chính nhưng hồ sơ chưa kết thúc thì phải để lại và ghi vào bảng danh mục hồ sơ năm sau.